Einfache Schritte zur Optimierung des Arbeitsplatzes

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Neulich erzählte eine Kollegin, dass ihre Zwillingssöhne an einer Fahrradtour teilgenommen hatten, die von der Schule organisiert wurde. Ziel des Ausflugs war die Förderung des Teamgeistes und eine digitale Auszeit, denn während der Tour durften die Kinder ihre elektronischen Geräte nicht verwenden. Klar, dass die Jungs nicht begeistert waren, als ihnen ihre Gadgets abgenommen wurden. Der Schulausflug brachte die Kollegin zum Nachdenken über die Auswirkungen der Technologie auf ihr Familienleben. Digital miteinander verbunden zu sein, macht nicht nur den Söhnen Spaß, auch die Mutter freut sich, wenn die Kinder Nachrichten und Bilder vom Ausflug mit ihr teilen. Der Austausch per Smartphone ist teilweise so intensiv, dass es sich anfühlt, als sei sie selbst mit den Kindern unterwegs. Dank digitaler Technologien kann sie außerdem zuhause sein, ohne wichtige E-Mails zu verpassen, so dass beispielsweise ein unterschriftsreifer Vertrag sofort bearbeitet werden kann.

Diese Vorteile im privaten Umfeld lassen sich im Zeitalter des digitalen Wandels auch auf den Arbeitsplatz übertragen. So stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die das Mitarbeiterengagement sowohl intern als auch extern erhöhen. Unternehmen nutzen beispiels-weise Analyse- und Automatisierungsmethoden, um die Customer Journey gezielt zu personalisieren. Gleichzeitig profitieren Organisationen von vergleichbaren Technologien, mit denen das Mitarbeiterengagement gesteigert und die Leistungen im beruflichen Alltag der Beschäftigten verbessert werden.

Es ist kein Geheimnis, dass engagierte Arbeitnehmer produktiver, effizienter und loyaler sind. Daher schneiden Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement über 200 Prozent besser ab als Unternehmen, deren Mitarbeiter wenig engagiert sind. Insgesamt erhöht sich die Produktivität der Beschäftigten um acht Prozent, die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sinkt um 15 Prozent und die Beschäftigten sorgen für eine Umsatzsteigerung in Höhe von 50 Prozent.

Trotz dieser glasklaren Vorteile haben viele Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, das Engagement ihrer Beschäftigten zu optimieren. So gaben 2017 weniger als einer von sieben Beschäftigten an, ihre täglichen Arbeiten engagiert anzugehen und nannten als Hauptgrün-den die fehlende klare Kommunikation und den mangelnden Zugang zu Informationen.

Wie der Bericht Digital Workplace Technologies 2017 des Marktforschungsinstituts Gartner belegt, müssen digitale Arbeitsplatzkonzepte weit mehr beinhalten, als nur konventionelle IT-Dienste. Nachstehend werden die Erkenntnisse aus dem Bericht näher betrachtet und Möglichkeiten zur Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes dargestellt.

Wege aus der Isolation der IT-Abteilung

In Zeiten der konventionellen Informationstechnologie wurden Serviceleistungen wie Hardwarebereitstellung, Netzwerksicherheit und Datenspeicherung ausschließlich von der IT-Abteilung abgewickelt, die im Unternehmen strenge technologische Vorgaben einführte. Wer für das Unternehmen arbeitete, ob Führungskraft oder Freiberufler, musste die Genehmigungskette der IT durchlaufen und durfte ausschließlich Hardware, Software und Webdienste nutzen, die von den Administratoren freigegeben wurden.

Völlig ungeeignet ist dieser isolierte IT-Ansatz für den „Digital First“-Arbeitsplatz. Daten und Analysen sind heute nicht auf eine Abteilung begrenzt, sondern werden von Teams in allen Geschäftsbereichen unterschiedlich gehandhabt. Aus diesem Grund ist für die technologische Infrastruktur ein komplett neuer Ansatz erforderlich, der bis zur strategischen Planungsebene reicht.

