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電子サインの導入をきっかけに、ペーパーレス化への移行をすばやく実現。米大手法律事務所のパーキンスコイエが実施したデジタル変革とは? #AdobeSign

米国の大手国際法律事務所であるパーキンスコイエは、数百人以上の弁護士を擁しており、世界の名だたるイノベーション企業や、業界トップをクライアントとして抱えています。同事務所の卓越したサービスには定評があり、常により高い価値のサービス提供に向けて取り組んでいます。

契約書の草案作成、印刷、署名、スキャン、郵送・・・。複雑化するプロセスに課題

日々の業務の改善に向け、パーキンスコイエのIT部門がまず目を付けたのは、ドキュメントの署名プロセスでした。同社が慣習的に行っていた契約書などの法的文書における紙ベースでの契約締結フローは、草案の作成、印刷、署名したものをスキャンで記録を残したうえで相手に郵送し、受け取った相手も同じプロセスを繰り返す必要があるため、ドキュメントの追跡と管理の両方で、多くの貴重な業務時間を費やしていました。さらに、返送されてきた文書には不備があるケースがあり、追加でのやり取りが発生することも多々ありました。パーキンスコイエは世界各地に事務所を展開していることから、複数のドキュメントに署名が必要な場合、契約締結完了までに数日を要することもあり、複雑化する署名プロセスの効率向上が求められていました。

さらに、当時事務所内でのコミュニケーションや外部クライアント向けの資料などで使用する大量の紙についても懸念していたため、パーキンスコイエは、ペーパーレス化へと舵を取る良いタイミングだと考えました。

Adobe Signの導入により、紙の使用量と業務時間の大幅削減を実現

これらの背景から、パーキンスコイエは、電子サインソリューションの「Adobe Sign」を世界中のオフィスで採用することを決定しました。Adobe Signの導入により、事務所内のドキュメントワークフローのデジタル化・合理化を進めたことで、人事や調達関連の契約において、必要な署名に要する時間が短縮されたほか、紙の使用量も大幅に削減されました。

“「Adobe Signによって、複数のドキュメントの署名に必要な時間が、数日間から数分間に短縮され、多くの作業が不要になりました。電子署名はさまざまなデバイスから利用できるため、誰にでも、そしてたとえ外出中であっても、簡単に利用することができます」”

パーキンスコイエ 最高情報責任者 リック ハウエル(Rick Howell)氏

他部門でも広がる電子サインの効果

同事務所の人事部門では現在、求人、雇用契約、休暇申請など、紙ベースのドキュメントのデジタル化に取り組んでいます。プロセスのシンプル化は、採用に携わるすべての関係者に優れたエクスペリエンスをもたらし、新入社員を迎え入れる時間の短縮を可能にしました。

人事部門でのAdobe Sign導入の成功を受け、調達部門においても、秘密保持契約(NDA)、マスターサービス契約、ソフトウェアライセンス契約、注文書、ベンダーの見積書の業務にAdobe Signが活用されました。さらに監査部門においても、新入社員向けのコンフリクト検証プロセスの一環でAdobe Signが活用される予定で、同事務所への求職者は今後、職務経歴や損失防止関連の質問の証明書を、電子署名を介して提出できるようになります。

前述のハウエル氏は、次のように付け加えています。「当事務所には、1つの契約だけで20ページ以上に及ぶものもあり、調達部門だけでも、1カ月平均で20~25件の契約を処理しています。紙や郵送のコスト節約は当然として、プロセスのデジタル化は作業時間も大幅に短縮してくれます」

パーキンスコイエでは、事務所内プロセスのデジタル化に向けた、より広範な戦略の一環として、財務・人事アプリケーションのWorkday、デジタル取引管理のThinkSmartとAdobe Signとの連携させることにより、事務所全体でさらなる効率化を図る予定です。

※この文章は、米国時間 2017年5月2日に米国で公開された「Leading Law Firm Saves Time Moving to Digital Paper Processes using Adobe Sign」の抄訳版です。

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