紙の契約書の承認プロセスを、モバイルアプリで簡単にデジタル化。Adobe Signモバイル版アプリにスキャン機能が追加 #AdobeSign

Document Cloud 活用術

契約業務のデジタル化に取り組む企業が増えています

昨年アドビが行った調査*によると、調査対象企業600社のうち電子サインを現在使用していると回答した企業が14%、また現在使用していないが、将来導入する可能性のある企業が42%を占めました。またその用途については売買契約、確認/検収書、見積もり書等が挙げられました。これら契約業務のデジタル化は多くのメリットをもたらします。例えば、収入印紙や郵送費削減などのコスト改善、契約締結に必要な時間や煩雑な業務を削減する生産性の改善、紙の契約書の保管に必要だったスペースの削減、コンプライアンスの強化など。前述の調査でも、実際に電子サインを導入している企業の導入要因として「保管/検索」、「承認状況追跡」、「時間短縮」、「手間の減少」などを挙げる企業が多数みられました。

紙の契約書をどのようにデジタル化された承認ワークフローに取り込むか
一方で電子化の大きな課題として挙がったのは、紙の契約書をいかにしてデジタル化された承認ワークフローに取り込むかです。Adobe Signモバイル版アプリのスキャン機能を使うことで、いつでもどこでも簡単に契約書をデジタル化し、契約書の署名者にメールでサインを依頼することができます。

<契約書を送る側の手順>

  1. App StoreやGoogle Playから、Adobe Signモバイル版アプリをスマホやタブレットにダウンロード/インストールします。(Adobe Sign無償体験版はこちらからダウンロードいただけます)
  2. Adobe SignのID(登録メールアドレス)を使ってログインし、「署名用に送信」を選択します(画面1)
  3. スキャン機能を選択(画面2)、スマホやタブレットのカメラを使って、送付したい紙の契約書をスキャンします(画面3)。
  4. スキャンは複数ページに対応しています。スキャンが完了したらそれを契約書の署名者のメールアドレスに添付書類として送信します(画面4および5)。

画面1:署名用に送信を選択します。

画面2:スキャンを選択します。

画面3:スキャン

画面4:添付を選択します。

画面5:受信者のメールアドレスを入力して完了

<契約書の署名者の手順>
メールの受信者、つまり契約書の署名者は必ずしもAdobe Signのユーザーである必要はありません。
1. 受信したメールに記載された「ここをクリックします」をクリックすると、PDFが起動します。(画面6)
2. 自分の使用しているパソコンやスマホの入力機能を使って自分の名前を入力します。
また、ペン入力に対応している機器であれば、手書きのサインを行うことも可能です。(画面7)
3. 署名が終了すると自動的に契約書の送信者および受信者の両方に署名終了の確認メールが届きます。
これでプロセスは完了です。紙の契約書の承認プロセスを、モバイルアプリを使って簡単にデジタル化できます。

画面6:受信したメールを開封します。

画面7:署名を入力して適用をクリックします。

Adobe Signについての詳細はこちらをご参照ください。

*2016年6月に従業員500人以上の文書の起案・承認に関わる係長役職国内企業を対象に行われた調査。

POSTED ON 2017.03.17