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December 5, 2016 /Inspiration /

Europäische Unternehmen zahlen hohen Preis für ineffizientes Dokumentenmanagement

Die neue Adobe Studie “Document Drain: How office admin is shredding productivity” zeigt, wie unzufrieden Arbeitskräfte in Deutschland und anderen europäischen Ländern mit schlechten Prozessen in der Büroadministration sind. Moderne Technologien wie elektronische Signaturen oder mobile Apps können in dieser Problematik zu einem Schlüssel auf dem Weg zur Verbesserung werden. 

Es ist allgemein bekannt, dass administrative Büroarbeit einen essenziellen Teil des Tagesgeschäftes vieler europäischer Unternehmen darstellt. Viele Betriebe könnten ohne Admin-Aufgaben wie dem Ausfüllen von Formularen oder dem Ausdrucken von Dokumenten nicht effektiv funktionieren.

Dies ändert aber nichts daran, dass diese Arbeiten europäischen Fachkräften häufig viel Zeit und Energie rauben. Dies kann in den schlimmsten Fällen zu sinkender Moral, verlorenen Deals, abgebrochenen  Projekten und einem schlechten Erlebnis für beide Seiten (Mitarbeiter und Kunden) führen. Bei unserer Befragung von 7.000 europäischen Büroangestellten fanden wir heraus, dass sie in ganz Europa fast einen Tag pro Woche (durchschnittlich 6,8 Stunden) mit administrativen Bürotätigkeiten verbringen (müssen).

Unsere Ergebnisse zeigen, dass auch die wirtschaftliche Produktivität der Unternehmen von Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Dokumenten beeinflusst wird. Fast die Hälfte der befragten Arbeitskräfte (48%) hatte bereits Erfahrungen mit geplatzten Verhandlungen aufgrund von Problemen mit administrativen Arbeiten, während ein Drittel (33%) sich wegen den gleichen Gründen gezwungen sahen, ein Projekt gänzlich abzubrechen. Dies zeigt, dass sich Unternehmen über das Thema der Admin-Arbeit grundsätzlich Gedanken machen sollten – denn die momentane Situation kann sowohl Belastung, als auch Chance sein!

Document Drain – So viel Zeit geht verloren

Wir fanden heraus, dass scheinbar simple Bürotätigkeiten wie das Drucken oder Versenden von Dokumenten die zeitintensivsten Arbeitsaufträge im Büro sind (96%), während 75% der Fachangestellten die Prozesse rund ums Drucken und Verschicken von Dokumenten als langweilig und herausfordernd einstufen.

Die Antworten zeigen auch, dass viele der Büroarbeiten nicht wie geplant erledigt werden können – jede dritte Admin-Tätigkeit dauert länger als ursprünglich geplant.

Es geht auch anders

Wir haben es mit einem Wandel in der Art und Weise zu tun, wie viele Menschen arbeiten und leben. Moderne Fachkräfte möchten die Freiheit spüren, wo und wann sie wollen an ihren Projekten arbeiten zu können. Deshalb zeigen die Ergebnisse auch gleichzeitig, welches gigantische Potential für Unternehmen in der Digitalisierung ihrer Admin-Arbeiten steckt.

Elektronische Unterschriften werden hierbei von den Befragten als eine Lösung zu mehr Produktivität und dem Rückgewinn verlorener Zeit erkannt – 74 % der Befragten empfinden diesen technologischen Fortschritt als wertvolle Verbesserung für ihre tägliche Arbeit. Durch elektronische Signaturen können Prozesse wie Drucken, Vorbereiten, Unterschreiben und Empfangen von Dokumenten deutlich beschleunigt werden, was den Bürofachkräften wichtige Zeit zurückgibt.

Mobile Apps sind ebenfalls eine äußerst wichtige, technische Errungenschaft in dieser Thematik. Nahezu die Hälfte der Büroangestellten in Frankreich (49 %), Großbritannien (45 %) und Deutschland (44 %) geben an, dass die neue Technologie ihre Büroabläufe verbessert. Auch hier bieten sich wieder Chancen für die Zukunft, nämlich das Implementieren intelligenter und effizienter Digital-Lösungen.

Die „Document Drain“-Erkenntnisse sollten ein wahrer Weckruf für Unternehmen in ganz Europa sein und sie zu einem Umdenken motivieren. Die komplette Neuausrichtung administrativer Prozesse durch Apps, digitale Dokumente und andere Technologien gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitszeit effektiver zu gestalten und die Erlebnisse für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu verbessern. Diese Investition in Customer & Employee Experience ist letztlich eine Investition in künftiges Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

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