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January 30, 2018 /Adobe Sign /

Wenn der Kunde per Smartphone unterschreibt: Die 14 wichtigsten Fragen und Antworten zur elektronischen Signatur in der Finanzbranche

Wenn Banken, Versicherungen oder andere Finanzdienstleister mit Kunden Verträge schließen, ist eine Unterschrift unverzichtbar. Doch Papierbogen und Tintenfüller sind dafür nicht mehr alternativlos. In vielen Fällen ist eine elektronische Signatur die bessere Alternative. Schließlich entschlackt sie den Terminkalender und erspart den Postversand bzw. das Ausdrucken und Scannen von Mail-Anhängen.

Immer mehr Finanzdienstleister nutzen daher den elektronischen Signaturprozess, um Unterschriften von ihren Kunden digital einzuholen. Dies zeigt der große Zuspruch zu unserem Webinar „Kundenkommunikation und Dokumentenprozesse im Finanzumfeld. Die elektronische Signatur – verbindlich und schnell“.

Wer eine Zusammenfassung des Webinars nochmal in Ruhe nachschauen möchte, hat hier die Gelegenheit dazu. Darin präsentieren Rüdiger Herfrid, Marketing Manager Adobe Sign, und Ralf Marg, Strategic Client Success Manager Adobe Sign, alles Wissenswerte zur Rechtsgültigkeit und Datensicherheit von elektronischen Signaturen. Außerdem veranschaulichen sie den Prozess anhand von zwei Praxisbeispielen aus der Finanzbranche. Dabei geht es zum einen um eine digitale Selbstauskunft und zum anderen um einen typischen Leasingvertrag.

Nichtsdestotrotz wirft das relativ junge Thema bei vielen Interessierten Fragen auf. Deshalb vermittelte das Online-Seminar nicht nur die Grundlagen rund um die elektronische Signatur mit Adobe Sign, sondern beantwortete auch Zuschauerfragen im Chat. Die wichtigsten Fragen und Antworten präsentieren wir in diesem Blog-Beitrag.

1. Wie richte ich beim Endkunden eine elektronische Signatur ein?
Damit Finanzkunden die elektronische Signatur leisten können, ist eine „Einrichtung“ im Sinne einer Software- oder Hardware-Installation nicht nötig. Da Adobe Sign über eine Weboberfläche läuft, benötigt der Kunde lediglich einen Computer oder ein Smartphone mit Zugang zum Browser und zum Internet. Sofern bei Dokumenten mit erhöhen Sicherheitsanforderungen die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommt, benötigt der Kunde noch die notwendige Ausstattung für ein Videoidentifizierungsverfahren.

2. Welche Version von Acrobat oder Adobe Reader brauche ich als Versender, um Dokumente in Adobe Sign zu bearbeiten und welche brauchen Empfänger, um diese zu lesen?
Der Signatur-Prozess erfolgt sowohl auf Seite des Versenders als auch auf Seiten des Empfängers vollständig im Browser. Um das Dokument in den Signatur-Prozess zu geben und es zu unterzeichnen, ist keine lokale Installation einer PDF-Software auf dem Computer, Smartphone oder Tablet nötig. Selbst für die Erstellung des Ursprungsdokuments ist keine PDF-Software von Adobe erforderlich. Als Ausgangsdatei werden von beliebigen Programmen erstellte PDF, Word-Dokumente, JPG-Bilder, Power-Point-Präsentation und viele andere gängige Formate akzeptiert.

3. Wie stellt Adobe Sign bei der einfachen elektronischen Signatur sicher, dass nicht ein anderer Nutzer auf Mail-Konto des eigentlichen Empfängers zugreift und unbefugt unterschreibt?
Um solchen Fällen vorzubeugen, können Unternehmen, die Adobe Sign verwenden, auf Wunsch eine zusätzliche Sicherheitsebene einziehen: die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifikation. Dies ist eine anerkannte Methode, die viele führende Cloud-Diensten einsetzen. Sie kombiniert die persönliche E-Mail-Adresse und einen Einmal-Code, der per SMS an die persönliche Handy-Nummer gesendet wird. Erst nachdem der Empfänger den richtigen Code eingibt, kann er das Dokument unterzeichnen. Dies gewährleistet eine hohe Sicherheit, weil es in der Praxis sehr unwahrscheinlich ist, dass jemand Unbefugtes gleichzeitig Zugang zum E-Mail-Konto sowie zum Handy und dessen Entsperr-Sicherung des rechtmäßigen Unterzeichners hat.

4. Ermöglicht es Adobe Sign, Unterschriften auch mobil zu leisten?
Ja. Sowohl das Ausfüllen als auch das Prüfen und Unterzeichen von Dokumenten ist mit Adobe Sign auf jedem gängigen Browser eines Smartphones oder Tablets möglich.

5. Ist Adobe Sign nur als Cloud-basierte Anwendung verfügbar?
Ja. Adobe Sign ist als reiner Online-Service konzipiert. Dies ist in dem Konzept von Adobe Sign begründet. Die Verankerung in der Cloud ist eine Voraussetzung, um alle Informationen zusammenzuführen, die für die Dokumentation des Signatur-Prozesses notwendig sind. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welcher Vertragspartner zu welchem Zeitpunkt mit welchem Gerät die Unterschrift geleistet hat. Mit einer „On-premise“-Lösung wäre dies in dieser Form nicht umsetzbar.

