Creative Connection

dicembre 7, 2017 /design /

Comment designer votre prochain événement ?

Débat, soirée networking, conférence : les événements peuvent contribuer à votre notoriété, promouvoir votre expertise et à bâtir une communauté.

« Nous vivons aujourd’hui dans un monde d’expériences et d’interactions directes », affirme Cathie Royer, Responsable Senior des Programmes Marketing, Customer Mining chez Adobe. « Et comme les événements restent le meilleur moyen d’interagir avec les clients actuels et d’en rencontrer de nouveaux, le ROI est assuré. »

Pour annoncer votre événement et communiquer avec les participants (et autres parties prenantes), voici quelques principes pour créer les contenus — identité visuelle de l’événement et supports marketing print et/ou en ligne — à utiliser avant, pendant et après l’événement.

 

Définissez l’identité de votre événement

Avant de diffuser votre premier flyer ou votre invitation, il est judicieux de répertorier et de mettre au point :

Une identité d’événement efficace est simple, attrayante et flexible. Vous pouvez la décliner dans toutes les tailles et l’adapter aux formats horizontaux et verticaux, aux médias numériques et aux supports imprimés. Et lorsque vous devez produire ou imprimer un nouveau support, vous n’avez pas à partir de zéro : vous pouvez enregistrer vos éléments (arrière-plan ou illustration provenant d’une banque d’images, logo typographique et palette de couleurs) dans une Bibliothèque CC.

Par Shanti Sparrow Design.

 

KOI Creative Space, une petite entreprise de White Plains, dans l’État de New York aux États-Unis, excelle dans ce domaine. Durant la journée, elle propose des bureaux partagés et, le soir, accueille des ateliers de programmation, des sessions de pitch destinées aux startups, des démonstrations de préparation de cocktails et des cours de yoga. « Nous concentrons une grande partie de nos efforts marketing sur l’organisation et l’accueil d’événements », explique Jon Manierre, graphiste et directeur associé de KOI. « Nous avons appris que même les meilleurs événements peuvent être boudés si nous ne concevons pas une identité attrayante et ne faisons pas passer le message. »

Pour trouver l’inspiration, consultez Behance et parcourez les meilleures créations des designers du monde entier. Vous pouvez filtrer les résultats de votre recherche selon les critères suivants : projets>marques>plus récents.

Une fois que vous avez déterminé l’univers, Adobe Stock peut vous aider à créer vos contenus en vous proposant des milliers d’images, vidéos et tutoriels. Ce tutoriel vidéo vous montre comment créer un logo coloré pour votre événement en utilisant des formes vectorielles et des polices simples.

 

Avant l’événement

Le lancement de votre concept d’événement commence souvent par la création d’un flyer et d’un événement Facebook, l’envoi par mail d’invitation aux personnes figurant dans votre liste de diffusion et l’enregistrement des inscriptions sur un site tel qu’Eventbrite. L’enjeu est d’être présent sur les sites consultés par votre public.

  • Flyers

Le format portrait 8½ x 11 pouces est courant pour les flyers. Une fois que vous avez configuré votre page, insérez un titre accrocheur en haut, une photo ou une illustration attrayante en dessous et le nom ou le logo de votre entreprise en bas à droite. Cette formule fonctionne à tous les coups ! Vous pouvez aussi modifier l’ordre de ces éléments, mais n’oubliez pas de dire à votre public pourquoi il doit venir ! Donnez-lui au moins trois raisons de participer et indiquez toujours la date, le lieu, l’heure, le tarif et les modalités d’inscription. Découvrez d’autres conseils pour créer un flyer qui se démarque vraiment ici.

Par Giovani Flores.

  • Publications sur les réseaux sociaux

Le moment est venu d’adapter vos supports de communication aux réseaux sociaux. Chaque plateforme a ses propres exigences. La photo de couverture de l’événement doit mesurer 784 x 295 pixels sur Facebook et 440 x 220 pixels sur Instagram. Vous pouvez aussi utiliser Adobe Spark, qui vous permet de créer et partager instantanément des publications adaptées à chaque réseau social. Assurez-vous de créer un hashtag spécifique à l’événement pour que les participants puissent publier leurs propres photos et commentaires avant, pendant et après l’événement.

