Wie euch ein Pilotprojekt dabei hilft, die elektronische Signatur erfolgreich in eurem Unternehmen einzuführen

Adobe Sign

Die Einführung der elektronischen Unterschrift ist längst keine Frage des „ob“, sondern des „wie“. Denn dass die E-Signatur Zeit, Ressourcen und vor allem Nerven spart, ist längst ein anerkannter Fakt. Doch in vielen Unternehmen herrscht in puncto Umsetzung Unsicherheit. Wo fängt man an? Und wie setzt man den Prozess erfolgreich in Gang? Auch hier gilt: Mit guter Planung ist die größte Hürde bereits genommen. Wir zeigen euch, wie ihr die elektronische Signatur in acht Schritten erfolgreich in eurem Unternehmen einführt.

Am Anfang steht die Frage: Radikalkur oder homöopathische Dosen? Denn wer das gesamte Unternehmen auf einmal umkrempelt, profitiert von einer schnellen Umsetzung, Aufwand und Budgetbedarf konzentrieren sich jedoch auf eine vergleichsweise kurze Umsetzungsperiode. Wählt man hingegen eine Fachabteilung aus und startet dort mit einem Pilotprojekt, verteilen sich Organisationsaufwand und Kosten gleichmäßiger. Die abschließende Auswertung des ersten Transformationsprozesses lässt zudem klare Learnings zu – so werden die nächsten Etappen noch einfacher.

Steht die Strategie, folgt die Wahl des Testballons. Welche Abteilung den Anfang macht, ist eine kritische Entscheidung. Von Erfolg oder Scheitern hängt ab, wie der Rest des Unternehmens nachzieht. Hier haben sich zwei grundlegende Überlegungen bewährt: In welcher Abteilung sind Akzeptanz und Innovationsbereitschaft am höchsten? Welche Abteilung profitiert am meisten von digitalisierten Dokumentenprozessen? Je häufiger sich Signaturabläufe wiederholen, desto mehr Zeit und Material lässt sich einsparen, denn elektronische Unterschriftsprozesse sind bis zu 21 Mal schneller als handschriftliche.

Doch auch die Nachvollziehbarkeit von Unterschriftenprozessen ist ein starkes Argument. Denn elektronische Unterschriften sind genau dokumentiert und abgelegt – so wisst ihr jederzeit, wer wann welches Dokument unterschrieben hat oder ob noch Signaturen ausstehen. Und das ganz ohne in den staubigen Aktenkeller hinabsteigen zu müssen oder dem Risiko, wichtige Dokumente zu verlegen. Insbesondere zeitkritische Abläufe oder Prozesse mit hoher unternehmerischer Bedeutung profitieren von der schnellen Abwicklung und lückenlosen Nachvollziehbarkeit elektronischer Signaturprozesse.

Schließlich eignen sich solche Abteilungen besonders als Pilotprojekt, in denen Unterschriften ein hohes Maß an Verbindlichkeit benötigen. Je höher das geforderte Sicherheitsniveau, desto größer ist meist der Aufwand. Zwar sind nach der eIDAS-Verordnung der EU seit 2016 auch einfache elektronische Signaturen rechtsgültig, doch nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur geleistete Unterschriften sind ihrem handschriftlichen Äquivalent rechtlich völlig gleichgestellt. Statt kritische Dokumente immer wieder auf die postalische Reise zu schicken, erledigt ihr den gesamten Prozess mit wenigen Klicks in Rekordzeit und seid durch strenge Authentifizierungsverfahren trotzdem auf der sicheren Seite.

Auch die IT-Abteilung muss von Anfang an mit an Bord sein. Neben der Bereitstellung des Signaturprogramms muss die Softwareapplikation auch auf ihre Datensicherheit und ihre Integrationsfähigkeit in die bestehende IT-Systemlandschaft geprüft werden. Mit Adobe Sign gelingt das ganz einfach. Die Signaturapplikation lässt sich in alle gängige Geschäftsprogramme wie die Microsoft Office-Suite, Microsoft Dynamics oder Salesforce integrieren. So können elektronische Unterschriften direkt aus der jeweiligen Software heraus initiieren.

Gar nicht so schwer, oder? Überzeugt euch selbst: Ihr könnt Adobe Sign vierzehn Tage lang kostenlos testen. Weitere Informationen bekommt ihr außerdem in unserem Whitepaper „Mit 8 Schritten zur richtigen Signatur-Entscheidung“ sowie in der Aufzeichnung unseres Webinars „Sign-Up 2019: Das Pilotprojekt. In 8 Schritten zur intelligenten Implementierung von E-Signaturen“.


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Posted on 06-19-2019


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