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導入企業が実感する電子サインの改善効果が明らかに

IDC Japan株式会社は、2017年7月、企業のドキュメントワークフローにおける現状や運用の課題、それに対する改善の提案をまとめたレポート「ドキュメントワークフロー変⾰による競争⼒強化」を発表しました。このレポートは昨年12月に従業員規模100⼈以上の国内企業を対象にした「企業のデジタルドキュメントの利⽤状況調査」の結果をまとめたホワイトペーパー※を基に作成されています。
※2017年3月「デジタルトランスフォーメーション(DX)時代のドキュメントワークフローの成功要因を探る:電⼦サインの有効性」IDC Japan株式会社

ドキュメントのデジタル化が進んでいない現状と3大課題が浮き彫りに

本レポートによると、企業や消費者は、効率/利便性の向上を求めて急速にデジタル化へシフトしている一方、国内企業でのドキュメントおよびドキュメント承認フローの多くがいまだに紙ベースで運⽤されていることが明らかとなりました。企業のドキュメントおよびドキュメント承認フローのデジタル化に対する成熟度は77%の企業が「レベル3」以下の状態であり、特に約8割の企業で社外ドキュメントのデジタル化が進んでいないという現状が浮き彫りとなりました。 グラフ1 さらに、ドキュメントのデジタル化を進めた企業に対する、“デジタル化する前に感じていた課題”についての調査では、「契約や承認の時間が遅い(33%)」、「ドキュメント保管コストが⾼い(30%)」「過去のドキュメント検索が⾒えない(30%)」という回答結果となりました。この結果について、IDCは「これらの項⽬はドキュメントを扱うすべての企業に共通することであり、調査対象となったデジタル化を達成した企業固有の課題ではない」と指摘しています。

75%以上の企業が3日以上の業務短縮を実感。「電子サイン」が改善のカギに

こうしたドキュメントにまつわる課題に対して、デジタル化を推進した企業は、発注書や契約書などの社外ドキュメントのプロセスの改善を図っており、同時に「電⼦サイン」を導⼊することにより、承認プロセスのスピードを向上させ、自社のデジタルトランスフォーメーションを促進しています。 ※「電子サイン」とは・・・⇒詳しくはこちら 電⼦サインを導⼊した企業が実感した効果について調査したところ、従来の見積書、発注書、契約書などにかかるドキュメントワークフローの業務時間と比較して、75%以上の企業が「電子サインによって、3⽇から2週間程度の業務時間短縮を実感している」ということがわかりました。 企業が感じた電子サインのメリットとして挙げられたのは、「契約や承認のスピード向上(33%)」、「コピー/⼈件費のコスト削減(25%)」、「ドキュメントの検索性向上(25%)」という回答順位でした。電子サインは法的効力を持つため、約2割程度の企業が、発注書、⾒積書、契約書などの社外重要ドキュメントに電⼦サインを適⽤しており、それによってドキュメントフローを改善していることが明らかとなりました。

IDCからの提言

企業のデジタルトランスフォーメーションへの取り組みが進展するなか、競争⼒を強化するためには、契約書などの社外ドキュメントのプロセスを改善し、「早い/安い/⾒える」を早期に実現することが必要であると本レポートでは結論付けています。また、ドキュメントのデジタル化と共に「電⼦サイン」を導⼊し、ドキュメントプロセスのスピードを向上することで、パートナー、顧客などの満⾜度を向上させ、企業内の効率化も実現できると提言しています。 「ドキュメントワークフロー変⾰による競争⼒強化」の全文は、こちらよりダウンロードできます。
Author: Date Created: Headline:約8割の企業が社外ドキュメントを紙ベースで運用している現状が判明(IDC調査) Publisher: Image: Date Modified:September 1, 2017

Adobe Document Cloud – Japan

電子文書管理とワークフロー効率化の向上におけるインサイト、トレンドおよびニュース

September 1, 2017 /

約8割の企業が社外ドキュメントを紙ベースで運用している現状が判明(IDC調査)

導入企業が実感する電子サインの改善効果が明らかに

IDC Japan株式会社は、2017年7月、企業のドキュメントワークフローにおける現状や運用の課題、それに対する改善の提案をまとめたレポート「ドキュメントワークフロー変⾰による競争⼒強化」を発表しました。このレポートは昨年12月に従業員規模100⼈以上の国内企業を対象にした「企業のデジタルドキュメントの利⽤状況調査」の結果をまとめたホワイトペーパー※を基に作成されています。

※2017年3月「デジタルトランスフォーメーション(DX)時代のドキュメントワークフローの成功要因を探る:電⼦サインの有効性」IDC Japan株式会社

ドキュメントのデジタル化が進んでいない現状と3大課題が浮き彫りに

本レポートによると、企業や消費者は、効率/利便性の向上を求めて急速にデジタル化へシフトしている一方、国内企業でのドキュメントおよびドキュメント承認フローの多くがいまだに紙ベースで運⽤されていることが明らかとなりました。企業のドキュメントおよびドキュメント承認フローのデジタル化に対する成熟度は77%の企業が「レベル3」以下の状態であり、特に約8割の企業で社外ドキュメントのデジタル化が進んでいないという現状が浮き彫りとなりました。

グラフ1

さらに、ドキュメントのデジタル化を進めた企業に対する、“デジタル化する前に感じていた課題”についての調査では、「契約や承認の時間が遅い(33%)」、「ドキュメント保管コストが⾼い(30%)」「過去のドキュメント検索が⾒えない(30%)」という回答結果となりました。この結果について、IDCは「これらの項⽬はドキュメントを扱うすべての企業に共通することであり、調査対象となったデジタル化を達成した企業固有の課題ではない」と指摘しています。

75%以上の企業が3日以上の業務短縮を実感。「電子サイン」が改善のカギに

こうしたドキュメントにまつわる課題に対して、デジタル化を推進した企業は、発注書や契約書などの社外ドキュメントのプロセスの改善を図っており、同時に「電⼦サイン」を導⼊することにより、承認プロセスのスピードを向上させ、自社のデジタルトランスフォーメーションを促進しています。

※「電子サイン」とは・・・⇒詳しくはこちら

電⼦サインを導⼊した企業が実感した効果について調査したところ、従来の見積書、発注書、契約書などにかかるドキュメントワークフローの業務時間と比較して、75%以上の企業が「電子サインによって、3⽇から2週間程度の業務時間短縮を実感している」ということがわかりました。

企業が感じた電子サインのメリットとして挙げられたのは、「契約や承認のスピード向上(33%)」、「コピー/⼈件費のコスト削減(25%)」、「ドキュメントの検索性向上(25%)」という回答順位でした。電子サインは法的効力を持つため、約2割程度の企業が、発注書、⾒積書、契約書などの社外重要ドキュメントに電⼦サインを適⽤しており、それによってドキュメントフローを改善していることが明らかとなりました。

IDCからの提言

企業のデジタルトランスフォーメーションへの取り組みが進展するなか、競争⼒を強化するためには、契約書などの社外ドキュメントのプロセスを改善し、「早い/安い/⾒える」を早期に実現することが必要であると本レポートでは結論付けています。また、ドキュメントのデジタル化と共に「電⼦サイン」を導⼊し、ドキュメントプロセスのスピードを向上することで、パートナー、顧客などの満⾜度を向上させ、企業内の効率化も実現できると提言しています。

「ドキュメントワークフロー変⾰による競争⼒強化」の全文は、こちらよりダウンロードできます。

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