Sieben (scheinbar) ausweglose Situationen, in denen euch elektronische Signaturen retten

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Jeder kennt das: Eine große Sache steht kurz vor Schluss auf der Kippe. Ob sie für euch am Ende doch noch triumphal oder tragisch ausgeht, hängt nur von diesem einen, kleinen Detail ab. Oft wird es kurz vor knapp dramatisch, weil irgendwer irgendwas von irgendwo bestätigen muss. Mit einer Unterschrift zum Beispiel. Zum Glück sind wir keine Neandertaler mehr und können Dinge an unserem Computer oder unserem Smartphone signieren. In diesen sieben scheinbar ausweglosen Situationen kann euch das zum Business-Helden machen.

#1 Manager-König

Es ist der letzte Tag der Transferperiode und das Fax-Gerät ist mal wieder kaputt. Aber ihr wollt diesen gottgleichen, beispiellos begnadeten Wunderstürmer unbedingt beim nächsten Spiel in eurem Vereinstrikot auflaufen lassen. Dann stellt euch nicht an wie der erste Mensch, scannt den Vertrag mit der Smartphone-Kamera, ladet den Vertrag in euer sicheres Online-Signaturwerkzeug und mailt den Vertrag zum Fußballverband zur Unterzeichnung – und zwar rechtzeitig! Der unterschriebene Vertrag kommt prompt vom Verband zurück. Ihr nutzt wieder euer Smartphone, um den Vertrag rechtsgültig gegenzuzeichnen und schließt so den Transfer ab. Die anderen Vereinsmanager der Generation „Analog“ platzen vor Neid, dass euch dieser Transfercoup noch gelungen ist.

#2 Sales-Superhero

Die Geschäftspartner sitzen mit euch zusammen und möchten JETZT den Abschluss machen. Leider weiß keiner der Kollegen so recht, ob der ausgedruckte Vertrag da auf dem Tisch die aktuelle Version ist. Alle drucksen rum, tauschen verstohlene Blick aus. Nur ihr bleibt ganz cool, öffnet euren Browser, denn ihr wisst, dass im Dokumentenarchiv für elektronische Signaturen immer die finale Vertragsversion gespeichert ist. Egal, wie ihr heißt – „Abschluss“ ist ab sofort euer zweiter Vorname.

#3 Auf dem Tablet serviert

Der erste eigene Laden! Aber nun will der Vermieter auf einmal noch das Einverständnis eures Geschäftspartners. Doch der ist gerade ganz woanders und eine unterschriebene Vollmacht habt ihr nicht. Macht nichts. Ihr nehmt eure Vorlage für eine Vollmacht aus eurem Online-System für elektronische Signaturen und schickt sie zur schnellen Unterzeichnung per Email an euren Geschäftspartner. Dieser greift tausende Kilometer weiter zu seinem Smartphone oder Tablet, unterschreibt rechtsgültig auf dem Touch-Display mit seinem Finger und schickt das Dokument in Sekundenschnelle zurück. Euer Vermieter ist beeindruckt. Ihr seid geborene Unternehmer, die wissen, wie man Probleme löst.

#4 Weltwirtschaft statt Zettelwirtschaft

Die Verwaltung möchte künftig Vertragsdokumente elektronisch archivieren. Leider sind ihr System und das eurer Abteilung nicht kompatibel. Aber alles ausdrucken, damit die Kollegen das wieder einscannen? Dafür habt ihr nun wirklich keine Zeit! Schließlich seid ihr gerade mit diesem neuen Wachstumsprojekt beschäftigt, dass die Firma nach vorne bringt. Mit Verwaltungskram wollt ihr euch nicht aufhalten. Ihr schlagt vor, auf einen wirklich modernen, digitalen Workflow zu setzen. Alle Dokumente werden nur noch online unterschrieben und gespeichert. Dann sind sie für die Verwaltung per Suchfunktion einfach auffindbar. Das spart euch nicht nur Zeit, sondern ihr sammelt auch noch Bonuspunkte beim Chef!

#5 Länger relaxen

Die Personalabteilung braucht dringend eure Unterschrift unter dem neuen Arbeitsvertrag. Ihr entspannt aber noch beim Strandurlaub. Herrje, wo sollt ihr in diesem Südseeparadies einen Drucker und Scanner herbekommen, um das Dokument zu unterschreiben? Das weiß natürlich auch euer zukünftiger Chef. Zum Glück habt ihr euch einen modernen Arbeitgeber ausgesucht, der Vertragspapiere inzwischen elektronisch unterschreiben lässt. Ganz relaxt signiert ihr das Dokument mit sonnencreme-verschmiertem Zeigefinger auf dem Tablet-Display und schickt es per Mail zurück.

#6 Ich kann das beweisen

Der Hauptsponsor eures Events behauptet, er habe nie einen Vertrag zu sehen bekommen, geschweige denn ihn unterschrieben. Die große Eröffnung steht auf der Kippe. Souverän und sachlich zeigt ihr ihm einen Auszug aus dem Signaturverlauf diese neuen Online-Tools, wo ihr alle Verträge elektronisch signiert und aufhebt. IP-Adresse, Zeitstempel und verknüpfte E-Mail-Adresse belegen: Der Prokurist des Hauptsponsors hat die Zustimmung verbindlich erteilt. Der Sponsor steht dazu und ist froh, dass ihr keinen Akt aus diesem Missverständnis gemacht habt. Bei einem Drink auf der Aftershow-Party verspricht er euch, das Event auch nächstes Jahr zu unterstützen. Was für ein Fest!

#7 Ab in den Urlaub!

Die Revision möchte kurz vor den Betriebsferien eurer Abteilung die unterzeichneten Lieferantenverträge der letzten sechs Monate sehen. Jetzt muss es schnell gehen, damit alle pünktlich ihren Urlaub antreten können. Im Angesicht des Angstschweißes eurer Kollegen bleibt ihr cool. Schließlich sind sämtliche Unterlagen sorgfältig in diesem neuen Cloud-Dienst abgelegt und dokumentiert – und zwar so transparent und nachvollziehbar, dass auch die Compliance-Abteilung nichts einzuwenden hat. In einem Zweizeiler mailt ihr diesen Hinweis den Prüfern, ehe ihr die Sonnenbrille aufsetzt und ab in den Urlaub düst.

Dokumente ausdrucken, verlieren oder nicht finden können – das war gestern. Auch eine Unterschrift lässt sich heute in Sekundenschnelle erhalten. Adobe Sign macht es möglich. Der webbasierte Dienst erlaubt, digitale Dokumente elektronisch zu signieren, allen Beteiligten zu schicken und den ganzen Prozess nachzuverfolgen. Auch unterwegs per Smartphone und Tablet. Das System ist einfach einzurichten und zu benutzten. Die elektronischen Unterschriften sind rechtsverbindlich und reichen in den meisten Fällen im Geschäftsalltag völlig aus. So smart kann Digitalisierung im Unternehmen mit Adobe Sign sein.


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Posted on 05-18-2017


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