Archive for October, 2009

Docmenten delen via acrobat.com

Bij de introductie van Adobe Acrobat 9, is een hele reeks gratis online diensten beschikbaar gekomen onder de naam acrobat.com. Het enige wat u hoeft te doen om van deze diensten gebruik te maken, is het aanmaken van een account en dat kan bijvoorbeeld via: http://www.adobe.com/acom/
Na aanmelding krijgt u de beschikking over o.a. een online tekstverwerker genaamd Adobe Buzzword, webconferentie software genaamd ConnectNow maar er is ook een onderdeel genaamd “Share.” Deze dienst geeft een gebruiker 5GB aan online opslag en biedt een aantal methodes om documenten te delen met collega’s, vrienden of klanten over de hele wereld.
Acrobat.com is op een aantal manieren te gebruiken. U kunt natuurlijk inloggen op http://www.acrobat.com, u kunt de gratis Adobe Reader 9 of de volledige versie van Adobe Acrobat gebruiken om bij de diensten te komen en specifiek voor het onderdeel Share is er zelfs een plug-in voor Microsoft Outlook beschikbaar.
afbeelding1.jpg
Eenmaal ingelogd komt u in een interface waar u bij het onderdeel Myfiles een overzicht krijgt van alle bestanden die u op Share heeft staan. De upload button bovenin geeft de mogelijkheid om nieuwe bestanden aan acrobat.com toe te voegen. Dit hoeven niet perse PDF-bestanden te zijn, ook andere bestandsformaten mogen gebruikt worden. Na het aanklikken van de upload button kunt u browsen op uw lokale machine naar het bestand dat u wilt toevoegen.
afbeelding2.jpg
Na het uploaden krijgt u de mogelijkheid om het bestand te delen. U kunt daarbij toegansbeperkingen instellen of juist open toegang toekennen. Een hele simpele manier om het bestand te delen is door op het bestand te klikken, waardoor u in een scherm komt met een aantal opties, waarvan de optie “Copy URL” een hele leuk is. Als u deze optie gebruikt, wordt een unieke URL aangemaakt door acrobat.com en deze URL wordt op het klembord geplaatst. Als u nu uw mailprogramma opent, kunt u de link plakken en de mail versturen naar de personen waarvan u wilt dat die de informatie kunnen gaan downloaden.
U kunt ook de toegang beperken tot een aantal specifieke gebruikers. Dat doet u in het gedeelte waar u simpelweg een aantal e-mailadressen in kunt typen. U kunt ook klikken op de knop “share with” waarmee u een contactlijst kunt openen en diverse contacten kunt selecteren. Wanneer u klikt op “done” zijn die adressen automatisch toegvoegd. Eventueel kunt u nog tekst in een bericht schrijven om vervolgens het bericht te verzenden naar die mensen met wie u het bestand wilt gaan delen.
afbeelding4.jpg
De ontvangers van uw bericht zien een HTML mail met daarin uw berichtje en een link die ze kunnen volgen. Als ze deze link aanklikken komen ze op uw acrobat.com account en krijgen ze de mogelijkheid om een voorvertoning van uw bestand te bekijken of het bestand te downloaden.
afbeelding5.jpg
Acrobat.com is ideaal voor het uitwisselen van informatie die wat groter is in bestandsomvang. 30MB is nu eenmaal niet prettig te versturen via mail. Nu uw informatie op een centrale plek staat, hoeft u feitelijk alleen nog maar de verwijzing naar het bestand te versturen. De ontvangers kunnen zelf bepalen of en wanneer zij uw document downloaden. Door te werken met beperkingen en omdat u zelf bepaalt wie er bij uw informatie mag komen, is Share ook nog eens een hele veilige manier om informatie uit te wisselen.
Meer leren? Bezoek dan de online tutorial over share op: http://www.adobepulse.com/2008/09/01/tutorial-documenten-delen-op-acrobat-com/