Adobe Document Cloud | Update – BCP対策/リモートワークのためのAdobe Acrobat、Adobe Signの紹介

Document Cloud Experience Cloud カスタマーサクセス 活用術

昨今の新型コロナの影響により、「新しい働き方」や「新しい日常」、はたまた緊急事態への対応や対策に重要性を感じる方がますます多くなってきていると実感しています。

今回は、リモートワークの円滑運用や、BCP(事業継続計画)対策にどう対応するべきか?という課題を想定し、Adobe Document CloudからAcrobatとSignの活用アイデアを紹介しようと思います。

BCP対策/リモートワークを可能にするAcrobatの機能

  1. あらゆる文書からPDFを作成

    Office文書をはじめとするさまざまな形式のファイル、スキャナー、Webページから、高品質で信頼性の高いPDFを作成できます。1度の操作で、複数のファイルを1つのPDFに結合することも可能です。

  2. 場所やデバイスを問わず作業を継続

    作業中のドキュメントをDocument Cloudのストレージに保存することで、どのデバイスからでも最新のファイルにアクセスし、コメントを追加したり、編集を行ったり、他の人と共有することができます。

  3. どこからでもPDFとコメントを共有

    複数の関係者にPDFのリンクを送信するだけで、全員のコメントを1つのPDFにまとめることができます。各々の関係者は、どこにいても、どのデバイスからでも同じPDFにアクセスし、お互いにコメントを書き入れながら、意見のすり合わせを行うことができます。

  4. 主要なオンラインストレージと連携

    Acrobat内から直接、BOX、Dropbox、Googleドライブ、OneDrive、SharePointのアカウントに接続して、ファイルにアクセスしたり、編集を保存したりできます。

Adobe Acrobat お役⽴ち情報


BCP対策/リモートワークにも 法的に有効な電⼦契約・電⼦サイン

Adobe Signは、契約書や承認⽤⽂書の送信、署名の取得、トラック、管理までのプロセスを完全デジタル化し、いつでもどこからでも迅速かつ安全に業務を遂⾏できる、信頼性の⾼い法的に有効な電⼦サインソリューションです。

クラウドサービスの為、メールアドレスとブラウザがあれば、組織の規模や業種を問わず、導⼊が可能です。更に既存の業務システムと連携して、社内処理から対外的な署名や合意までも⼀気通貫で効率化します。

コンプライアンスを強化しながら、場所と時間の制約を超えた新しい働き⽅を創出する、それがAdobe Signです。

Adobe Signを導⼊する理由

Adobe Signを導⼊する理由を、想定するメリットを軸にしてリストアップしてみます。

  1. BCP対策にも有効

    場所の制約を受けず署名が行え、また文書はクラウド上に安全に保管されるため、BCP(事業継続計画)対策にも有効です。

  2. 既存システムとの連携

    顧客の組織で既にお使いのシステム、プロセス、アプリケーションにAdobe Signの機能を容易に追加・統合することができます。社内業務から対外的なやりとりまで一気通貫で電子化!

  3. 業務効率化

    PCやモバイルデバイスがあればどこにいても署名ができるため、契約・承認作業がわずか数分で完了できます。出張中の上司の戻りを待つ必要はありません。

  4. プロセスの可視化

    署名プロセスの状況をクラウドで追跡してリアルタイムに確認できるため、プロセスの遅延を未然に防ぐことができます。

  5. 法的に有効

    Adobe Signの電子サインは、電子署名法における「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の法的要件を満たしています。本人認証については、メールアドレスによる認証に加え、パスワードや登録済み電話番号に送信されるワンタイムパスワードによる2段階認証にも対応しています。

  6. コスト削減

    契約を電子文書で取り交わす場合は印紙税がかかりません。郵送や印刷にかかるコストも削減でき、また膨大な紙の書類を補完するスペースも不要になります。

活用方法のアイデア

ここからは、想定する活用方法のアイデアを、BCP対策、リモートワークの2つに分けてご紹介いたします。

BCPにおけるAdobe Signの活用アイデア
  1. 金融会社
    • 利用用途:住宅ローンの契約
    • 導入前の課題:
      • 契約業務フローの見直し
      • リードタイムの短縮
    • 導入の効果
      • 紙書類を完全撤廃
      • 最短1時間で契約締結
      • 10%コストカット
  2. 人材サービス会社
    • 利用用途
      • 外国人派遣社員の借用書
    • 導入前の課題
      • 署名取得に1か月弱かかる
      • 文書のステータス管理にかかるコスト負担
      • 不備による大量の差し戻し業務
    • 導入効果
      • 1週間以内に完結
      • 文書管理のコンプライアンスの強化
  3. サービス会社1
    • 利用目的
      • 数千人の社員へ一斉に申請書を発行する
    • 導入前の課題
      • 在宅勤務で数千人の社員から署名を取得できない。
      • 2か月以内に完了が必須
    • 導入効果
      • 1か月での署名取得完了
      • 文書のステータス確認が実現する
      • コンプライアンスの強化
  4. サービス会社2
    • 利用目的
      • 自社サービスのセミナー受講証明書の発行
    • 導入前の課題
      • 紙文書管理
      • 保管のコスト
    • 導入効果
      • 人的コスト 170万円/月
      • 紙コスト 4万円/月
      • 作業時間 2時間→0

リモートワークにおけるAdobe Signの活用アイデア
  1. プリンター、スキャナーが無い環境から署名依頼を送りたい

    Adobe Signモバイルアプリからスキャン機能を使って、紙の文書を読み込み、署名依頼を送ることができます。リモートワークをしながら、モバイル1つで署名依頼、電子サインの処理状況の追跡ができます。

  2. リモートワーク中の社員に人事書類を送りたい

    Adobe Signを使って、人事異動通知書や新入社員への入社関連書類の一斉送信が可能です。また、2019年の労働基準法改正により、労働条件通知書の電子化が可能になりました。これを受け、雇用契約書と労働条件通知書を併せて電子化される事例も増えてきております。

  3. 印鑑の捺印書類を減らしてリモート作業を促進させたい

    昨今の社会情勢を鑑み、リモートワークを取り入れ始めたお客様もたくさんいらっしゃるかと思います。しかしながら、いまだに電子化されていない印鑑業務において出社を余儀なくされている方も多いかと思います。Adobe Signを使ってスムースなリモートワークを可能にしましょう。

Adobe Sign お役立ち情報


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「Adobe Document Cloud Update – BCP対策/リモートワークのためのAdobe Acrobat、Adobe Signの紹介」
https://landing.adobe.com/content/dam/landing/uploads/2020/jp/dxcsm/Adobe_Acrobat_Sign_20200908.pdf

POSTED ON 2020.11.5