So einfach wie drei Kreuze setzen – Elektronische Signaturen mit Adobe Sign

Adobe Sign

Wie kompliziert unser Leben auch sein mag – Computer, Tablets und Smartphones machen es uns erheblich einfacher. Arbeiten? Dank Messengersystemen, Cloud Services und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung gerne flexibel von zu Hause oder im Café. Unseren nächsten Urlaub? Buchen wir im Netz. Ein Bankkonto eröffnen oder eine Versicherung abschließen? Erledigen wir bequem vom Sofa aus. Doch egal ob beruflich oder privat: Irgendwann kommt der Moment, in dem wir unsere drei Kreuze setzen sollen: Dann wird gedruckt, unterschrieben, gescannt und gemailt – ob digital oder, schlimmer noch, per Post –, was das Zeug hält.

Dabei geht es längst anders: Die elektronische Unterschrift optimiert Geschäftsprozesse erheblich. Das spart nicht nur Ressourcen und Nerven: Für eine handschriftliche Signatur fallen fast fünf Mal so viele Schritte (32) an, wie für ihr elektronisches Äquivalent (7) – das entspricht einer Zeitersparnis von 30 Prozent!

Eine Win-Win-Situation, nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Kunden. Das lohnt sich wiederum für Unternehmen: 80 Prozent bezeichnen sich gegenüber einer Marke als loyale Kunden – sofern die User Experience stimmt. Wenn das keine Motivation ist! Doch wie funktioniert diese elektronische Unterschrift eigentlich genau?

Volle Kontrolle dank elektronischer Signatur

Egal ob eine oder mehrere Unterschriften: Die Unterzeichner werden mit ihrer E-Mailadresse eingetragen – jedem Empfänger kann dabei unabhängig eine Rolle zugewiesen werden: Soll er das Dokument lediglich ausfüllen oder sogar eine zertifizierte Unterschrift leisten? Je nach Sensibilität lässt sich außerdem die Authentifizierungsmethode festlegen. Einfacher E-Mailanhang, passwortgeschützt oder Telefonidentifizierung per SMS-Code sorgen für höchste Sicherheit.

Per Drag and Drop werden nun ein oder mehrere Dokumente angefügt. Über die Vorschaufunktion gibt es außerdem noch mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten: So lassen sich zusätzliche Kommentar- oder bedingte Formularfelder einfügen. So kann beispielsweise auf die Frage nach dem Familienstand je nach Antwort ein weiteres Eingabefeld aktiviert werden. Felder können zusätzlich als erforderlich gekennzeichnet werden – der Prozess kann dann erst abgeschlossen werden, wenn das betreffende Feld ausgefüllt wurde. Auch Dateianhänge jeder Art seitens des Empfängers lassen sich in das Dokument integrieren. Jetzt schnell noch eine persönliche Nachricht für den Empfänger eintippen – fertig!

Nach dem Versenden behält der Absender stets die Übersicht: Wie ist der aktuelle Status? Wer hat bereits unterschrieben? Bleibt eine Unterschrift aus, lässt sich ganz einfach ein Reminder an die betreffende Person senden.

Rechtlich sicher und einfach integriert

Dank des offiziellen Zeitstempels, den das Dokument mit dem Setzen der Unterschrift erhält, ist die Unterschrift eIDAS-konform – und damit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Zu jeder Transaktion wird außerdem ein umfassendes Prüfprotokoll, das sogenannte Audit-Protokoll, sicher gespeichert. So lassen sich im Prüffall alle benötigten Informationen schnell und einfach aufrufen.

Klingt einfach – ist es auch. Egal ob Produktivitätstools wie Microsoft Office Anwendungen oder Enterprise-Anwendungen wie SAP oder Salesforce: Adobe Sign lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Selbst eigene Applikationen können dank der Adobe Sign-API eingebunden werden.

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Adobe Sign

Posted on 02-01-2019


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