Digitalisierung ohne Risiko: Die passende elektronische Signatur für fast jeden Vertrag

Adobe Sign

Experte Stefan C. Schicker gibt Tipps zur Vorgehensweise bei der rechtlichen Risikoabschätzung in Projekten zur Einführung der elektronischen Signatur in Unternehmen 

Mithilfe der elektronischen Signatur können Unternehmen ihre Prozesse viel schlanker gestalten. Ist die Entscheidung getroffen, sollten sie klären, ob rechtliche Risiken bei der Umstellung auf die elektronische Signatur bestehen. Nicht bei jeder Vertragsart muss mit Kanonen auf Spatzen geschossen und die aufwendigste Unterschriftsform gewählt werden. Wie Unternehmen einen gesunden Kompromiss zwischen Aufwand und Sicherheit finden, haben wir Stefan C. Schicker LL.M., Fachanwalt für IT-Recht, gefragt.

Erfahrungsgemäß werden Verträge nicht immer so erfüllt, wie es beide Seiten erwarten. In ganz seltenen Fällen wird die rechtsgültige Unterzeichnung einer Vereinbarung in Frage gestellt.

Zum einen besteht ein potenzielles Risiko, dass der Vertrag inhaltlich nicht eingehalten wird oder, dass strittig ist, was überhaupt vertraglich festgelegt wurde. Zum anderen besteht das Risiko, dass eine der Parteien behauptet, den Vertrag nie abgeschlossen zu haben.

Unterschiedliche Sicherheitsstufen bei elektronischen Signaturen helfen Unternehmen dabei den Aufwand für den Signaturvorgang ins richtige Verhältnis zu setzen. Theoretisch könnten Unternehmen bei jedem Vorgang zur höchsten Stufe wie der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur greifen. Weil das mit einem erheblichen Infrastrukturaufwand einhergeht und im Alltag auf Akzeptanzprobleme stößt, wird diese Signaturform in der Praxis nur in Ausnahmefällen verwendet. Meistens genügt die einfache elektronische Signatur.

Wann welche Signatur zum Einsatz kommt, sollten Unternehmen anhand einer Risikoabwägung entscheiden. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vertrag nicht eingehalten wird? Und welche Folge hätte dies für das Unternehmen? „Es ist empfehlenswert, dass Unternehmen ihren Vertragsbestand nach Wertigkeit kategorisieren. Um die Verträge oder Prozesse richtig zu organisieren, legen sie verschiedene Schwellenwerte fest und quantifizieren damit ein mögliches Risiko“, erklärt IT-Rechtsexperte Stefan Schicker.

Die Einteilung in Risikoklassen hilft, mögliche Vertragsausfälle zu quantifizieren

Auf der ersten Stufe könnten laut Stefan Schicker Verträge mit hoher Abschlusszahl aber geringem Wert mit der einfachen elektronischen Signatur versehen werden. Damit bestehen zwar Ausfallsrisiken. Doch dafür ist aber der Aufwand für die Unterzeichnung auf beiden Vertragsseiten sehr gering. Hingegen die Produktivitätsgewinne fallen entsprechend sehr hoch aus. Somit ist der Schaden für einen Vertragsausfall meist klein, wenn es zu einem Vertragsausfall kommt.

Auf einer zweiten Stufe könnten Verträge mit höherem Vertragswert aber geringerer Abschlusszahl mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Die qualifizierte Signatur ist aufwändiger und erfordert eine gewisse Infrastruktur. Dazu zählt etwa das Vorhandensein eines digitalen Zertifikats. Dieses Vorgehen trägt dem Gedanken Rechnung, dass ein sich realisierendes Risiko größer sein kann. In diesem Fall ist die Auswirkung größer. Aber die Wahrscheinlichkeit, dass es dazu kommt, ist immer noch im mittleren Bereich. „Meiner Ansicht gibt es eine große Anzahl von Fällen, bei der der Einsatz der qualifizierten Signatur möglich ist“, erklärt Stefan Schicker, Fachanwalt für IT-Recht.

Die elektronische Signatur ist der Papierunterschrift in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit überlegen

Kommt es im ungünstigen Fall zu einem Rechtsstreit, muss das Gericht zur Überzeugung gelangen können, dass die Unterschriften rechtsgültig sind. In dieser Hinsicht beinhaltet jede Signaturform, ob auf Papier oder elektronisch, bestimmte Vor- und Nachteile, erklärt Stefan Schicker: „Bei der Papierform ist das physische Dokument mitunter nicht mehr auffindbar. Und falls doch, kann die Echtheit der Unterschrift womöglich nur ein grafologisches Gutachten prüfen. Hingegen bei der elektronischen Form besteht die Möglichkeit, dass die Authentifizierungsmethode als nicht ausreichend angesehen wird.“

Eine empfehlenswerte Lösung

Wer dabei den Fokus auf das Unterzeichnen mittels eines leistungsstarken elektronischen Signatursystems wie Adobe Sign legt, hat gute Karten, eine ausgewogene Lösung zu finden. Adobe Sign ermöglicht, den Aufwand für einen Signaturvorgang gering zu halten und dabei das richtige Sicherheitslevel zu wählen, das dem Ausfallsrisiko auch Rechnung trägt.

Dabei werden die Vertragsdokumente archiviert und liegen selbst noch Jahre nach dem Vertragsabschluss gut leserlich und leicht auffindbar vor. Zudem werden Informationen wie E-Mail-Adresse, Teile der IP-Adresse und Zeitstempel gespeichert. Dadurch lässt sich das Zustandekommen des Vertrages transparent dokumentieren. Auf diese Weise können Unternehmen einfacher nachweisen, dass der Vertrag rechtgültig unterzeichnet wurde.

Darüber hinaus kann bei höherwertigen Verträgen noch die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die zusätzlich noch einen individuellen SMS-Code beinhaltet, zum Einsatz kommen. „Dies alles ermöglicht einen sehr überzeugenden Nachweis vor Gericht“, urteilt Rechtsanwalt Stefan Schicker.


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Posted on 05-05-2017


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