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Make it New Work! – Blogpostserie mit Expertenbeispielen und Tipps

Einfach besser arbeiten – aber wie? In einer veränderten Geschäftswelt rücken Vernetzung und zugängliche, wegweisende Technologien zunehmend in den Vordergrund. Die Digitalisierung – eine große Chance! Papierstapel auf dem Schreibtisch, umständlicher Transfer von Dokumenten – das alles gehört nun der Vergangenheit an. Die neue Arbeitswelt bringt mehr Produktivität, Kreativität, Rentabilität. Und wir befinden uns mitten drin: Die Blogserie „Make it New Work!“ dreht sich rund um verbesserte Workflows in einem intelligenten, technologiegestützten Arbeitsumfeld.

Das „Papierlose Büro“, „Collaboration“ oder „Mobile Working“, wir gehen in den kommenden Wochen diesen und anderen Buzzwords der neuen Arbeitswelt nach, stellen konkrete Beispiele durch unsere Gastautoren vor und geben Tipps für den persönlichen Weg zum digitalen Dokumentenarbeiter.

Den Auftakt macht Carsten Knobloch, Online-Redakteur und Betreiber von Caschys Blog. Er nimmt Sie mit auf seinen Weg durch die Digitalisierung und Organisation von Dokumenten – bis hin zum effektiven und (fast) papierlosen Büro.

Dokumente digitalisieren – was macht Sinn?

Wer sich heute damit beschäftigt, sein Büro möglichst papierlos zu gestalten, der wird förmlich erschlagen von den ganzen Möglichkeiten. Es warten zahlreiche, fast unzählige kostenlose und kostenpflichtige Werkzeuge darauf, vom Nutzer eingesetzt zu werden.

Vieles davon ist absolut überdimensioniert für den einfachen Anwender, anderes benötigt spezielle Software, je nach Beruf und Profession des Nutzers. Des Weiteren ist zu beachten, dass einige Dokumente nicht rein digital, sondern zusätzlich in Papierform vorliegen müssen. Was vorgehalten werden muss und was nicht, das hängt ebenfalls vom Aufgabenbereich des Anwenders ab.

Ich blogge seit 2005, seit 2008 arbeite ich hauptberuflich an meinem eigenen Blog und als Online-Redakteur. Papier auf meinem Schreibtisch machte mich schon immer nervös, vermittelt es mir doch den Eindruck, dass noch viel Arbeit zu erledigen wäre.

Ich bin schon recht früh auf den Zug namens “Papierloses Büro” aufgesprungen, noch bevor es zahlreiche Verwaltungslösungen für Dokumente überhaupt gab. Bedeutet: Ich habe mir ein minimales Setup aufgebaut, welches für viele Belange reicht – denn unter Umständen braucht man wirklich nicht viel, um das Büro von Papier zu befreien.

Wer besonders viel Papier digitalisieren möchte, der kommt sicher in der Anfangsphase des Digitalisierens nicht um einen Dokumentenscanner herum – oder zumindest einen normalen Scanner. Mit Glück befindet sich so einer im Freundeskreis. Oft liegt den Geräten auch Software bei, die für OCR (Englisch: optical character recognition) sorgt. Hierbei werden die Zeichen auf dem Papier erkannt, sodass diese maschinell durchsuchbar sind.

Das Smartphone kann reichen

Ich persönlich gehe mittlerweile anders vor, nutze tatsächlich nur das Smartphone zum Digitalisieren von Inhalten. Ich besitze keinen Scanner und für meine wenigen Ausdrucke, um die ich nicht herum komme, reicht ein Laserdrucker, da jeder Tintendrucker bei mir eintrocknen würde. Heutige Smartphone-Kameras sind stark genug, um vernünftig Papier abzufotografieren, des Weiteren gibt es Software, die einem viel Arbeit abnimmt. Tipp an dieser Stelle: Man sollte am besten keine App dafür nutzen, die nichts anderes macht als das Dokument abzufotografieren. Es darf schon etwas mehr sein.

Die passende Software finden

Adobe Scan ist eine der Lösungen, die ich seit Erscheinen im Juni 2017 auf meinem Smartphone habe. Die App gibt es für Android und iOS. Für Sparfüchse sicher interessant: Das grundsätzliche Erstellen von PDF-Dateien ist nach Anmeldung mit einem Adobe-Konto kostenlos möglich, inklusive OCR des fotografierten Dokumentes. Hier gibt es allerdings eine Beschränkung, so lassen sich pro PDF „nur“ 25 Seiten erstellen. Das sollte aber sicherlich für die meisten Anwendungsgebiete reichen – wenn man Rechnungen archiviert beispielsweise.

Hat man die App installiert und sich angemeldet, dann kann man direkt loslegen. Einfach das Papier auf eine gerade Oberfläche legen und mit der Adobe Scan-App draufhalten. Hat man das Dokument fotografiert, so kann man es im Nachgang noch bearbeiten, so lassen sich unsauber abfotografierte Kanten begradigen, es kann die Farbe geändert werden oder man dreht das Dokument.

An die Texterkennung denken

Praktisch: Hat man in der falschen Reihenfolge fotografiert, so lassen sich die Dokumente auch später noch anordnen. Bei Adobe Scan findet der OCR-Vorgang nicht auf dem Gerät statt, stattdessen wird das Foto in die Cloud hochgeladen, analysiert und dann in das entsprechende PDF umgewandelt. Im Anschluss kann man es mobil als Kopie freigeben, per E-Mail verschicken oder man gibt das Dokument als Link weiter, sodass der Empfänger direkt im Browser Zugriff hat.

