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共有レビューで文書の修正作業の一元化と効率化を実現。AdobeのマーケターはAcrobat DCをこう使う #AcrobatDC

アドビ社員がおすすめするAdobe Acrobat DCの使いこなし術をお届けします。

第4回はマーケティング本部の山根健太です。今回は複数の担当者で効率的なレビュー作業が行える「共有レビュー」に焦点を当てていきます。

アドビシステムズ マーケティング本部 マーケティング インテリジェンス コンテンツマーケティンググループ部長 山根健太

■複数の担当者によるレビューを効率化する「共有レビュー」

ドキュメントのレビューとは、複数の担当者がドキュメントに対して修正や添削を入れたり、意見を述べることで、品質を上げる作業を指します。多くの会社では、マニュアルや製品カタログ、Webサイトなどの制作でこのレビュー作業が発生し、時には外部の業者とのやりとりも発生します。

こうしたドキュメントのレビュー作業に負荷を感じている方は多いのではないでしょうか。複数の担当者がレビューに関わる場合は、修正箇所やコメントをまとめて反映する必要があり、各担当者の進捗状況を管理しなければならないので、時間も手間もかかります。現在も多くの会社で、ドキュメントをメールに添付して担当者に送付し、それらを回収し、反映させる作業が発生しています。紙からデジタルに移行しても、その作業負荷は意外と変わりません。

こうしたレビュー作業に課題を抱えている方におすすめなのが、複数の担当者によるレビューを効率化するAcrobat DCの「共有レビュー」機能です。共有レビューを使えば、同じファイルに複数のユーザーが注釈を付けることができます。他のレビュー担当者が注釈を付けた場合も、タイムリーにファイルに反映されるので、複数の注釈をまとめる必要がありません。

■SharePointの活用で「どこでもレビュー」が実現

今回、話を聞いた山根は原本(英語)の販促資料などを翻訳・ローカライズする際のプロセス管理を担当しており、レビューがスケジュールどおり進んでいるかを確認したり、翻訳ベンダーとの調整を担当しています。こうした一連のレビュー作業におけるAcrobat DCの共有レビューの活用法を語ってもらいました。

「ファイルに直接書き込みができない場合は修正箇所が不明確なことがありますし、手書きだと文字が読み取れなかったりするかと思います。共有レビューを使えば、修正箇所が明確に指定されることと合わせ、先に誰かが注釈を付けていることがわかるので、追記や確認を効率的に行えます。管理者としては1つのファイルにすべての注釈が入るので、とても楽です」

アドビでは、SharePointを使って、共有レビュー設定を行っています。任意のSharePointサブサイトを注釈のアップロード先として指定することで、Office 365アカウントにログインすれば、いつどこからでも注釈を残すことが可能です。また、レビュー業務を支援いただいている外部業者の方もOffice 365のアカウントをお持ちであれば、注釈のアップロードを行うことができます。

「従来は社内のファイルサーバーをレビューデータの格納先として設定していました。しかし、担当者が出張やイベント参加で社内にいない場合も多く、社内ネットワークに接続しないとファイルを参照ができないことが担当者にとって負担となっていました。そこでより使い勝手のよいSharePointに切り替えました」

■進捗状況も追えるので、回収もスピーディ

レビュー担当者は受信したメールに記載されたリンクをクリックし、PDFをダウンロードして開けば、直接注釈を付けることができます。また、マーキングだけでなく、文字の挿入、置き換え、フリーハンドの描画、図形の挿入、ファイルや音声の挿入も可能で、問題なければ、スタンプを押して、担当者のレビューは完了です。無償のAcrobat Readerでも同じように注釈をつけることができます。文章で細かく説明しなくても、直接該当の箇所を指し示すことができるのでコミュニケーションによるミスを防ぎ、レビューの効率は大きく向上します。

「レビューの管理者としては、作業進捗が把握できるのがうれしいです。レビューが速い人、遅い人がいますが、閲覧履歴もチェックできますので、適切なタイミングで担当者をフォローできます」

共有レビューにはAcrobat DCの「注釈用に送信」のメニューを使います。レビュー対象のファイルを指定し、送信のオプションを選択します。担当者にメールで送信することも可能ですし、ファイルサーバーやSharePoint上のパスを指定し、配布・注釈・収集まで行うこともできます。「注釈をトラック」のメニューを使えば、担当者のレビューへの参加状況をトラッキングすることも可能です。

今回紹介した例は翻訳作業がメインでしたが、ドキュメントを修正し、それを反映していくというレビューは、どの会社でも日常的に行なわれる作業です。Acrobat DCを使えば、複数の担当者によるレビューを効率的に行えるほか、複数のバージョンに渡る変更箇所の抽出も容易です。ぜひお試しください。

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