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Das wird man ja wohl noch drucken und scannen dürfen: Wie Office-Romantiker die Digitalisierung unterwandern

Am liebsten würde ich sie vor die Tür setzen, all die Laser- und Tintenstrahldrucker, die sämtliche Digitalisierungsbemühungen zunichte machen. Es gleicht einer Sisyphusarbeit, das moderne und damit mobile Büro zu predigen, während im Nachbarraum die alteingesessene Druckerarmada ihre Tintenpatronen und Farbkassetten wetzt und zum Gegenschlag ausholt. Ich habe nichts gegen Drucker, nicht persönlich jedenfalls. Doch sie scheinen die Anziehungskraft eines Dealers zu haben und Papier ist der Stoff, von dem viele Büro-Romantiker nicht loskommen. Digitalisierung als großes Papier-Entzugsprogramm zeigt sich bisweilen wirkungslos – dabei reden doch alle davon!

Der Teufel der Digitalisierung steckt im Detail

Die Frage der Digitalisierung lässt sich nicht trennen von der Frage, wie wir unsere Arbeitswelt gestalten wollen. Digitale Abläufe verändern unsere Art zu arbeiten und ermöglichen uns viele angenehme Dinge, zum Beispiel gelegentliches Homeoffice oder die Erledigung unserer Arbeit unterwegs im Zug. Veränderung ist bekanntlich nur dann erfolgreich, wenn alle Betroffenen zu aktiv Beteiligten werden. Während Unternehmenslenker dazu neigen, in großen, teils überzogenen Dimensionen digitale Transformation zu predigen, scheitern Digitalisierungsbemühungen im ganz normalen Büroalltag an scheinbar banalen Details.

Ich will Ihnen ein Beispiel nennen. Als Erfinder des PDF-Formats dürfte es Sie wenig überraschen, dass wir von Adobe seit vielen Jahren große Hoffnungen in das Potenzial dieses Dateiformats setzen. PDF statt Papier, so unsere These, könne ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum modernen und mobilen Büro sein. Doch da haben wir als Digitalisierungsanhänger die Rechnung ohne die Office-Romantiker gemacht, die weiterhin fleißig drucken und scannen.

Spätestens bei der Unterschrift ist Schluß mit der Digitalisierung

Zwar sind die Zeiten vorbei, in denen sich Aktenordner auf dem Schreibtisch im Chefsekretariat stapeln. Doch spätestens wenn ein Vertrag unterschrieben werden will, war’s das mit dem papierlosen Büro – wegen einer simplen Unterschrift! Dann gleiten die Finger im Blindflug über die Tastatur und fixieren eine Tastenkombination, bei der die Buchstaben längst ausgeblichen sind wie ein Bild aus längst vergangenen Tagen: Strg + P.

Der Kniff der Office-Romantiker

Fast schon ein wenig stolz berichtete kürzlich am Rande einer Veranstaltung eine Person, deren Name nichts zur Sache tut, von ihrem kuriosen Kniff, mit Verträgen und Unterschriften umzugehen. Das Problem kennen wir alle: Nur vertretungsberechtigte Personen dürfen Verträge unterzeichnen. Doch gerade dieser Personenkreis ist häufig verreist, wodurch sich Vertragsangelegenheiten schnell über mehrere Tage oder gar Wochen hinziehen können. Wie bekommen wir einen Vertrag also möglichst schnell unterzeichnet, besonders wenn eine unumgängliche Deadline naht?

Der Kniff geht so: Man scanne die Unterschrift des Vertretungsberechtigten einmalig ein und speichere diese als PDF-Dokument – stets griffbereit – auf dem Desktop. Landet ein neuer Vertrag im PDF-Format im E-Mail-Posteingang, drucke man diesen sowie die gescannte Unterschrift aus. Im nächsten Schritt die gedruckte Unterschrift mit einer Schere auf die passende Größe stutzen und an die richtige Stelle im ausgedruckten Vertrag kleben. Den Vertrag inklusive aufgeklebter Unterschrift einscannen und als PDF-Dokument per E-Mail zurück an den Vertragspartner. Fertig!

Nur weil’s Papier ist, ist es nicht automatisch rechtsverbindlich

Was für Büro-Romantiker wie das letzte Aufbäumen vor dem endgültigen Siegeszug der Digitalisierung des Arbeitsplatzes klingen mag, ist in vielen Unternehmen gängige Praxis. Doch allein schon Ihrem Haus- und Hof-Juristen dürften sich bei dem Gedanken, wie mit Unterschriften hantiert wird, die Nackenhaare aufstellen – ganz zu schweigen von der absolut desaströsen Effizienz-Bilanz eines solchen Vorgangs. Der sogenannte „Kniff“ ist nicht nur äußerst ineffizient, erst ist aus rechtlicher Sicht schlichtweg eine Katastrophe – vor allem aufgrund der äußerst schwachen Beweiskraft einer per „Kniff“ erstellten Unterschrift.

Zugegeben, ich spitze hier ein wenig zu. Unstrittig ist allerdings, dass Leute sich aus einem vermeintlichen Mangel an besseren Alternativen die kuriosesten Dinge einfallen lassen, um den berühmten Kaiser Wilhelm aufs Papier zu bringen. Das papierlose Büro bleibt Wunschdenken und der Medienbruch ist perfekt. Dabei gibt es viele gute digitale Lösungen, die – um beim Unterzeichnen von Verträgen zu bleiben – den gesamten Vorgang lückenlos unterstützen und nachvollziehbar machen. Mit der elektronischen Signatur wurden vor nicht allzu langer Zeit zudem die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen, um Vertragsdokumente in digitaler Form rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Der transparente Signaturverlauf ist hier der Schlüssel zu einer besseren Beweisbarkeit.

Risiken identifizieren und dem Offline-Abenteuer ein Ende setzen

Beispielsweise sorgt unser Online-Service Adobe Sign für einen lückenlos nachweisbaren Signaturverlauf und stellt mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung sicher, dass auch die richtige Person unterschreibt. Unterschrieben wird direkt auf dem Computer, Smartphone oder Tablet. Dabei merkt sich das System wichtige Infos wie E-Mail-Adresse, Mobilnummer des SMS-Codes, IP-Adresse und den Zeitstempel, um im Nachhinein keine Zweifel an der Unterschrift aufkommen zu lassen. Nichts wird gedruckt, nichts gescannt. Sehen Sie sich gerne auch einmal ähnliche Lösungen am Markt an. Dieser Tipp ist aus Sicht meines Arbeitgebers nicht sonderlich verkaufsfördernd. Doch ich will Ihnen dabei helfen, loszukommen vom ewigen Kreislauf Drucken-Scannen-Drucken-Sca… Und dazu ist mir nahezu jedes Mittel recht.

Absurder Weise sind es ausgerechnet die zuvor genannten Büro-Romantiker, die ihre Zweifel an der elektronischen Signatur und den genannten Lösungen kundtun und sich gleichzeitig durch kuriose Kniffe wie den zuvor beschriebenen auf ein Abenteuer einlassen, das aus rechtlicher Sicht mehr als fragwürdig ist. Ob Sie sich nun als Offline-Verfechter oder als Digitalisierungsanhänger outen: Wie bei allen Digitalisierungsbemühungen kann ich Ihnen auch an dieser Stelle nur wärmstens empfehlen, sich mit den jeweiligen Risiken detailliert auseinanderzusetzen, damit die für Ihr Unternehmen wirklich wichtigen Fragen wie Compliance, Zuverlässigkeit, Nachvollziehbarkeit und Vertrauen nicht auf der Strecke bleiben.

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