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あまり知られていない?電子サインの3つのメリットとは #AdobeSign

そもそも電子サインとはどういったものなのでしょうか。一般的に電子サインとは、同意書や記録物に対して合意または記録の受理を示すための電子プロセスを指します。例えば、オンラインで「同意する」ボタンをクリックする、または、クレジットカード購入の際にタッチパッドで署名する、署名フォームに名前を入力する、などが当てはまります。

電子サインは、業界・業種を問わず、さまざまな業務プロセスで容易に利用することができ、署名者の認証は、電子メールアカウント、パスワード、企業ID、ソーシャルIDなどの要素を用いて行います。それらの認証により、電子サインでは「本人性」と「非改ざん性」が担保されるため、書面でのサイン同様に法的拘束力を持ちます。

電子サインが最近注目されている理由は、印紙税や郵送代などのコスト削減だけではなく、業務効率や生産性向上などのあらゆる面で多くのメリットがあることが大きな理由です。一方、それらのメリットはあまり周知されておらず、稟議書、見積書、発注書、契約書などのビジネス文書は、未だに紙のまま処理されている企業も多く存在しています。そこで今回は、あまり知られていない、電子サインの3つのメリットについてご紹介します。

メリット1. 運用費用と人的コストの削減

・印紙税の削減
印紙税とは、日常の経済取引に際して作成する契約書や領収書など、「印紙税額一覧表(※)」に掲げられている20種類の文書に対して課される税金です。納税額は記載された契約金額などに応じて細かく分類されており、それぞれの契約書に貼ることが義務付けられているため、印紙代は企業にとって大きなコストです。しかし、電子サインで契約締結する場合、電子データへの印紙は不要になるため、印紙代のコストが必要なくなります。Adobe Signを導入した総合人材サービスのパーソルグループは、年間約6千万の印紙代の削減を見込んでいます。

・人的コストの削減
契約書の処理において、契約書の印刷や、製本、署名、封入、郵送などには、多くの作業時間を要します。さらに郵送でのやり取りには、配達費用のみならず、配達日数と到着確認、相手方からの返送も含めたコストを要します。しかし電子サインの場合、契約書の印刷・製本などの作業は必要なく、契約締結までのワークフローは全てクラウド上の電子文書で完結できます。また、未記入による書類返送のリスクもなくなり、精度向上のみならず、遅延の原因となるミスも軽減することもできます。

ドイツ大手の電力会社であるイノジー社では、Adobe Signの導入により、2週間かかっていたドキュメントワークフローを数分で完結できるようになっています。

・郵送代、封筒代、紙代、インク代の削減
細かい費用ではありますが、書面での契約書のやり取りには、郵送代・封筒代・紙代・インク代はすべて必要コストです。契約書のやり取りが増えれば、必然的にこれらのコストは増加します。これらを電子サインに置き換える場合、契約書の作成から署名、締結までをクラウド上の電子文書で完結できるため、これら全ての費用が不要になり、大幅なコスト削減が可能です。

メリット2. 契約締結・承認プロセスのスピード向上

書面の契約書のやり取りの場合、まず双方で契約内容の合意をし、自社側で契約書の印刷、製本、署名、封入、郵送を行います。その原本が到着後、相手方が原本2部に署名し、1部は保管し、1部を返送してもらい、受け取った後にという作業が発生するため、締結までに2週間以上かかってしまうケースが多くあります。さらに外資系企業の場合は、契約担当が海外にいることも多いため、1か月間以上かかってしまうこともあります。また、やり取りの途中で、契約内容変更や署名不備などのリスクもあり、契約締結のスピードを遅延させてしまう原因にもなります。

このやり取りを電子サインに切り替えた場合、相手方とのやり取りなど全てのワークフローが電子化されるため、契約書の到着確認や、いつサインされたのか?といった、確認の連絡をする必要もなくなります。また、双方がPCやモバイル端末で契約業務を進められるため、契約締結のスピードも格段に向上します。アドビ社員が、Adobe Signを利用したケースでは、紙の契約書で40日間かかった契約締結を2時間まで短縮しています。

メリット3. コンプライアンス(法令順守)強化

書面での契約書の場合、鍵付きのキャビネットや引き出しなどに保管する必要があります。しかし物理的に保管では、恣意的な契約内容の改ざんや保管漏れ等のリスクはもちろん、地震や火災などによる破損・消失によって、コンプライアンスを実現できない可能性があります。

もちろん、電子サインソリューションのセキュリティにもよりますが、それらを全て電子サインのデータベース上で管理を行えば、上記のリスクを防ぐことが可能になります。Adobe Signで管理をする場合、国や地域を問わず、法的要件を準拠し、同時に企業ポリシーも遵守できるように設計されており、Adobe Signの署名プロセスは、文書の送受信から署名、トラッキング、管理まで、すべて国内で運用されているデータセンターを介して行われます。また、ID管理、データ機密保持、文書の完全性のいずれの観点においても、お客様の文書、データ、個人情報が確実に保護されるため、コンプライアンス強化が実現できます。

電子サインの法的根拠

電子サインは、「電子サイン関連法電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」に照らし合わせても、その法的拘束力が認められています。電子署名法では、署名の強制力を電子的形式であることのみを理由に否認することはできず、手書き署名と電子署名は同一のステータスが認められます。

署名の手段としては朱肉印鑑の使用が一般的ですが、上記の法律により電子サインが支持されています。証拠に関するルールは、一般的に合意を締結する当事者間で、使用する承諾形式を決めることができるとしています。

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