Make it New Work! – 5 Tipps für ein papierloses Büro

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Die Digitalisierung ändert nicht nur die Industrie und Technik, sondern auch die Art und Weise, wie wir arbeiten. In unserer Blogpostserie „Make it New Work!“ geben wir euch wöchentlich Anregungen und Tipps, wie ihr mit den richtigen Tools, Services und Strategien euren Arbeitsalltag digitalisiert und effizienter gestaltet. In diesem Teil der Serie zeigen wir euch, was ihr beim Weg zum papierlosen Büro beachten müsst.

1. Speichert eure Dokumente in einer Cloud

Safety first – das gilt auch für eure digitalen Dokumente. Die können auf einer Festplatte nämlich schnell beschädigt oder gestohlen werden. Die Lösung: ein Cloud Speicher. Mit diesem seid ihr vor Verlust geschützt und könnt geräte- und plattformübergreifend auf eure Dateien zugreifen und diese bearbeiten. Greift auf renommierte Anbieter zurück, denn Cloud-Dienste unterliegen strengen Richtlinien, um die Vertraulichkeit, Integrität und Zugriffskontrollen eurer Dokumente sicherzustellen.

2. Verwandelt das Smartphone in einen Scanner

Die Verführung ist groß, wenn man mit der Eingangsrechnung in der Hand an der großen Maschine vorbeiläuft. Seid stark und denkt erst gar nicht daran, das Dokument als Beleg zu kopieren. Scannt es lieber – mit der „Adobe Scan“-App sogar von unterwegs. Das Besondere am Programm: Es erkennt dank OCR (optical character recognition) den fotografierten Text und verwandelt das Foto in ein PDF-Dokument, das sich signieren lässt und nachvollziehbar macht, wer gerade an der Datei arbeitet.

3. Arbeitet mit einem DMS

Sind Rechnungen, Verträge und Co. erst einmal digitalisiert, heißt es im nächsten Schritt: Ordnung schaffen! Hilfreich ist hier ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Der Vorteil: ein standortübergreifender Zugriff sowie die direkte Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten im System. Setzt auf ein DMS, das über ausreichend Schnittstellen zu anderen Systemen verfügt, damit ihr Benutzerverwaltung, Mailserver oder ein Warenwirtschaftssystem zentralisiert steuern könnt. Tipp: Vereinbart klare Prozesse und Abläufe. Eindeutige Absprachen zu Ordnerstrukturen mit konkreten Dateibenennungen, Datum und Schlagwörtern helfen beim Finden der gewünschten Dokumente.

4. Erstellt Dokumente stets digital

Ob beim Protokollieren einer Besprechung oder der schnellen Notiz auf dem Post-it: Im Büro gibt es immer wieder Situation, in denen man zu Stift und Papier greift. Legt beides zur Seite, denn es geht auch ohne. Protokolliert während des Meetings direkt mit Laptop oder iPad und Stylus. Digitale Varianten der kleinen gelben Klebezettel, die uns beim Organisieren unseres Arbeitsalltags helfen, findet ihr inzwischen auf jedem Betriebssystem. Und Rechnungen? Die kommen direkt aus der Office-Anwendung. Im eigenen Design des Unternehmens erstellt können diese bei Bedarf gleich im Signatur-Workflow integriert und per E-Mail an die Kunden versendet werden.

5. Macht die Mitarbeiter auf das papierlose Büro aufmerksam

Für die optimale Effizienz sollte bei der Papier-Askese die komplette Firma mitziehen. Arbeitet mit den Kollegen/Kolleginnen gemeinsam an Dokumenten – Stichpunkt Cloud, ihr erinnert euch! Schon gewusst: Auch PDFs bieten die Möglichkeit zum Bearbeiten an, sodass jeder im Team Kommentare, Markierungen oder Streichungen ins Dokument integrieren kann. Das spart Papier und Zeit. Am Ende danken es euch nicht nur Mutter Natur, sondern auch die Mitarbeiter/innen.

 

Wie der Tech-Blogger Carsten Knobloch alias Caschy seinen Schreibtisch (fast) komplett papierlos organisiert, hat er uns in einem Gastbeitrag verraten. Erfahrt außerdem noch mehr zum Thema New Work! Wie ihr im dezentralen Team arbeitet, zeigt euch Anna Volquardsen von Dear Work. Mobile Working unter der Sonne Thailands? Die Reiseblogger Tobias Meyer und Marcel Gorgolewski von “Home is where your Bag is” nehmen euch mit in ihren Arbeitsalltag nach Kho Phangan. Außerdem warten weitere praktische Tipps auf euch. Wir verraten euch, wie ihr euer PDF noch cleverer nutzt und es obendrein auch noch für Suchmaschinen optimiert.


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Posted on 07-17-2018


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