All about Acrobat

Bij de introductie van Adobe Acrobat 9, is een hele reeks gratis online diensten beschikbaar gekomen onder de naam acrobat.com. Het enige wat u hoeft te doen om van deze diensten gebruik te maken, is het aanmaken van een account en dat kan bijvoorbeeld via: http://www.adobe.com/acom/

Na aanmelding krijgt u de beschikking over o.a. een online tekstverwerker genaamd Adobe Buzzword, webconferentie software genaamd ConnectNow maar er is ook een onderdeel genaamd "Share." Deze dienst geeft een gebruiker 5GB aan online opslag en biedt een aantal methodes om documenten te delen met collega's, vrienden of klanten over de hele wereld.

Acrobat.com is op een aantal manieren te gebruiken. U kunt natuurlijk inloggen op http://www.acrobat.com, u kunt de gratis Adobe Reader 9 of de volledige versie van Adobe Acrobat gebruiken om bij de diensten te komen en specifiek voor het onderdeel Share is er zelfs een plug-in voor Microsoft Outlook beschikbaar.

Eenmaal ingelogd komt u in een interface waar u bij het onderdeel Myfiles een overzicht krijgt van alle bestanden die u op Share heeft staan. De upload button bovenin geeft de mogelijkheid om nieuwe bestanden aan acrobat.com toe te voegen. Dit hoeven niet perse PDF-bestanden te zijn, ook andere bestandsformaten mogen gebruikt worden. Na het aanklikken van de upload button kunt u browsen op uw lokale machine naar het bestand dat u wilt toevoegen.

Na het uploaden krijgt u de mogelijkheid om het bestand te delen. U kunt daarbij toegansbeperkingen instellen of juist open toegang toekennen. Een hele simpele manier om het bestand te delen is door op het bestand te klikken, waardoor u in een scherm komt met een aantal opties, waarvan de optie "Copy URL" een hele leuk is. Als u deze optie gebruikt, wordt een unieke URL aangemaakt door acrobat.com en deze URL wordt op het klembord geplaatst. Als u nu uw mailprogramma opent, kunt u de link plakken en de mail versturen naar de personen waarvan u wilt dat die de informatie kunnen gaan downloaden.

U kunt ook de toegang beperken tot een aantal specifieke gebruikers. Dat doet u in het gedeelte waar u simpelweg een aantal e-mailadressen in kunt typen. U kunt ook klikken op de knop "share with" waarmee u een contactlijst kunt openen en diverse contacten kunt selecteren. Wanneer u klikt op "done" zijn die adressen automatisch toegvoegd. Eventueel kunt u nog tekst in een bericht schrijven om vervolgens het bericht te verzenden naar die mensen met wie u het bestand wilt gaan delen.

De ontvangers van uw bericht zien een HTML mail met daarin uw berichtje en een link die ze kunnen volgen. Als ze deze link aanklikken komen ze op uw acrobat.com account en krijgen ze de mogelijkheid om een voorvertoning van uw bestand te bekijken of het bestand te downloaden.

Acrobat.com is ideaal voor het uitwisselen van informatie die wat groter is in bestandsomvang. 30MB is nu eenmaal niet prettig te versturen via mail. Nu uw informatie op een centrale plek staat, hoeft u feitelijk alleen nog maar de verwijzing naar het bestand te versturen. De ontvangers kunnen zelf bepalen of en wanneer zij uw document downloaden. Door te werken met beperkingen en omdat u zelf bepaalt wie er bij uw informatie mag komen, is Share ook nog eens een hele veilige manier om informatie uit te wisselen.

Meer leren? Bezoek dan de online tutorial over share op: http://www.adobepulse.com/2008/09/01/tutorial-documenten-delen-op-acrobat-com/

Posted by Colin van Oosterhout at 12:15 PM | Permalink | Comments (0)

Er zijn recent berichten verschenen in de media over uitspraken die gedaan zijn door het SANS Institute m.b.t. Adobe Software. Voor mij toch even een belangrijk punt om aan te halen dat Adobe de beveiliging van zijn producten en technologieën zeer serieus neemt en het beschermen van onze klanten is een topprioriteit.

