디지털 혁신 – 모든 비즈니스의 필수 관문

도큐먼트 클라우드

디지털 혁신(DX)은 오랫동안 활발한 논의를 불러오는 주제였지만, 조직들이 혁신을 위한 잰걸음을 시작하면서 이제는 정점에 도달한 것으로 보입니다. IDC에 따르면 아태지역의 주요 1,000개 기업 중 72%가 2016년 말까지 디지털 혁신을 자사 기업 전략의 중심에 둘 것이며 이들 중 50% 이상은 DX 전략을 총괄하는 독립 직책을 신설할 것으로 응답했습니다.

거창한 전략은 차치하고, 실제로 DX가 수반해야 하는 것은 무엇일까요? 우선 DX는 전체 조직을 대상으로 삼아야 합니다. 매력적인 웹 사이트, 탁월한 서비스나 뛰어난 콘텐츠를 제공하는 것 외에도 DX는 전사적으로 탁월한 고객 경험(CX)을 창출하는 데 있어 광범위한 조직 전체의 실천을 담보로 해야 합니다.

이를 위해서는 고객과 교류하는 모든 단계에서 사용자 경험(UX)에 주목해야 합니다. 투명성 시장 연구에 따르면 아태지역은 2012년부터 2018년까지 모바일 데이터 트래픽이 의 최대 시장으로 성장할 것이며 이 기간 전 세계 모바일 데이터 시장을 주도할 것으로 전망됩니다.

현재 디지털로 전환하려는 수많은 조직이 품고 있는 의문은 “어떻게 전환할 것인가?”라는 것입니다.

문서 워크플로우의 디지털화 – 디지털 혁신으로 가는 첫걸음

문서 워크플로우의 디지털화는 완전한 디지털 사용자 여정을 확보하기 위해 반드시 거쳐야 할 단계 중 하나입니다. IDC에 따르면 77%의 기업에서 문서 관리 및 프로세스를 향상시킬 경우 고객 만족도가 높아진다는 데 동의하고 있습니다. 뿐만 아니라 문서의 디지털화는 민첩성, 효율성 및 비용 절감을 제공하며 특히 비즈니스 비용이 증가하고 전 세계적으로 경쟁이 치열해지는 상황에서 적은 리소스로 더 많은 작업을 수행해야 하는 자원난에 처한 중소기업에 큰 이점이 됩니다.

종이 기반에서 디지털 워크플로우로 전환 시 얻을 수 있는 이점

업무 처리 속도 및 민첩성 향상

문서는 일상적인 비즈니스에서 없어서는 안 될 중요한 부분이며, 작업과정의 측면에서 개선해야 할 부분이 있습니다. IDC가 세일즈, HR, 구매 등 다양한 부서의 경영진 1,500명 이상을 대상으로 실시한 설문조사에 따르면 문서 작업과정의 간소화로 기대되는 결과를 묻는 질문에 36%가 매출 증대, 30%가 비용 절감, 23%가 비즈니스 리스크 또는 규정 준수 리스크 감소를 지목한 것으로 나타났습니다.

서로 연결되어 빠르게 진화하는 시장에서 과거의 문서 승인 및 계약 절차는 대변혁을 맞이하게 되었습니다. 종이 기반의 프로세스와 자필 서명은 유용성을 빠르게 잃어가고 있습니다. 시간은 곧 매출로 직결되며 이제 디지털화를 통해 전체 서명 프로세스를 몇 주가 아닌 몇 분 안에 완료할 수 있게 되었습니다.

아태지역의 경우, 싱가포르 대중교통 업체인 SMRT는 판매 계약, 사내 구매 문서 및 청구서 등 문서 작업의 디지털화를 위해 어도비 사인(Adobe Sign)을 도입하면서 효율성을 한 차원 높였습니다. 모든 부서와 팀에서 즉각적인 성과가 나타났습니다.

문서를 전자 방식으로 보낼 수 있게 되면서 SMRT는 각 워크플로우를 통해 문서를 보다 효율적으로 추적할 수 있게 되었고, 변경 사항이 발생할 때마다 승인 프로세스를 신속하게 다시 시작할 수 있게 되었습니다. 이전에는 3주씩 걸리던 계약서 처리 시간도 16시간 정도로 단축되었습니다. 또한 SMRT는 긴급 문서에 대한 승인도 7분 만에 처리할 수 있게 되었습니다.

수익 측면에서도 긍정적인 효과가 뚜렷해졌습니다. 문서 디지털화 도입 이후, SMRT는 인건비로 SGD$100,000 이상을 절감했습니다. 디지털화는 양적인 측면 외에 직원의 사기 진작 및 만족도 향상과 같은 질적 요소에도 긍정적인 영향을 미치고 있습니다.

직원의 사기 및 생산성 향상

전 세계 사무직 근로자를 대상으로 어도비가 실시한 “페이퍼잼(paper jam)” 설문조사에 따르면 61%의 응답자가 종이 문서 작업 업무량을 줄일 수 있다면 직장을 바꿀 의향이 있다고 응답했습니다. 동일한 설문조사에 참여한 사무직 근로자 중 55%는 일상적이며 비효율적인 프로세스 때문에 핵심적인 업무에 집중하는 데 부담을 느끼는 것으로 나타났습니다. IDC가 경영진을 대상으로 실시한 또 다른 설문조사에서도 유사한 현상이 발견됩니다. IDC에 따르면 사무직 근로자는 36%의 업무 시간을 행정적인 업무를 수행하는 데 소요하고 있고, 나머지 3분의 2 미만의 시간을 핵심적인 업무에 할애하는 것으로 나타났습니다.

일상 업무와 관련된 수많은 문서 작업량을 감안할 때 이러한 응답은 의외의 결과가 아닙니다. 예를 들어 HR 부서의 경우 문서작업은 계약서 서명에서부터 성과 리뷰, 그리고 퇴사 절차에 이르기까지의 직원 라이프사이클의 모든 단계에서 필수적입니다. 문서의 디지털화로 얻을 수 있는 시간 절감 효과는 특히 디지털과 함께 성장한 밀레니엄 세대의 UX에 대한 기대를 충족함에 있어 치열한 인재 경쟁을 치르는 기업에게 이익을 줍니다.

시작하기

다양한 문서의 사용 사례를 염두에 두고 다음 질문에 답해보시기 바랍니다. 문서의 디지털화를 위한 체크리스트입니다.

  • 현재의 모바일 환경에서 조직의 인력이 어떻게 운영되고 있습니까? 직원이 사무실에 있든 외부에 있든 상관없이 동일하게 문서 작업을 처리할 수 있습니까?
  • 현재 판매 계약서를 어떤 방식으로 전달하고 있습니까?
  • 문서 작업의 속도와 민첩성을 향상시킬 수 있는 방법은 무엇입니까?
  • 특히 기밀 문서의 경우 문서의 추적 가능성을 어떻게 보장할 수 있습니까?

스마트폰을 포함한 모바일 기기 및 인터넷의 높은 보급률은 디지털화의 촉매가 됩니다. 신속한 업무 처리에 대한 요구가 늘어나는 만큼, 디지털 문서에 대한 수요도 곧 기하급수적으로 증가할 것으로 예상됩니다. 디지털 여정을 시작하는 것은 경쟁에 앞서려는 기업에 선택 사항이 아닌 필수 관문입니다.

본 기사의 원문은 앙트레프레너스 다이제스트(Entrepreneur’s Digest)에 게재되어 있습니다.


도큐먼트 클라우드

Posted on 03-06-2017


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