An diesen drei Trends für den Digital Workplace kommt 2019 keiner vorbei

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Flexibilität maximieren, Ressourcen sparen: So lassen sich die Office-Trends für das kommende Jahr auf den Punkt bringen. Elektronische Unterschriften, flexibleres und effizienteres Arbeiten dank künstlicher Intelligenz (KI) sind keine grundlegend neuen Trends. Ihre Entwicklung aber nimmt aber im Zusammenspiel mit der Customer Experience rasant weiter Fahrt auf, in 2019 kommt kein modernes Unternehmen an diesen drei Trends vorbei:

Trend 1: Unterschriften nur noch elektronisch

Die elektronische Signatur ist der letzte fehlende Link für den voll digitalisierten Workflow in Unternehmen. Noch immer werden Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und anschließend zwecks digitaler Archivierung wieder eingescannt – das macht in der Regel keinen Sinn mehr! das ist Irrsinn! Mit einer elektronischen Signatur können interne und externe Freigaben, Einkaufsprozesse oder Vertragsabschlüsse ohne Medienbrüche innerhalb weniger Stunden statt in mehreren Tagen abgewickelt werden. Das spart Zeit, Nerven und Papier. Da ist es nicht verwunderlich, dass sich bereits zwei Drittel der Wissensarbeiter den Einsatz von elektronischen Unterschriften in ihrem Unternehmen wünschen. In rechtlicher Hinsicht spricht nichts gegen die elektronische Signatur, zudem erhöht sie Transparenz und Verbindlichkeit: Weil der Signaturverlauf gespeichert wird, lässt sich auch später ganz klar feststellen, wer was wann unterschrieben hat.

Trend 2: Maximale Flexibilität

Flexibles Arbeiten ist nicht neu, wird aber von den jungen Nachwuchskräften der Generation Z noch stärker als selbstverständlich vorausgesetzt und ist im sogenannten „War for Talents“ daher bereits jetzt ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ob auf dem Arbeitsweg – eine Studie der University of West England empfahl kürzlich, bereits Pendelzeit als Arbeitszeit anzurechnen – oder direkt im Homeoffice: Unsere Jobs werden zeit- und ortsunabhängiger. Damit jeder Mitarbeiter jederzeit alle Informationen mit jedem Device abrufen kann, müssen Unternehmen auf cloudbasierte Lösungen für die Zusammenarbeit umstellen oder deren Nutzen stärker in den Arbeitsalltag integrieren. Das heißt auch: Gemeinsame Dokumentenbearbeitung wird sich als Standard durchsetzen. Workflows werden dadurch verschlankt, kollaboratives Arbeiten vereinfacht – kein endloses Hin- und Herschicken von E-Mailanhängen ist mehr nötig.

Trend 3: Intelligentes Dokumentenhandling dank KI

Dank intelligenter Automatisierungstechniken bewältigt der moderne Mitarbeiter heute ein Arbeitspensum, das noch vor zehn Jahren von einem kompletten Team erledigt wurde. Funktionen wir Optical Character Recognition (OCR) sind längst etabliert, KI kann außerdem zwischen Fließtexten und Formularen unterscheiden und beispielsweise Formularfelder in Dokumenten in elektronisch ausfüllbare Eingabemasken umwandeln. Das funktioniert auch umgekehrt: Zukünftig werden ganze Dokumente nicht nur erfasst, sondern auch ausgewertet werden können. Aus einem Bericht mit Verkaufsstatistiken oder Umsatzzahlen lassen sich dann automatisch Diagramme erstellen oder Ergebnisse in Analyse-Tools weitergeben. Mit Unterstützung einer KI lassen sich außerdem thematisch verwandte Dokumente in Cluster gruppieren oder sensible Daten in Dokumenten ausmachen – diese können entsprechend gekennzeichnet und die Zugriffsrechte automatisch auf befugte Personen eingeschränkt werden. Dokumentenworkflows werden intelligenter – und effizienter.


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Posted on 11-12-2018


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