Make it New Work! – 5 Tipps, um PDF noch cleverer zu nutzen

Adobe Acrobat DC

Die Digitalisierung ändert nicht nur Industrie und Technik, sondern auch die Art und Weise, wie wir arbeiten. In unserer Blogpostserie „Make it New Work!“ geben wir euch wöchentlich Anregungen und Tipps, wie ihr mit den richtigen Tools, Services und Strategien euren Arbeitsalltag digitalisieren und somit effizienter gestalten könnt.

Wusstet ihr, dass das „Portable Document Format“, kurz PDF, schon 1993 von Adobe entwickelt wurde? Die meisten von uns kommen täglich damit in Berührung. Plattformübergreifend können wir Dokumente weitergeben, ganz ohne Konvertierungsfehler. Das ist sehr praktisch, aber damit nutzen wir noch nicht einmal annähernd das volle PDF-Potential. Hier kommen fünf Tipps, mit denen ihr zum absoluten PDF-Profi werdet und eure Workflows optimiert.

1. Auf das Wesentliche reduzieren

Wenn ihr ein PDF aus Word exportiert, ist es meist sehr klein, ein Versand per Mail also kein Problem. Werden PDFs allerdings aus anderen Anwendungen erstellt und enthalten sie große Grafiken, sind sie meist einige Megabyte groß. Mit Adobe Acrobat DC werden aus Megabyte ganz schnell Kilobyte. Einfach als optimiertes PDF speichern, fertig. Eine weitere Möglichkeit, Datengrößen zu reduzieren: Bevor du das nächste Mal ein Dokument als PDF scannst, einfach die Voreinstellungen ändern. Denn 200 x 200 dpi und Graustufen (statt etwa 600 x 600 dpi und Farbe) reichen für die meisten Zwecke völlig aus.

2. Auf gute Zusammenarbeit – PDF und Microsoft

Ihr könnt ein PDF in (fast) alle Formate umwandeln, die ihr euch wünscht. Word Dokument, Excel-Tabellen samt aller Spalten, Tabellen und Formatierungen – und sogar die Transformation in eine PPTX-Datei ist möglich. Und das Ganze ist weder zeitaufwändig, noch kompliziert und geht sogar auf dem Handy.

3. Pannenhelfer – Dokumente bearbeiten

Beim Lesen deines PDF ist dir ein Fehler aufgefallen. Statt den Fehler im Word-Dokument zu korrigieren und die Datei anschließend wieder zu konvertieren, kannst du ganz einfach im PDF Änderungen vornehmen. Dafür benutzt du die Funktion „PDF-Datei bearbeiten“ in Acrobat DC und das Programm erkennt die Textfelder und Grafiken, somit lassen sich Änderungen ganz leicht umsetzen.

4. Finde die Nadel im Heuhaufen

Du suchst nach einem bestimmten Wort in einem 300-seitigen PDF und normalerweise müsstest du die Seiten einzeln durchsuchen. Falsch! Mit Acrobat DC ist das ganz einfach, denn das Programm kann eine optische Zeichenerkennung durchführen. Damit findest du deine gesuchte Textstelle mit nur einem Suchvorgang.

5. Urlaubsreifes Dokument

Wenn auch ihr Besitzer eines eReaders seid, dürft ihr euch darüber ganz besonders freuen: PDFs können auf Kindle und Co. gespeichert und gelesen werden. Sei es nun eine Masterarbeit oder der neue, dicke Sommerkrimi. Viel Spaß beim Lesen!

Ihr wollt euer PDF nun ins Internet stellen? Dann beachtet diese fünf Tipps zur Suchmaschinenoptimierung. Noch nicht genug vom digitalen Arbeiten? Verständlich! Wie ihr euer Büro etwa papierlos gestaltet verraten euch Carsten Knobloch von Caschys Blog und diese fünf Tipps. Anna Volquardsen von Dear Work nimmt euch mit in ihren Arbeitsalltag im dezentralen Team und die Reiseblogger Tobias Meyer und Marcel Gorgolewski von “Home is where your Bag is” nehmen euch mit zum Mobile Working nach Kho Phangan.


Adobe Acrobat DC

Posted on 08-14-2018


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