All about Acrobat

Er bestaan verschillende methodes om een bestandsbijlage aan een PDF-document toe te voegen. Een veelgebruikte methode is via de PDF-Maker, waarmee met één druk op de knop vanuit alle Microsoft office-applicaties PDF kan worden gemaakt. Wanneer we naar de voorkeursinstellingen van de PDF-Maker gaan, vinden we een optie om het bronbestand in te bedden in het PDF-bestand. Zo kan eenvoudig vanuit Word, Excel, Powerpoint maar ook Outlook en Visio een conversie naar PDF, inclusief het originele bestand gedaan worden.

Om de bestandsbijlage in de PDF te kunnen zien, kunt u klikken op het kleine paperclipje link onder in het navigatiepaneel. Er opent vervolgens een nieuw scherm binnen de Adobe Reader of Adobe Acrobat waar u de bijlage ziet. Dit scherm biedt ook de mogelijkheid om eventuele andere bestandsbijlages in de PDF op te nemen of om een bestandsbijlage uit de PDF te halen en op te slaan.’

Stel dat u een PDF-document heeft met daarbinnen een ander ingebed PDF-bestand. In zo’n geval is het mogelijk om een hyperlink vanuit het hoofd PDF-bestand te maken naar een pagina van het ingebedde PDF-bestand. Dit kan handig zijn om het hoofddocument voor het oog niet te lang te maken waarbij er wel de mogelijkheid is om naar allerlei achterliggende documenten te verwijzen. Voor offertes, ondezoeksdocumenten, dossiers en rapporten is dit een goede functie.
Om een hyperlink naar een ingebed PDF-document te maken, kiest u het hyperlinkwerktuig op de werkbalk geavanceerd van Adobe Acrobat. U trekt een kader om het stuk tekst (of afbeelding) waarvandaan u de link wilt maken. In het dialoogscherm met hyperlink-eigenschappen, kiest u de optie Ga naar weergave (go to a page view). Vervolgens opent u de PDF die als bijlage is ingevoegd, u navigeert naar de plek waar u de hyperlink uit wil laten komen en vervolgens klikt u op de knop link instellen (set link). Door terug te gaan naar het hoofddocument, kunt u nu de hyperlink testen met het handje in Acrobat.

Het is natuurlijk mogelijk dat u een hyperlink zou willen maken naar een ingebed niet-PDF document. Ook dat is mogelijk, al is daar wel een stukje javascript voor nodig. Benieuwd hoe u daar gebruik van kunt maken? Kijk dan eens op pagina 131 van de Acrobat Javascript Referentie. Hier vind u een stuk code dat u aan een hyperlink-actie kunt verbinden.
Happy Hyperlinking!

