Adobe Document Cloud

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Datendünger für die digitale Zukunft

Den Namen des Unternehmens KWS SAAT SE haben vermutlich die wenigsten Konsumenten schon einmal in den Mund genommen. Aber den Zucker, der am Ende aus Zuckerrübensaatgut entsteht, lassen sich viele auf der Zunge zergehen. Das Unternehmen mit Hauptsitz im niedersächsischen Einbeck ist der weltweit viertgrößte Hersteller von Saatgut für Zuckerrüben, Getreide, Mais und Raps. Trotz schwieriger Rahmenbedingungen in der Agrarbranche befindet sich das Unternehmen auf Wachstumskurs. Über eine Milliarde Euro Umsatz erwirtschafteten die rund 5.000 Mitarbeiter in 70 Ländern im Geschäftsjahr 2016/2017.

Die KWS SAAT SE blickt auf Wurzeln bis in das Jahr 1856 zurück. Heute ist sie ein Vorreiter in der digitalisierten Landwirtschaft des 21. Jahrhunderts, in der Daten der wichtigste „Dünger“ sind. Für eine möglichst kurze Time-to-Market entscheidet die KWS mithilfe von Kameradrohnen, Big Data und künstlicher Intelligenz, welche Züchtungen am aussichtsreichsten sind. Und neben dem Saatgut selbst
unterstützt das Unternehmen seine Kunden durch leistungsstarke Tools fürs Precision Farming, zum Beispiel bei der Analyse und dem Monitoring von Aussaat und Ernte.

Neue Technologien, dynamische Märkte, sich ändernde Kundenbedürfnisse: Um die Datenflut in der
globalen Unternehmensorganisation in 70 Ländern zu meistern, digitalisiert die KWS auch ihre eigenen Geschäftsprozesse zunehmend. Ein Meilenstein auf diesem Weg ist ein zentrales Shared Service Center mit Sitz in Berlin, das ab dem Frühjahr 2018 die administrativen Aufgaben aller weltweiten Betriebseinheiten an einem Ort bündelt. Für nahtlose Prozesse ist eine möglichst papierlose Zusammenarbeit das Ziel. Bei dieser großen Etappe in der digitalen Transformation vertraut KWS auf die Adobe Document Cloud auf Basis eines speziellen Rahmenvertrages.

Adobe Document Cloud digitalisiert Global Transaction Center der KWS SAAT SE

Ob nun eine Rechnung zu bezahlen, ein Vertrag rechtlich zu prüfen oder ein neuer Arbeitsvertrag vorzubereiten ist – um diese und viele weitere operative Dokumentenprozesse kümmern sich die 270 Mitarbeiter des neuen Shared Service Center, das intern „Global Transaction Center“ heißt. Dafür benötigt KWS eine leistungsstarke Infrastruktur für Dokumentenprozesse, welche die Zusammenarbeit der Kollegen
in Berlin mit den Landesgesellschaften von Argentinien bis China erleichtert.

„Die Tools und Services der Adobe Document Cloud sind ideal, um mit einem globalen Dokumentenmanagement unsere Geschäftsprozessen weiter zu digitalisieren“, erklärt Jens Hittmeyer, Head of Corporate Information Technology bei der KWS SAAT SE.

So wird die PDF-Komplettlösung Acrobat Pro DC eine tragende Rolle für das Erfassen und Einpflegen von Dokumenten in das konzernweite SAP System spielen. Zudem hat sich KWS zwecks einer Umstellung von papiergebundene auf elektronische
Unterschriften für den cloud-basierten Signaturdienst Adobe Sign entschieden.

„Beim Vergleich verschiedener PDF-Lösungen hat uns die Anwendungsqualität von Adobe auf ganzer Linie überzeugt. Die Texterkennungsleistung ist einzigartig, die elektronische Signatur absolut ausgereift und die hervorragende Anbindung an bestehende Systeme wie Salesforce und SAP erleichtert die Implementierung erheblich. Auch in punkto IT-Security bietet Adobe ein Sicherheitsniveau, das vergleichbare Lösungen nicht ermöglichen“, erklärt CIO Jens Hittmeyer.

Mit digitalen Dokumentenmanagement Effizienzreserven heben

Die KWS SAAT SE möchte insbesondere die standortübergreifende Zusammenarbeit weiter ausbauen wie auch Dokumentenprozesse erheblich beschleunigen. „Die digitalen Dokumentenlösungen von Adobe unterstützen uns dabei, Schritt für Schritt zu einem papierlosen Unternehmen zu werden. Das wird enorme Effizienzreserven heben“, ist Jens Hittmeyer überzeugt.

Auf Papier eingehende Schriftstücke auf dem Postweg innerhalb der Konzernorganisation weiterzuleiten, wird künftig der Vergangenheit angehören. Stattdessen wird beispielsweise eine Rechnung in Berlin gescannt, per OCR-Verfahren in Adobe Acrobat Pro durchsuchbar gemacht und dem Archivsystem hinzugefügt. Anschließend erhält der Kostenstellenverantwortliche eine Freigabeanforderung in der SAP-Oberfläche.

Der elektronische Signaturprozess mit Adobe Sign wird zunächst im Fall von beiderseitigen Vertraulichkeitserklärungen zum Einsatz kommen und dann sukzessive auf andere Verträge ausgeweitet. Statt Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, unterzeichnen die Beteiligten am Desktop, per Smartphone oder Tablet.

Angestoßen wird der Unterschriftsprozess über die Weboberfläche von Adobe Sign. Mehr als einen gängigen Browser zum Versenden und eine E-Mail-Adresse zum Empfangen der Anfrage braucht keiner der Beteiligten dafür. „Es ist im Geschäftsalltag ein großer praktischer Vorteil, wenn ein Unterschriftsvorgang nicht mehrere Tage pausiert, sondern mit Adobe Sign auch unterwegs auf einem Tablet erledigt werden
kann“, betont Jens Hittmeyer.

Maßgeschneiderte Lösung dank ETLA-Rahmenvertrag

Von den Vorteilen der Adobe Document Cloud profitiert die KWS seit November 2017 durch einen Rahmenvertrag (Enterprise Terms License Agreement, ETLA). Durch die Laufzeit von drei Jahren bietet die Vereinbarung mittelfristig Planungssicherheit. Gleichzeitig ermöglicht sie, Lizenzen für Acrobat Pro DC und Adobe Sign flexibel nachzubuchen und mit wenigen Klicks in der Adobe Verwaltungskonsole zur Verfügung zu stellen. So wächst der Lizenzvertrag mit dem Erfolg des Unternehmens einfach mit.

Adobe Acrobat DC, Adobe Sign, Kundenreferenzen

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