Schluss mit Vorurteilen: Sieben Fakten zur elektronischen Signatur

Adobe Sign

Es geht um Leben und Tod: Fieberhaft durchsucht Robert Langdon das Vatikanische Geheimarchiv nach dem einen Text, der die entführten Kardinäle vor der Hinrichtung bewahren kann: Galileo Galileis „Diagramma Veritatis“.

Zugegeben, unser Berufsalltag dürfte weit weniger dramatisch ausfallen – immerhin kappt uns im Gegensatz zu Dan Browns Titelheld in „Illuminati“ wohl niemand die Sauerstoffzufuhr, während wir im Archiv stöbern. Doch wer schon einmal den Kampf mit Aktenkisten und Staubwolken aufnehmen musste, um ein wichtiges Dokument zutage zu fördern, weiß: Ein effizientes Datenmanagementsystem ist ein echter „Lebensretter“.

Längst können wir das entscheidende Dokument mit wenigen Klicks aufrufen – in digitaler Form und bequem vom Bürostuhl aus. Und New Work ist mehr als nur ein Trend: Bereits 40 Prozent der Wissensarbeiter in Deutschland geben laut einer Adobe-Studie an, ihre Work-Life-Balance habe sich durch den Einsatz moderner Technologien verbessert. Doch gleichzeitig verbringen wir ganze 25 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben – das ist mehr als die Hälfte unserer Arbeitswoche. Das Nadelöhr bildet meist die Unterschrift: Dann wird gedruckt, unterschrieben und wieder gescannt. Dieser Medienbruch frisst Zeit und lässt sich doch so leicht vermeiden. Trotzdem zögern Unternehmen, die nötigen Strukturen zu schaffen.

Wir sagen: Zeit, die Fakten auf den Tisch zu legen und zu zeigen, wie die elektronische Signatur die letzte Lücke im Digitalisierungsprozess schließt – schnell, einfach und sicher. Dafür wollen wir zunächst mit den sieben größten Vorurteilen aufräumen.

  1. „Die elektronische Signatur eignet sich doch nur für interne Abläufe.“

Mitnichten! Nicht nur für interne Prozesse, wie das Abzeichnen von Urlaubsanträgen oder Rechnungen, ist die elektronische Signatur ein Gewinn. Auch Verträge und Formulare für Kunden lassen sich mit wenigen Klicks zur Unterschrift vorbereiten und versehen, ohne Umwege über den Drucker oder – bewahre! – die Post. Und weil sich Adobe Sign ganz einfach in führende CRM- und Vertragsmanagementsysteme wie Microsoft Dynamics, Icertis oder Salesforce integrieren lässt, laufen Unterschriftenworkflows transparent, automatisch und innerhalb weniger Minuten ab – intern und extern.

  1. „Virtuell unterschreiben? Da muss ich bestimmt in eine Menge Equipment investieren!“

Nein. Wir alle nutzen täglich Browser, Smartphones oder Tablets – und mehr braucht es auch nicht. Lediglich der Absender benötigt einen Nutzeraccount für Adobe Sign. Der Empfänger erhält eine E-Mail, klickt auf den enthaltenen Link und öffnet so die Signaturanwendung auf dem Endgerät seiner Wahl.

  1. „Ist das überhaupt rechtsgültig?“

Ganz klar: Ja! Bezahlt man im Supermarkt mit EC- oder Kreditkarte oder nimmt ein Paket entgegen, leistet man seine Unterschrift oft mit einem filigranen Plastikstiftchen auf einem Touchpad – nichts anderes ist die elektronische Unterschrift. Mit der eIDAS-Verordnung, auf deren Grundlage das deutsche Vertrauensdienstegesetz entstanden ist, hat die Europäische Union elektronischen Unterschriften einen klaren rechtlichen Rahmen gegeben: Unterschieden wird zwischen elektronischer Unterschrift, der fortgeschrittenen sowie der qualifizierten elektronischen Signatur. Alle drei Arten sind rechtsgültig und haben vor jedem EU-Gericht Bestand.

