Arthrex verschlankt Dokumentenprozesse

Adobe Sign

Der Medizintechnik-Spezialist aus München setzt bei internen Dokumentenfreigaben auf elektronische Unterschriften.

Arthrex, 1981 in Deutschland gegründet, ist Vorreiter auf dem Gebiet der minimal-invasiven Medizintechnik und hat inzwischen über 8.500 Produkte und Operationsverfahren dafür entwickelt. Dass Operateure das passende Instrument finden und nach allen Regeln der Kunst verwenden, gewährleisten umfangreiche Schulungs- und Informationsmaterialien.

Für Deutschland und den europäischen Raum erstellen 31 Mitarbeiter der Arthrex GmbH in München Broschüren, Bedienungsanleitungen, Lehrvideos, Websites, E-Mail-Newsletter und vieles mehr. Dabei ist an chirurgische Präzision grenzende Sorgfalt wichtig. Nicht auszudenken, wenn eine Fehlbehandlung aufgrund einer missverständlichen Formulierung passierte. „Daher legen wir außerordentlich großen Wert auf ein redaktionelles Qualitätsmanagement“, erklärt Judith Kaiser, Marketing Supervisor Digital Media in der Abteilung Marketing Communications der Arthrex GmbH.

Ein mehrstufiger Freigabeprozess für jedes Dokument ist fest verankert. Die fertigen Marketing-Dokumente werden zur Freigabe mit Produktmanagern aus den Fachabteilungen, der Rechtsabteilung, dem Qualitätsmanagement und der Geschäftsführung abgestimmt. Anschließend erfolgt zusätzlich ein für die amerikanische Gesundheitsbehörde FDA validierter Freigabeprozess. „Das bedeutet einen hohen Abstimmungsaufwand, da meist zehn, mitunter fast doppelt so viele Menschen, an einem Dokumentenprozess beteiligt sind“, so Judith Kaiser.

Seit Juli 2015 nutzt die Marketingabteilung in München elektronische Signaturen, um dieses Verfahren drastisch zu verschlanken. Dabei hat sich Arthrex für den elektronischen Unterschriftenprozess als Teil von Acrobat DC entschieden.

Schnell eingerichtet, leicht zu bedienen

„Wir haben schon länger nach einer Lösung gesucht, um Dokumente nicht mehr physisch im Haus verschicken und in Papierform archivieren zu müssen“, erläutert Judith Kaiser. Da die Marketing-Abteilung im Alltag sehr häufig Dokumente mit Software von Adobe erstellt und als PDF-Dateien ausgibt, fiel die Entscheidung leicht, Acrobat DC und den digitalen Unterschriftenprozess zu testen. Die Kombination überzeugte als schnell einzurichtende und einfach zu bedienende Lösung.

Lediglich vier Wochen dauerte es, Acrobat DC vollständig in den Regelbetrieb zu implementieren. Externe Unterstützung benötigte Arthrex dafür nicht. Über die hauseigene IT wurde Acrobat DC in der Abo-Version verteilt. Darin sind digitale Unterschriften bereits in einer Basis-Variante enthalten. Zusätzliche Funktionen zum Senden und Verfolgen elektronischer Signaturen bietet der e-sign-Service im Webbrowser.

Auf der übersichtlichen Oberfläche fanden sich die Mitarbeiter schnell zurecht. „Für eine neue Software war die Eingewöhnungsphase ungewöhnlich kurz, da die Bedienung sehr intuitiv ist“, erinnert sich Judith Kaiser.

Elektronische Signaturen via Acrobat DC im täglichen Einsatz

Seit dem Start im Sommer 2015 ist die elektronische Signatur via Acrobat DC praktisch täglich im Einsatz bei Arthrex. Als Nutzer der Adobe Document Cloud erledigen die Marketing-Mitarbeiter die Dokumentenprozesse einfach per Webbrowser. Dazu ö nen sie die Übersicht des digitalen Unterschri prozesses und wählen von der Festpla e oder verschiedenen Cloud-Diensten das freizugebende Dokument, zum Beispiel einen Flyer, sowie ein zur Unterschri vorbereitetes Formular aus. Dann fügen sie E-Mail-Adressen des oder der Empfänger hinzu und leiten den Prozess per „Senden“-Knopf ein.

Optional lassen sich über einen einfach zu handhabenden Editor per Drag & Drop Felder für Unterschrift, Datum und andere Infos im Unterschrifts-Formular ergänzen. Weil oft die Unterschriften mehrerer Beteiligter erforderlich sind, legen die Arthrex-Mitarbeiter im Senden-Menü die Reihenfolge fest. Dann sendet Adobe Document Cloud den Flyer und das Freigabeformular erst an den zweiten Empfänger, wenn die Dokumente vom ersten Empfänger signiert wurden. Dadurch liegt dem letzten Empfänger stets die aktuelle Version des Flyers vor. Dies erleichtert den Überblick über Änderungswünsche, die vorherige Empfänger bereits per Kommentarfunktion im Flyer vermerkt haben.

Welche der Beteiligten bereits reagiert haben, können die Arthrex-Mitarbeiter komfortabel im Verwalten- Menü der eSign-Webmaske prüfen. Bei Bedarf können direkt von dort Erinnerungen vorausgeplant werden, sodass der „säumige“ Unterzeichner nach einer bestimmten Frist eine E-Mail erhält.

Schneller Projekte abschließen

Die Vorteile der elektronischen Unterschrift mit Acrobat DC waren auf Anhieb spürbar. Dokumenten-Prozesse von Marketing-Projekten benötigen jetzt nicht nur deutlich weniger Papier, sondern sind auch viel schneller erledigt. „Prozesse, die vor der Einführung von Acrobat DC bis zu vier Wochen benötigt haben, sind jetzt in vier Tagen oder weniger erledigt“, berichtet Judith Kaiser.

Es sind die vielen kleinen Abläufe im Büroalltag, die jetzt entfallen und in der Summe die Prozesse nun derart drastisch verschlanken. Digital erstellte Dokumente physisch ausdrucken? Das war gestern. Ein Dokument persönlich beim Empfänger vorbeibringen und den Gang vielleicht mehrfach vornehmen, weil der Ansprechpartner gerade nicht am Platz ist? Kein ema mehr. Handschriftliche Korrekturen entziffern und manuell am Rechner ins digitale Dokument übertragen? Das ist Vergangenheit.

Auch die Ablage erledigt sich quasi von selbst, denn die für die späteren Audits benötigten Freigabedokumente sind ja durch den Versandprozess bereits in der Document Cloud zentral gespeichert.

„Die elektronische Signatur von Acrobat DC spart uns einfach enorm viel Zeit sowie Material- und Personalkosten, die wir jetzt in viel produktivere Aufgaben investieren können“, lautet das Fazit von Judith Kaiser. Die Einführung von Acrobat DC stellt somit für den Medizintechnik-Spezialisten Arthrex einen kleinen Eingriff da, der nach den Marketing-Mitarbeitern voraussichtlich schon bald auch anderen Abteilungen deutlich mehr Beweglichkeit verschaffen wird. Weil sich die Begeisterung der Marketing- Abteilung über den e-Service im Haus schnell herumgesprochen hat, zeigen inzwischen auch andere Teams Interesse, die Lösung für elektronische Signaturen von Adobe einzuführen.


Adobe Sign

Posted on 06-30-2017


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