Les entreprises européennes paient le prix des processus inefficaces.

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Une nou­velle étude d’Adobe révèle que les employés européens sont frus­trés par l’inefficacité des proces­sus admin­is­trat­ifs et met en avant l’importance de la sig­na­ture élec­tron­ique, des appli­ca­tions mobiles et autres tech­nolo­gies per­me­t­tant de les sim­pli­fi­er.

Les tâch­es admin­is­tra­tives sont sans aucun doute un élément cru­cial de l’activité des entre­pris­es en Europe. Les entre­pris­es ne pour­raient pas fonc­tion­ner con­ven­able­ment sans des tâch­es telles qu’ouvrir des bons de com­man­des, éditer des fac­tures ou sign­er des doc­u­ments.

Les proces­sus bureau­tiques inutile­ment com­plex­es font obsta­cle à la pro­duc­tiv­ité des entre­pris­es et drainent le moral des employés, se traduisant poten­tielle­ment par des pertes de con­trats, des annu­la­tions de pro­jets et une expéri­ence partagée par les employés et les clients. Nous avons décou­vert dans notre étude menée auprès de 7 000 employés européens, que les pro­fes­sion­nels à tra­vers l’Europe con­sacrent près d’une journée par semaine (6,8 heures) aux for­mal­ités admin­is­tra­tives telles que le rem­plis­sage de for­mu­laires, l’impression de doc­u­ments et la chas­se aux sig­na­tures.

L’étude mon­tre que la pro­duc­tiv­ité est sévère­ment touchée : près de la moitié des salariés européens (48 %) avouent qu’un con­trat leur a échap­pé en rai­son d’un prob­lème de for­mal­ité admin­is­tra­tive, et un pro­fes­sion­nel sur trois (33 %) a été con­traint d’annuler un pro­jet pour la même rai­son. Ces éclairages ont de quoi inquiéter les entre­pris­es mais présen­tent une belle oppor­tu­nité de trou­ver une solu­tion !

Doc­u­ment Drain

Nous nous sommes ren­dus comptes que des tâch­es bureau­tiques en apparence évidentes, comme imprimer et envoy­er des doc­u­ments par mes­sagerie élec­tron­ique sont les plus chronophages (96%), pen­dant que 75% des employés insis­tent sur l’inutilité de ces tâch­es, qu’ils esti­ment ennuyeuses, fas­ti­dieuses ou déli­cates.

Les répons­es révè­lent égale­ment que mal­gré le fait que les employés à tra­vers l’Europe passent beau­coup de temps sur ces for­mal­ités admin­is­tra­tives, celles-ci se passent rarement comme prévu pour 1/3 d’entre elles, comme le suivi de doc­u­ments ou la chas­se aux sig­na­tures qui pren­nent plus de temps que prévu.

Il y a un meilleur moyen de faire avancer le busi­ness

L’étude indique un change­ment dans la manière de vivre et de tra­vailler. Les pro­fes­sion­nels mod­ernes veu­lent être libres de tra­vailler où ils veu­lent, quand ils veu­lent et Doc­u­ment Drain a mon­tré que de nom­breux employés sont par­ti­c­ulière­ment engagés, les deux tiers (64 %) d’entre eux tra­vail­lant tard ou le week-end (49 %), en rai­son de la lour­deur des tâch­es qui ne se déroulent pas comme prévu. Les don­nées recueil­lies met­tent égale­ment en évidence un besoin de trans­for­ma­tion dig­i­tale dans les entre­pris­es européennes.

D’après leurs retours, les sig­na­tures élec­tron­iques con­stituent une oppor­tu­nité clé dans la trans­for­ma­tion des bureaux européens – 74 % des employés y voient une inno­va­tion intéres­sante. Utilis­er la sig­na­ture élec­tron­ique, telle que nos pro­duits Adobe Sign, sig­ni­fie réduire de manière sig­ni­fica­tive le nom­bre de clics dans le proces­sus com­plet d’impression, pré­pa­ra­tion, sig­na­ture et récep­tion des doc­u­ments, ren­dant ain­si un temps pré­cieux aux employés et à l’entreprise.

Autre point intéres­sant : les appli­ca­tions mobiles appa­rais­sent égale­ment comme des inno­va­tions impor­tantes. Près de la moitié des employés à tra­vers la France (49 %), le Roy­aume-Uni (45 %) et l’Allemagne (44 %) esti­ment que les appli­ca­tions mobiles sont des out­ils essen­tiels pour révo­lu­tion­ner le lieu de tra­vail, met­tant en lumière une grande oppor­tu­nité pour l’entreprise d’implémenter des solu­tions numériques, plus intel­li­gentes et effi­caces.

Ces éléments doivent être un bon sig­nal pour les entre­pris­es pour se réveiller et réin­ven­ter les proces­sus admin­is­trat­ifs à tra­vers les appli­ca­tions, les doc­u­ments numériques, et autres tech­nolo­gies. Elles peu­vent sauver un temps pré­cieux à leurs employés, aug­menter leur sat­is­fac­tion et amélior­er leur moral. Il s’agit d’une belle oppor­tu­nité d’assurer une expéri­ence sim­i­laire aux employés et aux con­som­ma­teurs, et d’investir dans la crois­sance future et le suc­cès de l’entreprise.

Pour mieux com­pren­dre, n’hésitez pas à tester le jeu !

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John Travis

Posted on 12-06-2016


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