  1. „Nun sag, wie hast du‘s mit dem Datenschutz?“

Niemand will seine Daten frei verfügbar im Internet kursieren sehen, zumal viele verarbeitete Dateien hochsensible Informationen enthalten und unbedingt vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden müssen. Adobe Sign setzt deshalb auf maximale Datensicherheit. Dazu gehört nicht nur die 256-Bit-Verschlüsselung gemäß dem Advanced Encryption Standard (AES). Auch alle wichtigen gesetzlichen und branchenspezifischen Anforderungen zum Datenschutz sind erfüllt.

  1. „Schneller, höher, weiter: So viel effizienter ist die elektronische Signatur dann doch auch nicht!“

Und ob! Digitale Unterschriften-Workflows brauchen gerade einmal sieben Schritte bis zum Abschluss. Zum Vergleich: Auf dem handschriftlichen Weg fallen knapp fünfmal so viele Schritte (32) an. Kein Wunder, dass der ungebrochen digitale Prozess laut Forrester ganze 21 Mal schneller ist. Stressfreier ist der Ablauf allemal: Dank standardisierter Prozesse läuft die Interaktion zwischen Vertragspartnern reibungsloser, der aktuelle Status lässt sich jederzeit über das Dashboard nachvollziehen. Gerät der Ablauf ins Stocken, kann der Absender den Prozess durch einen kurzen Reminder automatisch wieder anstoßen. Und das staubige Kellerarchiv gehört auch der Vergangenheit an: Mit wenigen Klicks ist das unterzeichnete Dokument archiviert – und bei Bedarf ebenso schnell wieder hervorgeholt.

  1. „Ein weiteres Programm in unsere etablierten Workflows und Programme einzubinden, ist viel zu aufwändig!“

Aber nicht doch! Für Einzelanwender und kleine Teams (bis neun Mitglieder) bietet Adobe Sign eine einfache Lösung, die sich ohne externe Hilfe installieren lässt. Dank der Integration in führende CRM- und Vertragsmanagement-Systeme wie Microsoft Dynamics oder Salesforce ist die Implementierung auch für größere Unternehmen kein großer Akt – Unterschriftenprozesse können direkt aus dem Programm initiiert werden. Firmen, die auf individuell entwickelte Business-Applikationen setzen, nutzen für die Integration APIs, um die Verknüpfung zu Adobe Sign herzustellen.

  1. „Das nutzen doch nur ein paar hippe Start-ups!“

Von wegen! Von Lufthansa AirPlus über den mittelständischen Medien- und IT-Dienstleister Meyle+Müller bis hin zu Versicherungsanbietern wie der Provinzial NordWest setzen bereits viele Unternehmen auf die elektronische Unterschrift. Denn egal ob E-Commerce, Versicherung oder IT-Dienstleister: Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist das Kundenerlebnis. Und was bietet aus Kundensicht wohl mehr Komfort: Ein schlanker, zeiteffektiver Ablauf oder ein langwieriger Papierkrieg?

Jetzt heißt es: Wer will, findet Wege. Wer nicht will, findet Gründe. Mitarbeiter, Kunden und Umwelt profitieren von effizienteren Prozessstrukturen – und damit das gesamte Unternehmen. Wer hier noch Einwände finden will, muss sich anstrengen. Und ganz ehrlich: Diese Energie lässt sich doch wesentlich sinnvoller einsetzen, oder?

Übrigens: Wer mehr über Fakten und Vorurteile zur elektronischen Signatur erfahren möchte, sollte sich auf jeden Fall für den zweiten Teil unserer Webinarserie „Sign-Up 2019: Facts – 7 Mythen um elektronische Signaturen aufgedeckt“ am 19. Februar 2019 anmelden.


Adobe Sign

Posted on 02-18-2019


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