 

Pendant l’événement

Le jour J, les supports que vous produisez et partagez peuvent améliorer l’expérience de tous les participants — et porter votre message à ceux qui n’ont pas pu se déplacer. C’est le moment d’interagir avec les participants et de nouer des liens.

  • Vidéos en direct

Permettez aux absents d’assister à votre événement à distance grâce aux vidéos. Pour les réaliser, un smartphone suffit, si possible avec un trépied. Vous pouvez publier des séquences de deux ou trois minutes ou bien livestreamer tout l’événement et permettre au public, où qu’il se trouve, de la « liker » et de la commenter. Songez à insérer des photos et des vidéos séquentielles dans un récit pour les médias sociaux.

« Faites un panoramique sur les participants. Capturez leurs interactions et conversations avec l’intervenant et entre eux », conseille Ryan Doran, codirecteur associé de KOI Creative Space. « Nous voulons que les participants aient l’impression de vivre un moment spécial. Et qu’ils soient une caisse de résonnance de notre événement – et pour les prochains. »

  • Brochures

Les brochures peuvent fournir aux participants un guide pratique sur les activités organisées dans le cadre de votre événement. Elles peuvent fournir des informations synthétiques sur les intervenants, sessions en petits groupes ou divertissements. Elles peuvent être plus complètes avec plus informations sur votre entreprise. Les 15 dernières minutes de votre événement représentent le moment idéal pour distribuer des brochures qui fournissent à vos invités des détails sur un produit ou un service particulier, ou même une présentation de toutes les compétences de votre entreprise.

Par Attila Hadnagy.

 

Vous pouvez commencer avec un template de brochure, qui simplifie des éléments tels que la configuration de page, les plis, le fond perdu et le rognage — pour vous concentrer sur le choix des bonnes images et l’emploi des mots justes dans votre récit. Aujourd’hui, les brochures sont souvent imprimées sur des presses numériques, ce qui permet de les mettre à jour et même de les personnaliser avec le nom de chaque participant. Au lieu de constituer un stock important, pensez à les mettre à jour régulièrement avec vos informations les plus récentes.

  • Cartes de visite

N’oubliez pas de laisser une grande quantité de cartes de visite à l’entrée et sur la table des rafraîchissements. Et pourquoi ne pas prévoir une coupe dans laquelle les participants pourraient déposer leurs propres cartes de visite ? Ce moyen de se constituer une liste de diffusion a fait ses preuves.

Par Danilo De Marco.

 

Après l’événement

Après la dernière poignée de main, il est essentiel de tirer parti de la dynamique de l’événement et de renforcer les liens avec des contenus qui récapitulent les moments marquants de l’événement, et incitent les participants à publier leurs propres photos, comptes rendus et feedbacks.

  • Note de remerciement

Ryan Doran précise que Jon Manierre et lui envoient toujours un email de remerciement. « Nous continuons à valoriser l’événement, évoquons quelques temps forts ou idées phares exprimées et joignons un petit calendrier avec les thèmes et dates de nos trois prochains événements », explique-t-il. « Une fois que vous avez réussi un événement, le public est impatient de participer au prochain. C’est l’effet domino. »

Votre note de remerciement peut aussi prendre la forme d’une publication sur les réseaux sociaux, d’un encart dans votre newsletter ou d’une bannière sur votre site web. Des outils tels qu’Adobe Spark peuvent vous aider à adapter facilement vos designs pour chaque plateforme.

Par Dalibor Momcilovic.

 

  • Publipostage

En fonction de votre secteur d’activité ou des services que vous proposez, vous pourriez également réfléchir à un autre publipostage ou flyer. Et comme les vignettes des projets s’affichent lorsque vous lancez les applications CC, il vous suffit d’ouvrir une copie de votre dernier fichier, d’effectuer les mises à jour et modifications, et de le préparer pour l’impression et l’envoi à votre liste récemment élargie par courrier postal ou électronique au format PDF.

 

Vous avez maintenant toutes les clés pour créer des outils de communication qui feront de votre événement un succès !

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