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Dynamische Dokumentenverwaltung durch elektronische Signaturen

Jeder kennt das Szenario aus dem eigenen Büroalltag: Kaum ist der Vertrag an den Kunden versandt, entdeckt ein Mitarbeiter einen Fehler — leider zu spät, der Vertrag liegt schon beim Geschäftspartner. Dieser soll ihn prüfen, meldet sich allerdings nicht zurück. Niemand kann nachverfolgen, ob das Dokument geöffnet, geprüft oder bearbeitet wird. Aber gerade beim Erstellen von Verträgen befinden sich Mitarbeiter oft in einem Wettlauf mit der Zeit. Hinzu kommt, dass Teams zwischen verschiedenen Plattformen und Programmen wechseln müssen bis Daten, Bildmaterial und Vertragsbedingungen in einem übersichtlichen Arbeitsdokument zusammengefasst sind.

Diese oder ähnliche Situationen findet man mit hoher Wahrscheinlichkeit in Büros auf der ganzen Welt. In einer schnelllebigen und immer anspruchsvolleren Geschäftswelt haben solche Stolpersteine aber definitiv keinen Platz.

Daher erweitern Adobe und Microsoft ihre bereits bestehende Partnerschaft mit dem Ziel, Kunden und Mitarbeitern eine optimale Nutzungserfahrung zu bieten und die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Dokumentenprozesse lassen sich durch die erweiterte Kooperation vereinfachen und so effizient gestalten, dass Unternehmen unter den heutigen Wettbewerbsbedingungen bestehen können.

Kooperation mit voller Power

Die Partnerschaft der beiden branchenführenden Unternehmen wurde 2016 mit Microsoft Dynamics und der Adobe Experience Cloud angestoßen und 2017 auf die Adobe Document Cloud ausgeweitet, um elektronische Genehmigungs- und Vertragsprozesse zu verbessern und die Produktivität der Anwender von Office 365 und Dynamics 365 zu erhöhen.

Optimierte Geschäftsprozesse

Ob ein Vertriebsleiter mit einem Lieferanten zusammenarbeitet, Personalbeschaffer geeignete Bewerber auswählen oder Rechtsanwälte einen Arbeitsvertrag erstellen und versenden – in allen Fällen sind Unterschriften ein wichtiges Element und Teil der täglichen Arbeit.

Aber mehr als ein Drittel der befragten Geschäftsführer gibt an, Verträge mit fehlenden oder falschen Angaben zu erhalten. Auch während der Vertragsabwicklung tauchen Probleme auf: Welche Dokumente wurden versandt, am anderen Ende entgegengenommen, sind bereits unterschrieben oder wurden zurückgeschickt? Und wie kann sichergestellt werden, dass Dokumente nicht ohne vorherige Absprache geändert werden? Eine schnelle und effiziente Vertragsabwicklung ist angesichts dieser Schwierigkeiten eine echte Herausforderung.

Die Umstellung auf elektronische Signaturen mit Adobe Sign beseitigt diese Probleme: Mehr als die Hälfte der Fortune 100-Unternehmen erstellen mit Adobe Sign bereits schnell und sicher digitale Signaturen. Allein im vergangenen Jahr wurden über die Adobe Document Cloud mehr als acht Milliarden Transaktionen mit elektronischen und digitalen Unterschriften abgewickelt.

Darüber hinaus haben ab sofort 135 Millionen monatlich aktive Office 365-Anwender im kommerziellen Bereich mit Adobe Sign Zugriff auf erstklassige elektronische Signaturen und PDF-Dienste von Adobe.

Am Beispiel eines Lieferantenvertrags lässt sich darstellen, wie der Workflow durch die Partnerschaft zwischen Adobe und Microsoft drastisch vereinfacht wird:

  • Anwender gehen zunächst auf die SharePoint-Liste und markieren den Namen des Lieferanten. In Dynamics 365 wird „Verkaufschance“ ausgewählt.
  • Durch die Integration von Adobe Sign öffnen Anwender einen Vertrag direkt in SharePoint/Dynamics 365.
  • Der Vertrag wird mit Daten aus SharePoint/Dynamics 365 befüllt. Bei Bedarf werden zusätzliche Felder ergänzt. Anschließend wird der Vertrag zur Unterschrift an den Lieferanten verschickt.
  • In SharePoint/Dynamics 365/Outlook wird kontrolliert, wann der Lieferant den Vertrag öffnet, unterschreibt und zurückschickt.
  • Da das Dokument mit Adobe Document Cloud versandt wurde, kann der Vertrag auf jedem Endgerät angezeigt und unterwegs unterschrieben werden.

Der US-Bundesstaat Hawaii nutzt Adobe Sign mit SharePoint und Outlook: Über einen Zeitraum von 2 1/2 Jahren wurden durch die optimierte Abwicklung von 400.000 Verträgen Kosten von 5 Millionen US-Dollar eingespart.

Digitalisierung des kompletten Dokumentenlebenszyklus

Durch Integration von Adobe Sign und der Adobe PDF-Dienste in Microsoft Office und SharePoint wird die Digitalisierung von Dokumenten vom Erstellen über die Verwendung bis zum Löschen beziehungsweise Sichern vereinfacht. Der in drei Hauptphasen unterteilte Workflow bietet Unternehmen, damit einen erheblichen Mehrwert.

  1. Dokumentenerstellung: Plattformübergreifend werden Dokumente und Verträge unabhängig von den genutzten Anwendungen und dem Speicherort der Daten erstellt. Mit wenigen Klicks werden Dateien und Daten aus einer Microsoft Anwendung eingefügt und in einem Dokumentenpaket erfasst oder zu einem Vertrag zusammengefügt.
  2. Zusammenarbeit: Ob man spontan mit Kollegen zusammenarbeitet oder im Rahmen eines strukturierten Prozesses — durch Einbindung von PDF-Diensten in SharePoint und OneDrive werden PDF-Dateien bequem im Teamwork mit Kollegen erstellt, zusammenfügt und freigegeben. Zudem erstellen Administratoren durch Verwendung der Adobe Sign-Vertragsvorlagen in SharePoint/Dynamics spezifische Regeln und versenden Dokumente automatisch in Sekundenschnelle zur Überprüfung und Genehmigung.
  3. Dokumentenabwicklung: Mit wenigen Klicks werden Verträge unterschrieben, genehmigt, beglaubigt, versandt und in Microsoft Anwendungen veröffentlicht.

Haben wir euer Interesse geweckt? Weitere Informationen rund um Adobe Sign bekommt ihr hier.

Über den Autor:
Saurabh Khurana
Saurabh is a senior product marketer with Adobe Document Cloud and leads their segment marketing efforts. He is a UCLA alum and previously led product strategy for Norton online services at Symantec in Los Angeles. Economics is Saurabh’s favorite subject and, not surprisingly, Planet Money is always on his podcast playlist.
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