Het PDF-bestandsformaat is feitelijk een container. Een kenmerk van een container is dat je er dingen in kunt stoppen. Via Adobe Acrobat kunnen we zogenaamde ingebedde bestandsbijlages in een PDF-document stoppen. Een paar voorbeelden: ik kan een CAD-tekening omzetten naar PDF maar tegelijkertijd aan die PDF het oorspronkelijke brondocument (een DWG-bestand) toevoegen. In zo’n geval is het PDF-document altijd te openen voor iedereen die de gratis Adobe Reader heeft en niet over een CAD-viewer beschikt. De PDF geeft de exacte, finale en niet aan te passen representatie van het CAD-document weer. Mocht iemand het oorspronkelijke bestand willen aanpassen, dan kan diegene de bijlage uit de PDF halen en in een andere applicatie zoals bijvoorbeeld Bentley Microstation verder bewerken. Adobe Acrobat biedt dus de mogelijkheid om zowel het niet-reviseerbare als het wel-reviseerbare document in één enkele PDF-container te distribueren. Hetzelfde kan gedaan worden met Microsoft-Office documenten of met Open Office documenten. In dit laatste geval spreken we over een hybride PDF. Zo’n hybride PDF voldoet uitermate goed aan de plannen en richtlijnen waar de Nederlandse overheid aan werkt. Interoperabiliteit is hierbij het toverwoord.
Er is een tweede reden waarom ingebedde bestandbijlages in een PDF-document nuttig zijn. Veel documentformaten zijn op zich zelf helemaal niet goed te beveiligen. Door een niet-beveiligd bronbestand in een PDF document te stoppen en deze vervolgens te beveiligen met wachtwoorden of encryptie, wordt de beveiliging gewaarborgd. Een PDF-document is vrijwel autonoom. Dat wil zeggen dat elementen als lettertypes, validaties en calculaties (in het geval van PDF-formulieren) en ook beveiliging altijd opgesloten zitten binnen de PDF-container. Dit gegeven maakt een PDF-document onafhankelijk van een netwerk of distributiemechanisme. Meer concreet: iemand kan een PDF-formulier offline invullen en alle berekeningen en validaties blijven nog steeds werken. Datzelfde geldt voor beveiliging. Ook als een PDF-document buiten de firewall van een organisatie wordt gedistribueerd (en bijvoorbeeld op een USB-stick op de achterbank van een lease auto van een justiemedewerker blijft slingeren) blijft de beveiliging van kracht. Diezelfde autonomiteit van PDF is ook bruikbaar voor de langdurige bewaring van elektronische documenten. Sterker nog: het is de reden waarom PDF/A een ISO-standaard voor archivering is.
Niet ieder bestandstype kan worden ingebed in een PDF-document. Scripts, executables en zelfs ZIP-bestanden zouden mogelijk malafide inhoud kunnen bevatten en schade (door bijvoorbeeld virussen) kunnen aanrichten. Om die reden zit er in Acrobat en in de Adobe Reader een zogenaamde trustmanager die onder andere het doel heeft om niet-vertrouwde inhoud uit PDF-documenten te weren.
In mijn volgende blog zal ik laten zien hoe je een bijlage aan een PDF-document kunt toevoegen en hoe hyperlinks naar ingebedde bijlages kunnen worden gebruikt.

Momenteel werk ik aan een DVD-productie waarop allemaal PDF-documenten via hyperlinks aan elkaar worden verbonden. De PDF-documenten bevatten allemaal (voor mij) logische bestandsnamen zoals NLTutorial001.PDF, NLTutorial002.PDF, enz. Tijdens de productiefase biedt deze zelfbedachte naamconventie veel gemak; het stelt me in staat om zonder fouten eenvoudig vanaf een menu door te linken naar onderliggende PDF-bestanden. Het punt hierbij is wel dat deze bestandsnamen ook in de finale versie zichtbaar zijn in de interface van de Adobe Reader of Adobe Acrobat.

Gebruikers van de DVD zullen helemaal geen boodschap hebben aan deze niet-omschrijvende benamingen. Gelukkig is er een manier om dit kleine ongemak op te lossen. Er bestaat een optie om niet de bestandsnaam maar een zelf verzonnen (omschrijvende) titel in de interface te tonen. Om dit voor elkaar te krijgen, moeten twee eenvoudige stappen worden uitgevoerd. Om te beginnen zorgen we ervoor dat we in het scherm Documenteigenschappen (Document Properties) komen: (CTRL +D) of (CMD + D). Hier zien we een aantal tabbladen en we kiezen voor het tabblad Omschrijving (Description). Bij Titel vullen we een omschrijvende tekst in. In mijn geval: Video Tutorial over het werken met digitale handtekeningen.

De volgende stap bestaat eruit dat we er voor moeten zorgen dat deze documentitel zichtbaar wordt. Hiervoor gaan we naar het tabblad Openingsopties (Initial view) waar we zien dat Acrobat normaal altijd de bestandsnaam (File name) toont en niet de titel.

In de uitklapbox kiezen we voor de optie Document Titel en vervolgens slaan we het document op. Hierdoor blijft de bestandsnaam nog steeds hetzelfde maar zien we in de interface van Acrobat nu wel de omschrijving!

Het invullen van een titel en aanvullend een auteur, onderwerp of trefwoorden is overigens altijd een goed idee. Door PDF-documenten te metadateren, zijn ze later door zoekmachines veel makkelijker te ontsluiten. Als u al een reeks PDF-bestanden netjes van metadata heeft voorzien en u wilt voor al deze bestanden in één keer instellen dat de documentitel getoond wordt, dan kunt u gebruik maken van de krachtige batchprocessing functies van Acrobat. Dit laatste heeft mij in ieder geval weer flink wat werk bespaard…