Posts in Category "Uncategorized"

Toon de titel van een PDF-document en niet de bestandsnaam

Momenteel werk ik aan een DVD-productie waarop allemaal PDF-documenten via hyperlinks aan elkaar worden verbonden. De PDF-documenten bevatten allemaal (voor mij) logische bestandsnamen zoals NLTutorial001.PDF, NLTutorial002.PDF, enz. Tijdens de productiefase biedt deze zelfbedachte naamconventie veel gemak; het stelt me in staat om zonder fouten eenvoudig vanaf een menu door te linken naar onderliggende PDF-bestanden. Het punt hierbij is wel dat deze bestandsnamen ook in de finale versie zichtbaar zijn in de interface van de Adobe Reader of Adobe Acrobat.
afbeelding1.jpg
Gebruikers van de DVD zullen helemaal geen boodschap hebben aan deze niet-omschrijvende benamingen. Gelukkig is er een manier om dit kleine ongemak op te lossen. Er bestaat een optie om niet de bestandsnaam maar een zelf verzonnen (omschrijvende) titel in de interface te tonen. Om dit voor elkaar te krijgen, moeten twee eenvoudige stappen worden uitgevoerd. Om te beginnen zorgen we ervoor dat we in het scherm Documenteigenschappen (Document Properties) komen: (CTRL +D) of (CMD + D). Hier zien we een aantal tabbladen en we kiezen voor het tabblad Omschrijving (Description). Bij Titel vullen we een omschrijvende tekst in. In mijn geval: Video Tutorial over het werken met digitale handtekeningen.
afbeelding2.jpg
De volgende stap bestaat eruit dat we er voor moeten zorgen dat deze documentitel zichtbaar wordt. Hiervoor gaan we naar het tabblad Openingsopties (Initial view) waar we zien dat Acrobat normaal altijd de bestandsnaam (File name) toont en niet de titel.
afbeelding3.jpg
In de uitklapbox kiezen we voor de optie Document Titel en vervolgens slaan we het document op. Hierdoor blijft de bestandsnaam nog steeds hetzelfde maar zien we in de interface van Acrobat nu wel de omschrijving!
afbeelding4.jpg
Het invullen van een titel en aanvullend een auteur, onderwerp of trefwoorden is overigens altijd een goed idee. Door PDF-documenten te metadateren, zijn ze later door zoekmachines veel makkelijker te ontsluiten. Als u al een reeks PDF-bestanden netjes van metadata heeft voorzien en u wilt voor al deze bestanden in één keer instellen dat de documentitel getoond wordt, dan kunt u gebruik maken van de krachtige batchprocessing functies van Acrobat. Dit laatste heeft mij in ieder geval weer flink wat werk bespaard…

Webcapture, breipatronen en afbeeldingen exporteren

Adobe Acrobat is een veelzijdig product. Er zijn vele tientallen zakelijke functies waar gebruikers dagelijks hun voordeel mee doen. Heel af en toe kom je een gebruikersscenario tegen dat zo onverwacht en grappig is dat je er prima een blog-entry aan kunt besteden!
Tijdens een beurs raakte ik in gesprek met een man over de webcapture functie van Acrobat. Hiermee kan een gedeelte van een website of zelfs een complete website worden omgezet naar een PDF-document. Het is een hele prettige functie om grote hoeveelheden informatie offline te krijgen om het eens rustig na te kunnen lezen. Deze mijnheer vond deze functie prachtig want wat was het geval? Zijn vrouw was een fervente breister en met enige regelmaat werd de man verzocht om allerlei websites te bezoeken om daar plaatjes van breipatronen te downloaden. Een tijdrovende en vervelende klus. Toen ik de man vroeg om mij een URL te noemen waar dergelijke breipatronen te vinden zijn om deze complete site vervolgens om te zetten naar PDF, verscheen al een grote glimlach op zijn gezicht. Een paar minuten later was de hele website binnen. Het was nu een enkele PDF met vele honderden pagina’s geworden. De man werd nog vrolijker toen ik hem vertelde dat hij op basis van deze PDF ook alle afbeeldingen in 1 keer uit de PDF kon exporteren. Wanneer een PDF document niet beveiligd is, kan inhoud zoals tekst en afbeeldingen uit de PDF worden getrokken. Onder het menu geavanceerd in Acrobat, zit onder de functies bij documentbewerkingen, de optie exporteer alle afbeeldingen. Je kunt een doelmap opgeven, bepalen in welk beeldformaat (JPG, PNG, TIFF) je wilt opslaan, de knop indrukken en enkele seconden later vind je alle afbeeldingen in het gewenste formaat terug. Klaar om te gebruiken! De desbetreffende man kon ongetwijfeld niet meer stuk bij zijn vrouw…