6. Was kostet die Nutzung von Adobe Sign?
Für den Empfänger ist die Nutzung kostenlos. Unternehmen, die Adobe Sign für den Versand von zu unterzeichnenden Dokumenten verwenden wollen, können zwischen verschiedenen Lizenzmodellen wählen. Abhängig von der Anzahl der Nutzer und Transaktionen erstellt Ihnen Adobe ein Angebot. Lizenzpakete für Adobe Sign sind für Unternehmenskunden ab 3.000 Euro pro Jahr erhältlich. In diesem Preis sind zehn Nutzer und 300 Transaktionen pro Nutzer inbegriffen.

7. Gibt es ein Limit für die Anzahl von Dokumenten die zur Unterschrift versendet werden können?
Wie viele Dokumente während der Nutzungsdauer versendet werden können, legen Lizenznehmer im Zuge der Lizenzvereinbarung fest. In jedem Lizenzpaket von Adobe Sign sind 300 Transaktionen pro User pro Jahr inkludiert. Dabei können bei jeder Transaktion standardmäßig Dokumente im Umfang von bis zu 100 Seiten versendet werden. Statt aus einer einzigen Datei kann eine Transaktion aber auch aus mehreren Dateien bestehen. Pro Vertrag sind bis zu 25 Unterschriften möglich, sodass auch Vereinbarungen mit sehr vielen Beteiligten über Adobe Sign geschlossen werden können.

8. Benötigen die Unterzeichner von Dokumenten eine Software-Lizenz?
Nein, die Unterzeichner von Verträgen benötigen keine Lizenz um Dokumente unterschreiben zu können. Auch eine Registrierung bei Adobe ist nicht erforderlich.

9. Inwiefern lässt sich Adobe Sign per Programmierschnittstellen in bestehende Systeme einbinden?
Adobe setzt auf ein offenes System und ermöglicht daher Entwicklern auf vielfältige Weise, Adobe Sign in die bestehende IT-Landschaft von Unternehmen zu integrieren. Von Haus aus hat Adobe Sign Schnittstellen, unter anderem zu SAP, Microsoft Dynamics, Sharepoint und Salesforce an Bord. Auch eigenentwickelte Systeme mit Adobe Sign zu verknüpfen, ist ein Leichtes. Aufgrund der detaillierten Dokumentation der Adobe Sogn API ist die Einbindung für Entwickler schnell zu bewerkstelligen.

10. Bietet Adobe Sign eine Archiv-Funktion?
Ja. Auf Wunsch können Kunden auch die Archiv-Funktion der Cloud-Plattform von Adobe Sign nutzen. Dadurch lässt sich jeder Vertrag sicher archivieren und dank Suchfunktion auch nach Jahren noch schnell und einfach auffinden. Unternehmen, die Adobe Sign für die elektronische Signatur nutzen, können die Vertragsdokumente natürlich auch in ihrer eigenen Server-Umgebung speichern. Dann verbleiben die Vertragsdokumente nur für die Abwicklung des technischen Vorgangs auf den Servern von Adobe Sign und werden nach wenigen Sekunden gelöscht. Ob und wie lange Dokumente bei Adobe Sign archiviert werden sollen, können Kunden im Zuge des Lizenzvertrags festlegen. Unabhängig davon ist es möglich, viele gängige Archivsysteme per Programmierschnittstelle mit Adobe Sign zu verknüpfen.

11. Können Dokumente mit Adobe Sign vorausgefüllt werden?
Ja, dies ermöglicht die sogenannte Prefill-Funktion. Damit kann der Absender vor dem Beginn des Signatur-Prozesses Formularfelder in einem Dokument definieren und vorausfüllen. Anwender können die Funktion für einen Einmalversand oder für den Aufbau eines Vorlagen-Katalogs verwenden.

12. Wird der Signatur-Prozess ausschließlich per E-Mail durchgeführt oder lässt er sich auch auf einer Webseite einbinden?
Den Signatur-Prozess per E-Mail vorzunehmen, ist die gängigste Vorgehensweise. Alternativ lässt sich der Signatur-Prozess mit Adobe Sign auch als sogenanntes Widget in eine Webseite integrieren. Dann führt ein Link auf der Webseite zu dem zu unterzeichnenden Dokument.

13. Wie schnell kann ich Adobe Sign in meinem Unternehmen einbinden?
Das geht sehr kurzfristig, da Adobe Sign nach dem „Software-as-a-Service“-Prinzip keine Hardware- und Software-Installation erfordert. Sobald der Lizenzvertrag vereinbart und der Account angelegt ist, können Anwender direkt loslegen und Dokumente zum Unterschreiben versenden.

14. Wie umfangreich können Unternehmen aus der Finanzbranche Adobe Sign testen?
Adobe Sign lässt sich 14 Tage lang in vollem Umfang ohne Funktionsbeschränkung ausprobieren. In diesem Zeitraum können Nutzer den Signatur-Prozess ausgiebig testen, indem sie beispielsweise Musterverträge hochladen und von Kollegen unterschreiben lassen.

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