Wij maken gebruik van toonaangevende software-ontwikkelmethoden en -processen op het gebied van security bij het ontwikkelen van onze producten en bij het reageren op beveiligingsincidenten. We hebben ook een team (ASSET - Adobe Secure Software Engeneering Team) dat er op toeziet dat onze producten ontworpen, ontwikkeld en getest worden op basis van best practices op het gebied van security. Binnen ASSET houdt een groep (PSIRT - Product Security Incident Response Team) zich specifiek bezig met het reageren op en communiceren over beveiligingsincidenten.
Onlangs zijn er vulnerabilities geconstateed in Flash Player/Shockwave Player gerelateerd aan een Microsoft issue en een recente Flash Player/Reader/Acrobat issue. Hier zijn inmiddels patches voor beschikbaar. Meer achtergrondinformatie is ook te vinden op deze blog

Op dit moment zijn er bij Adobe in de Benelux geen andere security vulnerabilities bekend als het om Adobe software gaat. Zoals gebruikelijk, raden wij consumenten/gebruikers van Adobe software aan om ervoor te zorgen dat zij de laatste product updates hebben geïnstalleerd en daarnaast de beveiligingsvoorschriften te volgen.

Meer informatie over ASSET is beschikbaar op: http://www.adobe.com/security/pdfs/95008935_lc_es_security_po_ue.pdf. Meer informatie over PSIRT is beschikbaar op de blog: http://blogs.adobe.com/psirt/

Posted by Colin van Oosterhout at 1:17 PM | Permalink | Comments (0)

Microsoft heeft vandaag de release gedaan van Office 2007 Service Pack 2. Deze update voor alle Office 2007 gebruikers bevat nu ook een functie om documenten op te slaan als PDF. Eerder bestond deze mogelijkheid ook al maar was een apart te downloaden add-in noodzakelijk. Er zijn geen nieuwe PDF-gerelateerde functies in deze update. Zoals eerder ook het geval was, ondersteunt Microsoft PDF 1.5 en PDF/A 1-b creatie vanuit Office 2007 applicaties.

Meer informatie vanuit Adobe is te vinden op: http://blogs.adobe.com/acrobat/

Posted by Colin van Oosterhout at 2:48 PM | Permalink | Comments (0)

Er bestaan verschillende methodes om een bestandsbijlage aan een PDF-document toe te voegen. Een veelgebruikte methode is via de PDF-Maker, waarmee met één druk op de knop vanuit alle Microsoft office-applicaties PDF kan worden gemaakt. Wanneer we naar de voorkeursinstellingen van de PDF-Maker gaan, vinden we een optie om het bronbestand in te bedden in het PDF-bestand. Zo kan eenvoudig vanuit Word, Excel, Powerpoint maar ook Outlook en Visio een conversie naar PDF, inclusief het originele bestand gedaan worden.

Om de bestandsbijlage in de PDF te kunnen zien, kunt u klikken op het kleine paperclipje link onder in het navigatiepaneel. Er opent vervolgens een nieuw scherm binnen de Adobe Reader of Adobe Acrobat waar u de bijlage ziet. Dit scherm biedt ook de mogelijkheid om eventuele andere bestandsbijlages in de PDF op te nemen of om een bestandsbijlage uit de PDF te halen en op te slaan.'

Stel dat u een PDF-document heeft met daarbinnen een ander ingebed PDF-bestand. In zo’n geval is het mogelijk om een hyperlink vanuit het hoofd PDF-bestand te maken naar een pagina van het ingebedde PDF-bestand. Dit kan handig zijn om het hoofddocument voor het oog niet te lang te maken waarbij er wel de mogelijkheid is om naar allerlei achterliggende documenten te verwijzen. Voor offertes, ondezoeksdocumenten, dossiers en rapporten is dit een goede functie.
Om een hyperlink naar een ingebed PDF-document te maken, kiest u het hyperlinkwerktuig op de werkbalk geavanceerd van Adobe Acrobat. U trekt een kader om het stuk tekst (of afbeelding) waarvandaan u de link wilt maken. In het dialoogscherm met hyperlink-eigenschappen, kiest u de optie Ga naar weergave (go to a page view). Vervolgens opent u de PDF die als bijlage is ingevoegd, u navigeert naar de plek waar u de hyperlink uit wil laten komen en vervolgens klikt u op de knop link instellen (set link). Door terug te gaan naar het hoofddocument, kunt u nu de hyperlink testen met het handje in Acrobat.