Nutzer des mobilen Adobe Acrobat können ihr Dokument auch gleich weiter verarbeiten. Theoretisch wäre dies schon die halbe Miete, denn das Dokument ist nun durchsuchbar und in der App gespeichert. Alles auf dem Smartphone, das Papier könnte theoretisch in die blaue Tonne.

Da es aber in den meisten Fällen so einfach nicht ist, gehe ich einen Schritt weiter, denn ich möchte meine wichtigen Dokumente nicht nur auf dem Smartphone wissen. Wie immer führen viele Wege nach Rom.

Wenn Scannen nicht alles ist

Wer es einfach mag und nicht viel bearbeiten möchte, der könnte jetzt seine Dokumente auf den Rechner laden und sich – je nach Vorliebe – um die Archivierung kümmern.

Auch ohne Spezial-Software sind Dokumente durch OCR auffindbar, da man einfach nach Inhalten suchen kann, ohne einen Dateinamen zu kennen. So bin ich pragmatisch unterwegs und habe im System lediglich ein paar wenige Ordner, geordnet nach Jahren und Themen, denn wenn ich etwas suche, dann findet es das Betriebssystem, da ich nach reinen Inhalten suche.

Wer allerdings einen höheren Anspruch hat, der kann auch zu Adobe Acrobat DC greifen, die Software bietet gleich den Vorteil, dass die Scans komplett automatisch auf dem Rechner, bzw. der Document Cloud vorhanden sind, da der Scan-Vorgang ja eh online stattfindet.

Aber man hat auch zahlreiche Bearbeitungsmöglichkeiten, die für professionell aufgestellte Anwender sicherlich nützlich sein können. So lassen sich PDF-Dokumente im Nachgang noch bearbeiten, verbessern, mit Anmerkungen versehen, schützen, unterschreiben und all dies.

Der Einsatz der Software wäre also das nächste Level von “Scannen und irgendwie finden”, denn hiermit wird verwaltet, bearbeitet, gefunden und gegebenenfalls in andere Formate umgewandelt.

Eigene Bedürfnisse erfassen

Die Möglichkeiten mit Adobe Acrobat DC sind sehr vielfältig und decken wahrscheinlich mehr ab als ich privat oder beruflich benötige. Aber ich bin da als Minimalist auch kein Maßstab, es soll ja Menschen geben, die sehr viel im Nachgang noch bearbeiten. Ob man eine solche große Lösung für sich benötigt, muss man sicherlich selber herausfinden. Reicht Scannen, OCR und das Auffinden von Dokumenten? Adobe Scan ist eine Wahl. Möchte man im Nachgang Dokumente professionell verwalten, weiter verarbeiten und sucht die größere Lösung für den Geschäftsbereich, dann kann der Blick auf Adobe Acrobat DC fallen.

Spielt man diesen Beitrag durch, dann hat man am Ende wohl zwei Möglichkeiten: Einmal das Scannen von Dokumenten mit der reinen Möglichkeit des Wiederfindens, auf der anderen Seite können ambitionierte Nutzer so ziemlich alles mit ihren PDF-Dateien anstellen, wenn sie denn auf Lösungen wie Acrobat DC setzen.

Das fast papierlose Ende

Das Ergebnis hingegen ist identisch: Man kann sich von Papier trennen. Je nach Inhalt muss man hier natürlich unterscheiden. Während ich beispielsweise jede Papiermarke und jedes Dokument scanne und das Papier danach entsorge, ist es im geschäftlichen Umfeld manchmal nicht so einfach, da Originale aufbewahrt werden müssen. Das geht auch mir so. Man kommt also nicht drum rum, Papier aufzubewahren. In meinem Fall landen aufbewahrungspflichtige Dokumente in einem Ordner, der dann irgendwo gelagert wird. Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn, denn ich habe alles digital vorliegen. Wie oft ich schon in digitalen Dokumenten wühlen musste? Häufig. Wie oft ich im Ordner mit dem Papier etwas suchen musste? In all den Jahren nicht einmal.

Von daher: Fangt an, euer Papier zu digitalisieren. Es schafft Platz, sorgt für Ordnung und erspart viel Stress bei der Suche. Einfach mal machen und anfangen.

Über den Autor
Carsten Knobloch bloggt seit 2005 auf seinem Blog Caschys Blog. Was als privater Blog gestartet ist, ist heute einer der erfolgreichsten Tech- und Gadget-Blogs Deutschlands. Der gebürtige Dortmunder liebt Fußball mindestens genauso wie das Bloggen über neue Technologien.

Smarte Tipps, die euch den Weg zum papierlosen Büro erleichtern, findet ihr hier. Erfahrt außerdem noch mehr zum Thema New Work! Wie ihr im dezentralen Team arbeitet, zeigt euch Anna Volquardsen von Dear Work. Mobile Working unter der Sonne Thailands? Die Reiseblogger Tobias Meyer und Marcel Gorgolewski von “Home is where your Bag is” nehmen euch mit in ihren Arbeitsalltag nach Kho Phangan. Außerdem warten weitere praktische Tipps auf euch. Wir verraten euch, wie ihr euer PDF noch cleverer nutzt und es obendrein auch noch für Suchmaschinen optimiert.

Adobe Acrobat DC, Adobe Scan

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