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一歩先を行く企業は何が違うのか?業務効率の改善と優れた顧客体験の実現に必要なクラウド戦略とは #AdobeSign #AdobeDocCloud

日常でのコミュニケーション、音楽・動画の鑑賞、教育現場のシーンなど、海外では浸透が進んでいるクラウド。一方、日本企業ではクラウドを活用しきれていないケースが多く、労働生産性や企業競争力の向上のために考えるべき課題の1つとして挙げられます。2018年2月21日、日経BP社が主催する「Cloud Days 2018」のセミナーでは、「アドビのDocument Cloudソリューションが可能にする業務効率の改善と優れた顧客体験の実現」をテーマに、マーケティング本部 執行役員 Document Cloudの北川和彦による講演を行いました。

日本の労働生産性はG7主要国中最下位。OECD加盟国中20位

講演ではまず、時間当たりの労働生産性における国際比較のグラフ(下図)を示し、日本の労働生産性が、米国に比べてわずか3分の2程度であることを説明。これに対して北川は、「働き方改革が注目を浴びる中、残業を減らすなどして、単純に労働時間を短くするだけでは、企業の競争力は下がる一方。そうではなく、いかに一人ひとりが効率を高めながら生産性の高い仕事をこなすかが喫緊の課題である」と話しています。

約47%の日本企業がクラウドサービスを利用。しかし、大企業に限っては約70%

次に、日本企業におけるクラウドサービスの利用状況の調査結果を紹介。日本企業全体では、約47%が全社または一部でクラウドを活用していると答えており、大企業だけで見た場合、約70%がクラウドを導入していることがわかります。これについて、「業務改善のためにクラウド活用が必須であると認識された結果である」と強調しながらも、まだ30%近くの企業が「クラウドを利用せず、今後利用する予定もない」と回答していた結果を踏まえ、国内では、クラウドに対する不信感や抵抗感がまだ残っていることを指摘しています。

音楽鑑賞や学校行事の参加にも活用される!米国ではすでに日常生活に溶け込んでいるクラウド

北川自身、過去10年以上に渡って米国で生活していた経験から、米国では日常生活やビジネスシーンにおいて、クラウドが大きく関与していた環境であったと語ります。例えば音楽を聴くというシーンでは、日本人はCDで音楽を聴き、米国人は配信・ストリーミングサービスで音楽を聴く傾向があり、下図の楽曲購入経路の国際比較調査が示すように、日米では、CDと音楽配信の購入比率に、大きな違いがあることがわかっています。

また、学校教育の現場においても、日米で大きな違いがあります。保護者への連絡、PTAの通知、課題・レポート提出などは全て紙でやり取りをする日本の教育現場に対し、米国では教育向けクラウドサービスを活用し、これらのやり取りをクラウド上で行う割合が高いことが調査で明らかになっています。教師側にとっては、紙での作業が無くなることから、業務負担を大きく減らすことができます。また、保護者・教師・子供の三者間で、今後の学校行事や課題の進捗などをいつでもどこでも把握できるため、日常でのコミュニケーションが生まれやすくなり、北川自身も常に子供との距離を近く保てることができると経験を語ります。

日本企業の77%が紙の書類に依存。デジタル変革の第一歩には、まず紙のデジタル化を

では、日本企業はクラウドを活用するにあたり、何から取り組むべきなのでしょうか。それにはまず、稟議書、経費精算書、出張申請書、有給申請書など、企業にとって一番身近にある紙での作業(=ドキュメントワークフロー)のデジタル化に取り組むことが、デジタル変革への近道であると力説します。IDCの調査によると、企業の77%が紙の書類に依存しており、文書データの検索、フィードバック、ファイリング・保管、送付、承認など、企業が文書業務に費やす割合は全体の3分の1を占めていることが明らかになっています。北川は、これらのビジネス文書をデジタル化し、ワークフローを全てクラウド上で完結させることで、業務削減と生産効率の向上につなげることが重要であると指摘します。

これらのドキュメントワークフローのデジタル化において、北川はドキュメントプロセスを100%デジタル化するプラットフォーム「Adobe Document Cloud」の活用を提案しています。総合人材サービスであるパーソルグループでは、取引先との契約や発注業務および、そのワークフロー履歴管理において、電子サインソリューションである「Adobe Sign」を活用し、数日かかっていた業務フローを数時間へ大幅短縮を実現。さらには年間約6千万円の印紙代の削減が見込める事例を紹介しています。また、創業290年の英メガバンクであるロイヤルバンク・オブ・スコットランド(RBS)では、お客様によるローン申請や口座開設に関わる手続きのためのソリューションとAdobe Document Cloudの連携により、11日間かかっていたお客様による申請期間が2日間に短縮され、サービス申請率も60%増加した事例を紹介しました。

Adobe Document Cloudのポートフォリオは、PDF文書を最大限に活用するためのトータルソリューションである「Adobe Acrobat DC」とモバイル版「Adobe Acrobat Reader DC」、モバイルカメラで情報をデジタル化して活用できる無料アプリ「Adobe Scan」、承認プロセスの効率化と可視化を実現する電子サインソリューション「Adobe Sign」などで構成されています。お客様からは「他にも安いPDFサービスがあるのではないか?」という質問もよく受けるという北川は、「Adobe Acrobatは数あるPDFツールの中で唯一ISO国際規格に準拠しており、信頼性、セキュリティが担保されている」と力説します。

前述したパーソルグループやRBSのように、Adobe Document Cloudの活用により、社内のドキュメントワークフローだけではなく、お客様とのワークフローも改善することが証明されています。企業の競争力向上や優れた顧客体験の提供に向けて、まず「紙での作業におけるデジタル化」に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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