Ventajas de un sistema de Gestión Documental en las empresas

Organizar y administrar la información y los documentos de las empresas es un reto al que no siempre se le presta la debida atención. El archivo, sea digital o físico, es la memoria viviente de la compañía, indispensable para su buen funcionamiento. Por eso, es prioridad administrar la información y no ‘manejar’ documentos. Para lograrlo, el foco es crear, organizar o ajustar los procesos, con el fin de optimizar los recursos y hacer más eficaz la labor de gestión documental.

Gajes del oficio
En temas de gestión documental, entre más pronto se definan los procesos y se implementen las modificaciones para llevar a cabo de forma eficiente el almacenamiento, mejor se asegura la disponibilidad y conservación de la información. El tiempo que no se dedique hoy a administrar, clasificar y almacenar la información, será empleado mañana en buscarla, y esto puede ocasionar no tener todos los elementos necesarios para la toma de decisiones, o aplazar la toma de las mismas. En cambio, los beneficios de usar la gestión documental para tener archivos organizados son siempre positivos y duraderos.

El factor seguridad
La seguridad es una de las grandes ventajas que obtienen las empresas al implementar sistemas de gestión documental, puesto que los niveles de acceso a la información pueden ser definidos, protegidos y certificados. Esto se realiza a través de dos procedimientos, conocidos como autenticación y verificación.

En el primero, se confirma que quien desea acceder al sistema es quien dice ser y en el segundo, se verifica que quien desea realizar una operación como modificar parte de un documento, está autorizado para hacerlo. También se garantiza que solo pueda accederse a los documentos utilizando un software específico, con el fin de evitar que alguien se conecte a la red y pueda extraer información confidencial.

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Las ventajas
Estas son algunas ventajas de implementar un sistema de gestión documental, tal y como las experimentan los usuarios en una compañía:

Para los empleados
1. Facilidad en la búsqueda de documentos.
2. Rápida respuesta a los usuarios.
3. Menor manipulación de documentos.
4. Menor riesgo de documentos mal archivados.
5. Reducción y simplificación de trabajo para el personal de archivo.

Para las dependencias
1. Información ágil y actualizada.
2. Simplificación de procesos.
3. Centralización del archivo.
4. Más tiempo para atención y asesoría al cliente interno y externo.
5. Liberación de espacio físico del archivo.

Para la empresa:
1. Mejor imagen ante el usuario, las auditorías, la competencia y empresas del medio.
2. Plan de contingencia del archivo físico.
3. Incremento de los estándares de seguridad en el manejo de documentos.
4. Reducción de costos asociados a mala toma de decisiones por falta de información pertinente.
5. Optimización de recursos usados en temas de gestión documental y por ende, menor impacto sobre el medioambiente.

 

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