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税務関係の書類整理の時短ワザ。「Adobe Scan」と「Acrobat DC」を活用して、領収書や伝票の整理を簡素化する方法 #AdobeScan #AcrobatDC

確定申告には、領収書や伝票といった様々な税務書類の提出物があり、スムーズな申告をするためには、事前準備が不可欠です。しかし、煩雑な作業が多い税務書類の整理において、無料スキャンアプリ「Adobe Scan」とPDFのトータルソリューション「Acrobat DC」を活用すれば、テーブルの上で大量のレシートと葛藤することなく、簡単にPDFをデジタル化し、整理することができます。また、Acrobat DCには便利なセキュリティ機能があり、高度なドキュメントへのアクセス管理が可能です。今回は、それらの手順についてご紹介します。

ステップ1:領収書などの税務書類をAdobe Scanで瞬時にPDF化

はじめに、お手持ちのスマートフォンに無料スキャンアプリ「Adobe Scan」をダウンロードします(iOS/Android)。アプリを起動したら、カメラで撮影する感覚で領収書などの税務書類をスキャンすると、クラウド上にPDFとして保存されます。自動的にテキストを認識(OCR)するので、スキャンしたPDFデータからキーワード検索することができます。

「Adobe Scan」では、スキャンしたPDFデータを、切り抜き、トリミング、画像補正ができるほか、複数のページをスキャンして1つのPDFデータに統合したり、Adobe Scan内にある別のPDFデータを追加したりすることが可能です。(詳しくはこちら

ステップ2:「Acrobat DC」で複数の税務書類を1つのPDFデータに統合して整理

いつでもどこでもPDFの変換、編集、署名が行える「Acrobat DC」を使えば、「Adobe Scan」で撮りためた複数のPDFデータを簡単に統合することができます。手順は以下のとおりです。(Acrobat DCをお持ちでない方は、無料お試し版をダウンロードしてお試しいただけます。)

「 Acrobat DC」を起動し、赤枠の[Adobe Scan]フォルダを選択

スキャンした領収書のPDFデータをすべて開き、左上の[ツール]タブを選択。その後[ファイルを結合]を選択し、「開く」をクリック
[開いているファイルを追加]をクリックし、[ファイルを追加]をクリック

プレビュー画面

「Acrobat DC」ではAdobe Scanで取り込んだデータに別の複数のドキュメントを組み合わせて統合することもできます。他にも追加したいファイルがある場合、[ファイルの追加]からドキュメントを選択します。Word、PowerPoint、画像データなどを追加することができます。

赤枠の[ファイル追加]をクリックし、挿入したいファイルを追加(今回は2つの画像データを挿入)
追加したファイルのプレビュー画面

ドラッグ&ドロップでページを並べ替えたり、不要なページを削除したりすることも簡単です。作業が完了したら、PDFを結合します。

右上の赤枠にある[結合]をクリック
「バインダー1」の名前で5ページのPDFデータに統合される

[ファイル ]→[名前を付けて保存]をクリックし、ドキュメントを保存
このように、Acrobat DCを使えば、Adobe Scanで撮りためたスキャンデータと、その他の形式が異なるデータを、1つのPDFデータとして統合することができます。

最後にPDFファイルの送信・追跡・保護機能についてご紹介します。

ステップ3:PDFデータの送信、追跡、保護

「Acrobat DC」には、PDFデータを保護しながら、第三者に共有する機能があります。また、データを送付した相手が、いつデータを閲覧したかということを確認できるトラッキング機能も備えています。手順については、以下の通りです。

共有したいPDFデータを「Acrobat DC」で開き、左上の赤枠のメールのアイコンをクリック。 [送信とトラック]を選択
赤枠の[送信先]に送付したい相手先のアドレスを入力し、[送信]をクリックすれば完了

ファイルを受け取った 相手がファイルにアクセスすると、上記の確認メールが届きます

この機能を活用することで、ファイルへのアクセスを管理しながら、簡単にPDFデータを共有することができます。また、送付するPDFデータにパスワードをかけたい場合は、以下の手順にて行うことができます。

パスワードをかけたいPDFデータを開き、[ツール]をクリックして[保護]を選択
[暗号化]→「パスワードで暗号化」をクリック
次にパスワードの管理画面に移ります。ここでは、文書を開く、印刷、編集する、などの各アクションに対して、細かくパスワードを設定し制限をかけることができます。
 
<文書を開くことをパスワードで制限する場合>
 
[文書を開くときにパスワードが必要]にチェックをいれ、パスワードを設定
 

<文書の編集と印刷をパスワードで制限する場合>
 

[文書の印刷および編集を制限」にチェックをいれ、パスワードを設定
「Adobe Scan」では領収書や伝票を瞬時にPDF化し、「Acrobat DC」ではスキャンしたドキュメントの高度な管理を行うことができます。これらの機能を活用することで、簡単に税務署類をデジタル化し、データをパスワードで保護しつつ、簡単に共有することができるので、会計士とのやり取りもスムーズに行えます。
 
毎年必ず訪れる確定申告。領収書、伝票の整理や仕分けで慌てることなく、「Adobe Scan」と「Acrobat DC」を活用して、ストレスのない税務書類の整理を実現してみてはいかがでしょうか。

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Acrobat DCは様々な文書業務を支援する強力なツールを備えているだけでなく、Acrobatモバイル版アプリ、Document Cloudとの連携によって、時間や場所にとらわれずにスムーズにやり取りできる環境を提供します。

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