Het is natuurlijk mogelijk dat u een hyperlink zou willen maken naar een ingebed niet-PDF document. Ook dat is mogelijk, al is daar wel een stukje javascript voor nodig. Benieuwd hoe u daar gebruik van kunt maken? Kijk dan eens op pagina 131 van de Acrobat Javascript Referentie. Hier vind u een stuk code dat u aan een hyperlink-actie kunt verbinden.

Happy Hyperlinking!

Posted by Colin van Oosterhout at 2:43 PM | Permalink | Comments (0)

Het PDF-bestandsformaat is feitelijk een container. Een kenmerk van een container is dat je er dingen in kunt stoppen. Via Adobe Acrobat kunnen we zogenaamde ingebedde bestandsbijlages in een PDF-document stoppen. Een paar voorbeelden: ik kan een CAD-tekening omzetten naar PDF maar tegelijkertijd aan die PDF het oorspronkelijke brondocument (een DWG-bestand) toevoegen. In zo’n geval is het PDF-document altijd te openen voor iedereen die de gratis Adobe Reader heeft en niet over een CAD-viewer beschikt. De PDF geeft de exacte, finale en niet aan te passen representatie van het CAD-document weer. Mocht iemand het oorspronkelijke bestand willen aanpassen, dan kan diegene de bijlage uit de PDF halen en in een andere applicatie zoals bijvoorbeeld Bentley Microstation verder bewerken. Adobe Acrobat biedt dus de mogelijkheid om zowel het niet-reviseerbare als het wel-reviseerbare document in één enkele PDF-container te distribueren. Hetzelfde kan gedaan worden met Microsoft-Office documenten of met Open Office documenten. In dit laatste geval spreken we over een hybride PDF. Zo’n hybride PDF voldoet uitermate goed aan de plannen en richtlijnen waar de Nederlandse overheid aan werkt. Interoperabiliteit is hierbij het toverwoord.

Er is een tweede reden waarom ingebedde bestandbijlages in een PDF-document nuttig zijn. Veel documentformaten zijn op zich zelf helemaal niet goed te beveiligen. Door een niet-beveiligd bronbestand in een PDF document te stoppen en deze vervolgens te beveiligen met wachtwoorden of encryptie, wordt de beveiliging gewaarborgd. Een PDF-document is vrijwel autonoom. Dat wil zeggen dat elementen als lettertypes, validaties en calculaties (in het geval van PDF-formulieren) en ook beveiliging altijd opgesloten zitten binnen de PDF-container. Dit gegeven maakt een PDF-document onafhankelijk van een netwerk of distributiemechanisme. Meer concreet: iemand kan een PDF-formulier offline invullen en alle berekeningen en validaties blijven nog steeds werken. Datzelfde geldt voor beveiliging. Ook als een PDF-document buiten de firewall van een organisatie wordt gedistribueerd (en bijvoorbeeld op een USB-stick op de achterbank van een lease auto van een justiemedewerker blijft slingeren) blijft de beveiliging van kracht. Diezelfde autonomiteit van PDF is ook bruikbaar voor de langdurige bewaring van elektronische documenten. Sterker nog: het is de reden waarom PDF/A een ISO-standaard voor archivering is.

Niet ieder bestandstype kan worden ingebed in een PDF-document. Scripts, executables en zelfs ZIP-bestanden zouden mogelijk malafide inhoud kunnen bevatten en schade (door bijvoorbeeld virussen) kunnen aanrichten. Om die reden zit er in Acrobat en in de Adobe Reader een zogenaamde trustmanager die onder andere het doel heeft om niet-vertrouwde inhoud uit PDF-documenten te weren.

In mijn volgende blog zal ik laten zien hoe je een bijlage aan een PDF-document kunt toevoegen en hoe hyperlinks naar ingebedde bijlages kunnen worden gebruikt.

Posted by Colin van Oosterhout at 4:06 PM | Permalink | Comments (0)