34 Prozent aus einer Gruppe von im Jahr 2014 befragten Führungskräften weltweit gehen davon aus, dass 50 Prozent ihrer Beschäftigten bis 2020 remote arbeiten werden. Auch immer mehr Manager führen ihre Teams vom entfernten Arbeitsplatz: 50 Prozent der Manager in den USA, Großbritannien und Deutschland arbeiten mittlerweile zuhause, mit steigender Tendenz auch in Entwicklungsländern. Zudem wird mit den Millennials das Thema Flexibilität zur wichtigsten Anforderung an den Arbeitsplatz. Dank der Generation der Jahrtau-sendwende werden sich die Orte der Arbeit immer mehr außerhalb des eigentlichen Arbeitsraums verlagern. Nahezu unmöglich ist es daher, die Hard- und Software zu kontrollieren, die Remote Worker verwenden. Darüber hinaus ist es häufig auch zu umständlich, für die Beschäftigten einen direkten Zugang zum Büronetzwerk einzurichten. Immer mehr Unternehmen stellen daher auf cloudbasierte Lösungen für die Zusammenarbeit um, mit denen sie den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden.

Tatsächlich wird im Gartner Digital Workplace Technologies Bericht 2017 prognostiziert, dass mindestens 50 Prozent aller Unternehmen bis 2022 die gemeinsame Dokumentenbearbeitung als Standard für die Dokumentenerstellung nutzen werden. Gleichzeitig erleichtern diese Cloud-Office-Lösungen den Anbietern die Bereitstellung neuer Funktionalitäten und den Anwendern die ortsunabhängige Echtzeitzusammenarbeit.

Allerdings ist die flexible IT-Infrastruktur nur eine Komponente des Mitarbeiterengagements. Denn um einen komplett digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, sind nicht nur IT-Dienste erforderlich, sondern auch ein qualitativ völlig neuer Umgang mit Daten.

Verlagerung des Schwerpunkts von Teams auf den Einzelnen

Die Zusammenarbeit im Team ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, gleich-zeitig ist aber der moderne Mitarbeiter heute autonomer als je zuvor und kann ein Arbeitspensum bewältigen, das noch vor zehn Jahren von einem ganzen Team erledigt wurde. Der wesentliche Faktor für diese Effizienzsteigerung ist die Technologie, insbesondere die Datenanalyse, prädiktive Modellierung sowie intelligente Automatisierungstechniken.

Insgesamt führt diese Situation zur Verlagerung des Schwerpunktes von der Teamproduktivität zum individuellen Engagement und zur individuellen Befähigung. Technologie sollte nicht nur Abteilungen und Teams unterstützen, sondern eben auch den einzelnen Mitarbeiter. Die Tools, die für die Ausführung der täglichen Aufgaben bereitstehen, optimieren die Arbeit, übernehmen repetitive Arbeitsvorgänge und verschaffen durch leicht zugängliche Analyse-, Modellierungs- und Automatisierungsfunktionen einen Überblick über die Tätigkeit. Damit wird eine Teamumgebung gefördert und teamübergreifende Erfolge möglich.

Mit der Implementierung von Adobe Sign bei Lufthansa AirPlus steigerte das Unternehmen nicht nur die Effizienz und verkürzte die Bearbeitungszeiten, sondern erweiterte auch die digitale Transformation des Unternehmens und sicherte gleichzeitig die Konformität der Protokollaufzeichnungen.

Sobald Unternehmen von der konventionellen IT-Infrastruktur auf flexible, zugängliche und kollaborative Systeme umstellen, sind die Vorteile messbar: Das stärkere Mitarbeiterengagement führt zu einer höheren Effizienz und Produktivität der Beschäftigten und in der Folge auch zu Umsatzsteigerungen. Kurz und gut: Befähigte Mitarbeiter sind effektive Mitarbeiter. Durch Bereitstellung der erforderlichen Tools profitiert das Unternehmen vom digitalen Wandel am Arbeitsplatz.

Laut Gartner werden Mitarbeitern bis zum Jahr 2022 proaktiv immer mehr Dateneinblicke zur Verfügung stehen, mit denen sie gezielte Entscheidungen und Handlungen treffen. Zeit-gleich wird sich die reaktive Suche nach Daten um 20 Prozent verringern. Erwartet wird dar-über hinaus, dass 70 Prozent der Unternehmen ebenfalls im Jahr 2022 Work-Management-Systeme für die Zusammenarbeit nutzen werden, mit deren Hilfe die Teams wesentlich erfolgreicher sind.

Autor:
Colin von Oosterhout, Adobe Principal Solution Consultant Benelux

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Posted on 09-04-2018


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