To Adobe Reader or not to Adobe Reader? – Deel 2

In deze blog gaan we verder waar we gebleven waren. Over de Adobe Reader bestaan een aantal misverstanden en in de top vier van misverstanden bespreek ik hier de numers drie en vier.
Misverstand 3 – De Adobe Reader kan alleen maar PDF documenten bekijken en afdrukken.
Met ingang van Adobe Reader 7, zijn er allerlei extra mogelijkheden in de Adobe Reader opgenomen. Dat zijn mogelijkheden om commentaren zoals stempels, sticky notes, en doorhalingen in de PDF te plaatsen. Er zijn mogelijkheden om formulieren in te vullen, lokaal ingevuld op te slaan en er zijn mogelijkheden voor het plaatsen van digitale handtekeningen. Het concept hierachter is dat die functies wel “slapend”aanwezig zijn maar nooit actief zijn. Als een document vanuit het volledige pakket Adobe Acrobat ontstaat, dan kan de auteur van het document zogenaamde aanvullende gebruikersrechten aan het PDF document toekennen. Wanneer een dergelijke PDF in de Adobe Reader wordt geopend, worden de slapende functies actief en komen er ook een aantal extra menu’s en functies beschikbaar. Daarnaast kent de Adobe Reader 9 nog vele andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld om een PDF document op te slaan als bewerkbare tekst. Er zijn mogelijkheden om 3D-informatie te tonen, te manipuleren en er metingen op uit te voeren. De Adobe Reader ondersteunt nu ook Flash, waardoor het statische document verder verrijkt kan worden met Multimediale elementen. Minder multimediaal is het feit dat de Adobe Reader ook een speciale PDF/A viewing modus ondersteunt. PDF/A is een ISO standaard voor de lange termijn bewaring van documenten en wordt daarnaast benoemd in de standaardenlijst van de overheid. Een PDF/A conforme viewer zoals de Adobe Reader is in staat om dit document correct te tonen. Ook biedt de Adobe Reader allerlei hulpmiddelen voor mensen met een visuele of motorische handicap. Een document kan gecontroleerd worden op toegankelijkheid om vervolgens hardop voorgelezen te worden of automatisch te laten verschuiven. Verder zit er een volwaardige zoekmachine in en kunnen er koppelingen naar extra online diensten zoals acrobat.com worden gelegd waardoor samenwerking op afstand aan PDF documenten nog makkelijker wordt. Tenslotte, en dat is zeker niet onbelangrijk, kent de Adobe Reader uitgebreide printfuncties waardoor het document ook altijd weer betrouwbaar naar papier toe te brengen is.’
Misverstand 4 – Er zijn veel andere PDF readers die hetzelfde doen als de Adobe Reader
Mis. De meeste readers zijn gemaakt om alleen maar een PDF document te tonen en af te drukken. Soms bevatten deze wel wat aanvullende functies maar nooit zo omvangrijk en uitgebreid als het geval is met de Adobe Reader. Sommige Readers kennen problemen met het juist interpreteren van fonts, kennen afdrukproblemen, kunnen niet met invulbare PDF formulieren omgaan of missen op andere punten functionaliteit. En daarmee komen we tot de kern. Functionaliteit is datgene wat software kan bieden om uw werkproces te vereenvoudigen of beter te maken. Als u deze functionaliteit niet nodig heeft, dan heeft een uitgebreide PDF viewer als de Adobe Reader geen zin toch? Weer mis. De Adobe Reader bestaat in 32 talen, voor 8 verschillende operating systemen en meerdere mobiele apparaten. Wij zien de Reader als een bedrijfskritische applicatie en zorgen ervoor dat deze altijd betrouwbaar up-to-date, veilig en en ondersteund is. Als u desondanks toch nog steeds op zoek bent naar een stuk software waarmee alleen een PDF bekeken kan worden, dan heeft Adobe zelfs een heel mooi “lichtgewicht” alternatief: Adobe Digital editions. Minder dan 3MB groot en evenals de Adobe Reader razendsnel.

