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Kennt ihr das? Ihr vergebt einen Arbeitsauftrag und wartet geduldig auf eine Unterschrift. 24 Stunden vergehen und immer noch nichts. Durchschnittlich dauert es acht Tage, um an eine Unterschrift für einen Vertrag, einen Arbeitsauftrag oder andere wichtige Dokumente zu gelangen. Eine alltägliche Herausforderung für viele Unternehmen.

Mit der E-Signatur-Technologie dauert es jedoch im Durchschnitt nur drei Stunden, bis eine Unterschrift vorliegt. Das ist 21 Mal schneller als bei den herkömmlichen Modellen. Darüber hinaus geben Unternehmen eine Einsparung von 1,3 Stunden und 11 US-Dollar pro Vorgang an. Doch trotz der klaren Vorteile sind viele Unternehmen immer noch über die Rechtmäßigkeit von elektronischen Signaturen besorgt, insbesondere darüber, was es bedeutet, eine Vereinbarung elektronisch zu unterzeichnen.

Wenn ein Kunde in einem per E-Mail versandten Vertrag “Ich stimme zu” einträgt, würde das vor Gericht Bestand haben? Und was ist mit der Einbettung eines Audioclips mit einer mündlichen Zustimmung in einen Vertrag – zählt das?

Beurteilung der drei rechtsgültigen Signaturarten

Kurz gesagt: Ja, E-Signaturen sind in diesen sowie zahlreichen weiteren Szenarien rechtmäßig. Durch die Einhaltung einer Reihe einfacher, festgelegter Best Practice-Beispiele können Unternehmen eine Vereinbarung elektronisch erstellen und ausführen.
Je nach Vereinbarung können Unternehmen eine von drei Arten von rechtsgültigen Unterschriften verwenden:

1. Elektronische Signaturen
Diese wird auch als “einfache” elektronische Signatur bezeichnet. Sie umfasst jeden elektronischen Prozess, der an ein Dokument angehängt werden kann, um die Übereinstimmung zu bestätigen. Sie können in ihrer Sicherheit vom einfachen Ankreuzen eines Kästchens bis hin zur Zustimmung zu Unterschriften reichen, die durch mobile Passwörter authentifiziert werden.

2. Digitale Signaturen
Diese Unterschriften, die außerhalb der USA als “fortgeschrittene elektronische Signaturen” bekannt sind, verfügen über ein Zertifikat, das die Identität des Unterzeichners bestätigt. Es ist ein ähnlicher Prozess wie bei einem TSA-Precheck, der bestätigt, dass eine Person diejenige ist, für die sie sich ausgibt. Diese zusätzliche Zertifizierung kann eine Hard- oder Softwarekomponente sein und gewährleistet eine zusätzliche Sicherheit über die Identität des Unterzeichners.

3. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
Diese neue Form der elektronischen Signatur wird in ganz Europa verwendet und hat den selben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift. Dies ist außerdem die einzige Form von Signatur, die von allen Mitgliedsstaaten der EU anerkannt wird.

Während alle das gleiche Endergebnis liefern – eine rechtsverbindliche Vereinbarung – hat jede Art der Signatur ihre eigenen Aspekte. Digitale und qualifizierte elektronische Unterschriften erfordern etwa einen viel höheren technischen Aufwand. Wenn ein Unternehmen beispielsweise QES verwenden möchte, müssten alle Parteien, die den Vertrag unterzeichnen, bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um ein Authentifizierungszertifikat zu erhalten. Und sobald diese Authentifizierungen abgeschlossen sind, trägt das Unternehmen die IT-Last, einen ganzen Server mit digitalen Zertifikaten gültig und auf dem neuesten Stand zu halten.

Allerdings ist dieser hohe Aufwand nicht immer notwendig. Die meisten Geschäftsverträge, einschließlich Mitarbeiterverträge, Neukundenregistrierung, Bestellungen und Hypotheken, erfordern nur eine einfache elektronische Unterschrift.

Entwickeln einer E-Signatur-Richtlinie

Der nächste Schritt? Eine Richtlinie für elektronische Unterschriften für das eigene Unternehmen zu entwickeln. Welche Arten von Dokumenten werden unterschrieben und wie komplex sind diese? Es ist ideal, so klein und einfach wie möglich zu beginnen und beim Hinzufügen neuer Verträge und Dokumenttypen zu skalieren.

Außerdem muss überlegt werden, wo Geschäfte abgeschlossen werden, auch in naher Zukunft. Es ist eine gute Idee, einen Rechtsbeistand zu konsultieren, um die Vorschriften für elektronische Signaturen in den Ländern festzulegen, mit denen derzeit zusammenarbeitet wird (oder das Vorhaben besteht), um sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe und E-Signaturprozesse übereinstimmen und dass die USA die bevorzugte Gerichtsbarkeit für alle Streitigkeiten sind, die in der Zukunft auftreten könnten.

Sobald ein etabliertes System und eingespielte Workflows bestehen, werden die E-Dokumente genauso wie alle anderen Dokumente behandelt – gespeichert und archiviert. Zudem sollte eine Opt-out-Option vorhanden sein, damit die Prüfer sich dafür entscheiden können, eine handschriftliche Unterschrift zu leisten, wenn sie dies wünschen.

Bei fortschreitenden Bedürfnissen kann man sich für einen eigenen Mix aus Signaturoptionen entscheiden. Viele Unternehmen verwenden beispielsweise für die meisten Verträge einfache Unterschriften und für einige wenige handschriftliche. Bei ausreichender Abschätzung der Bedürfnisse und Risikobereitschaft, werdet ihr das richtige Gleichgewicht finden.

Angesichts der Effizienz, des ROI-Vorteils und der spürbaren Auswirkungen von elektronischen Signaturen werden zweifellos immer mehr Unternehmen den Sprung wagen – und dabei erhebliche Einsparungen erzielen. Indem ihr euch auf euer Unternehmen und seine individuellen Bedürfnisse und Ziele konzentriert, könnt ihr ein E-Signatursystem aufbauen, das sicherstellt, dass rechtsverbindliche Vereinbarungen schnell, einfach und ohne die Kopfschmerzen und die Probleme traditioneller Signaturprozesse geliefert werden.

Weitere Informationen rund um die elektronische Signatur und Adobe Sign erfahrt ihr auf unserem Blog!


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Posted on 03-01-2019


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