Digitales Vertragsmanagement: Wo gigantisches Optimierungspotenzial brach liegt

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Vom papierlosen Büro träumt so gut wie jedes Unternehmen. Doch bei Vertragsangelegenheiten gerät die Digitalisierung ins Stocken. Dabei sind die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen längst gegeben – Stichwort elektronische Signatur. Woran scheitert das digitale Vertragsmanagement also? Vor allem an fehlendem Knowhow. Was möglich ist und was nicht – ein Aufklärungsversuch.

Es spricht doch eigentlich alles für den elektronischen Abschluss und Austausch von Vertragsdokumenten: Schnellere Abläufe, höhere Mitarbeiterproduktivität, zuverlässigere und rechtssichere Prozesse. Dennoch machen die meisten Unternehmen halt, wenn es um die Digitalisierung von Vertragsangelegenheiten geht – und das obwohl laut IDC mehr als 90 Prozent der deutschen Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse erkannt haben wollen.

Das papierlose Büro ist im Mindset deutscher Unternehmer angekommen. Doch bei der Umsetzung kommen sie hierzulande nicht richtig voran. Dabei sind die Vorteile des softwaregestützten Managements geschäftlicher Dokumente offensichtlich. Die digitale Abwicklung von Verträgen vereinfacht die Kommunikation mit allen Beteiligten und macht den gesamten Ablauf transparent und effizient – alles geht schneller, alles wird nachvollziehbar.

Potenzial erkannt, Umsetzung hinkt hinterher

Dennoch wird rund jedes zweite Dokument nach wie vor in Papierform verwaltet. Wer heute einen Vertrag per E-Mail auf die Reise schickt, hat spätestens beim Klick auf „Senden“ eine ziemlich konkrete Vorahnung, was am anderen Ende der Leitung passieren wird: E-Mail empfangen, Anhang abspeichern, ausdrucken, sichten, unterschreiben, scannen, erneut speichern, weiter per E-Mail – und das gleiche Spiel beginnt beim nächsten Beteiligten von vorn. Der Medienbruch ist perfekt und der Traum des papierlosen Büros ausgeträumt.

Dabei müsste die digitale Transformation in diesem Bereich des alltäglichen Geschäftslebens nicht haltmachen. Die technischen Voraussetzungen sind längst gegeben. Anwendungen wie Adobe Sign unterstützen den gesamten Ablauf von der Vertragserstellung bis zur Archivierung. Wer im Einkauf für Lieferantenvereinbarungen oder im Vertrieb für Kundenverträge zuständig ist, kennt die Komplexität vertraglicher Prozesse und kann von brach liegenden Optimierungspotenzialen ein Liedchen singen.

Frage der technischen Machbarkeit längst gelöst

Die Digitalisierung kann viele dieser Schritte automatisieren und den Gesamtprozess einerseits beschleunigen und andererseits transparent und nachvollziehbar machen. Schon anhand einer einfachen Vertraulichkeitsvereinbarung wird deutlich, wie sich Kosten- und Zeitaufwand reduzieren lassen. Nur vertretungsberechtigte Personen, die häufig verreist sind, dürfen eine solche Vereinbarung unterzeichnen. Beim herkömmlichen manuellen Ablauf müsste der Empfänger das Dokument ausdrucken, prüfen, unterschreiben und wieder einscannen. Wer aber gerade am Flughafen eincheckt, hat weder Zugang zu einem Drucker und Scanner, noch Zeit für diese recht aufwändigen Schritte. Die Vereinbarung bleibt für ein paar Tage liegen und wertvolle Zeit geht verloren.

Eine digitale Lösung führt dagegen den Unterschreibenden auf seinem Smartphone oder Tablet direkt zu allen Pflichtfeldern eines Dokumentes – von fehlenden Angaben bis hin zur elektronischen Signatur am Ende einer Vereinbarung. Passwörter schützen vor unbefugtem Zugriff und eine automatische Erinnerung gibt Anstoß, falls die Bearbeitung zu lange auf sich warten lässt. Nichts wird gedruckt oder gescannt, alles läuft elektronisch. Ein Dashboard gibt dem Versender des Dokuments Auskunft über den Prozessfortschritt und darüber, wo sich das Dokument gerade befindet.

Rechtliche Zweifel gibt es, sind aber unberechtigt

Bleibt die Frage nach den rechtlichen Voraussetzungen für das digitale Vertragsmanagement. Bei der eingangs zitierten IDC-Studie gab rund die Hälfte der befragten Unternehmen an, gesetzliche Vorgaben verhinderten eine schnellere Umsetzung der Digitalisierung. Dabei ist die deutsche Gesetzeslage recht großzügig, was die Rahmenbedingungen für Verträge betrifft. Für die überwiegende Mehrzahl aller Vertragsvorgänge sieht sie keinerlei rechtliche Formvorschriften vor – selbst ein Handschlag würde ausreichen, um einen Vertrag zu schließen.

Diese Qualität des Vertragsschlusses kann die elektronische Signatur allemal übertreffen, sie reicht in ihrer einfachsten Form für die meisten geschäftlichen Zwecke völlig aus. Dies kann beispielsweise eine eingescannte Unterschrift oder eine mit dem Finger oder einem Stift im Signaturprogramm erstellte Unterschrift sein. Und wo es bisher tatsächlich rechtliche Grauzonen gab, schafft nun die erst kürzlich in Kraft getretene eIDAS-Verordnung weitere wichtige Rahmenbedingungen für digitale Signaturen.

Europaweit einheitliche Rahmenbedingungen dank eIDAS

Mit der eIDAS-Verordnung hat die Europäische Union europaweit eine verlässliche Grundlage für den Umgang mit elektronischen Signaturen und Siegeln geschaffen, die damit rechtskräftig sind und von Unternehmen, Behörden und Bürgern eingesetzt werden können. Übrigens hat Adobe im Zuges des Inkrafttretens der eIDAS-Verordnung das Cloud Signature Consortium gegründet – gemeinsam mit namhaften Unternehmen aus ganz Europa, deren Ziel es ist, weltweit offenen Standards für die digitale Signatur zu schaffen. Es geht also voran und dürfte nur noch eine Frage der Zeit sein, bis auch die letzten offenen Fragen geklärt sind.

Fazit: Viele Unternehmen wissen schlicht und einfach nicht, wie sie ihr Vertragsmanagement elektronisch abwickeln können. Dabei sind die Vorteile offensichtlich: Dokumente lassen sich am Bildschirm ausfüllen und unterzeichnen. Kommunikation und Versandwege lassen sich dank Technologieunterstützung nicht nur automatisieren, sie werden auch völlig transparent und nachvollziehbar. Und am Ende läuft sogar die Archivierung reibungslos ab. Von der Vertragserstellung bis zur Ablage: alles digital, ohne Medienbrüche und auf jedem beliebigen Endgerät.

Christoph Richter ist Senior Legal Counsel bei der Adobe Systems GmbH, München.


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Posted on 04-06-2017


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