To Adobe Reader or not to Adobe Reader? – Deel 1

De gratis Adobe Reader is traag, doet een aanslag op het werkgeheugen, laat de CPU op hol slaan en is veel te “lijvig” en te groot in bestandsomvang. Verder is de Reader alleen maar een stukje software om PDF-documenten mee te bekijken. Deze kleine selectie van opmerkingen komt mij met enige regelmaat ter ore. Terechte opmerkingen? Dat hangt ervan af. Ik heb een top vier samengesteld van veelgehoorde commentaren om daar mijn perspectief op te geven. In deze blog kijken we naar de eerste twee veelgehoorde misverstanden.
Misverstand 1 – De Adobe Reader is traag.
Op mijn laptop staat de nieuwste versie, de Adobe Reader 9. Het opstarten ervan gaat vanaf mijn laptop zo snel dat ik het opstartscherm niet eens te zien krijg. Oudere versies van de Adobe Reader kenden inderdaad wel wat problemen qua opstartsnelheid maar vanaf versie 7, zit er een zogenaamde Speed Launcher in de software. Deze wordt gebruikt om de laadtijd van de Reader te verkleinen wanneer een PDF bestand wordt geopend. Zeker wanneer een bestand lokaal vanaf het bestandsysteem wordt geopend is snelheid geen probleem. Een ander verhaal is het openen van een PDF bestand vanaf het web. Dit kan wel degelijk lang duren en daar komt dus heel waarschijnlijk ook het misverstand vandaan dat de Reader traag is. Het PDF bestandformaat ondersteunt een technologie genaamd Byteserving. Hiermee kan een PDF bestand vanaf het web bekeken worden voordat het hele bestand is gedownload. Een beperkte hoeveelheid bytes wordt opgehaald om zo snel mogelijk een pagina op het scherm te tonen. Nieuwere versies van Adobe Acrobat maken een PDF in het creatie proces waar mogelijk geschikt voor byteserving. Voor PDF-documenten die niet zijn gemaakt met byteserving in het achterhoofd, geldt dat het openen ervan lange tijd kan duren. Het is in dat geval de PDF en niet de Adobe Reader waardoor er enige tijd nodig is om het document op het scherm te krijgen.
Misverstand 2 – De versie van Adobe Reader doet er niet zo toe.
Naast de Adobe Reader 9 heb ik heb op mijn laptop ook nog steeds een Adobe Acrobat Reader 1.0 onder MS-DOS. Ik koester deze. Niet omdat het de allermodernste technologie is maar omdat ik er altijd een mooi punt mee kan maken. Met deze reader kan ik PDF 1.0 documenten uit 1993 bekijken. Dit werkt probleemloos. Als ik vervolgens de DOS Reader afsluit en Adobe Reader 9 gebruik om hetzelfde PDF 1.0 bestand te openen dan kan ik dat eveneens probleemloos doen. Kom daar maar eens om als het om tekstformaten uit 1993 gaat. Een Wordperfect document uit die tijd zou ik anno 2008 niet zo heel makkelijk meer kunnen openen met moderne tekstverwerkers.
Hogere versies van de Adobe Reader kunnen altijd lagere versies van het PDF-bestandsformaat openen. Heb ik een hogere versie van het PDF bestandsformaat en zou ik die openen in een lagere versie van de Adobe Reader dan kunnen er mogelijk problemen ontstaan. Onderdelen die niet geïnterpreteerd kunnen worden, worden niet getoond of ik krijg een melding dat een hogere versie van de Reader nodig is om de informatie te bekijken. Het hebben van een recente Reader is dus wel degelijk van belang. Het PDF bestandsformaat is in de loop van jaren uitgebreid om talloze functies te ondersteunen: Flash in PDF is daar het meest recente voorbeeld van. In Adobe Reader 9 zit een ingebouwde Flash speler zodat PDF doumenten met Flash-inhoud zoals filmpjes, animaties en zelfs applicaties binnen de Reader te bekijken zijn. Maar er is meer. Veel meer. Het beveiligingsniveau van PDF is in de loop van jaren naar een heel hoog niveau getild. Momenteel kan een PDF document op basis van 256-bits AES encryptie worden beveiligd. Oudere versies van de Reader kunnen deze encryptie niet interpreteren en daardoor is zo’n sterk beveiligde PDF niet te openen. Verder kunnen we in een PDF document XML-gebaseerde formulieren maken die ook niet in lage versies zijn te openen. Bij misverstand 3 kunt u lezen dat de Reader ook gebruikt kan worden om commentaren te maken, formulieren in te vullen en op te slaan en digitale handtekeningen te plaatsen. Ook dit is met lage versies van de Reader niet altijd mogelijk. De lijst is nog veel langer maar hopelijk begrijpt u het punt. Om het maximale uit PDF bestanden te halen, is een recente Adobe Reader raadzaam. Ik heb grote ICT-projecten geheel of gedeeltelijk zien mislukken omdat men niet in staat was om een recente Reader te installeren. Dat terwijl er veel handige en gratis hulpmiddelen beschikbaar zijn om de Reader breed uit te rollen in een organisatie.