社長主催の「バーチャル乾杯」に日本の社員から約200名が参加!【アドビ流テレワークの乗り切り術を公開】

Corporate 活用術

新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大を受け、アドビでは世界全社でテレワークの導入を進めています。日本国内でも3月後半から全社員を対象にテレワークを進めています。

実際にテレワークを進めてみると、思うように業務効率が上がらなかったり、仕事がはかどらなかったりと、業務に不安な日々を過ごされている方も少なくないのではないでしょうか。

以前からテレワーク制度があった当社でも、このような大規模なテレワークは初めての取り組みとなります。全社員がほぼ毎日のようにテレワークを実施するようになってから、初めてわかった様々な課題や発見。そうしたものが少しでも皆様の参考になればと思い、今回はアドビ流のテレワーク術を紹介します。

■テレワーク成功の鍵は紙書類の対応、6割が紙資料を確認するため出社した経験あり

アドビがテレワーク導入企業に勤務するビジネスパーソン500名を対象に行ったアンケート調査をところ、出社時間が減ったことなどで生産性が上がったと感じている人は8割以上いた一方で、6割以上の方が紙書類の確認などでやむなく出社した経験があったと回答するなど、業務を推進する上での課題が浮き彫りとなっています。

ペーパーレス化が進まない要因として最も多かったのが「紙や判子文化が根強く残っている(63.2%)」でした。

契約書の決済には電子サインサービスサービスAdobe Signを活用しているため、ペーパーレスでの仕事には慣れている社員が比較的多いほうですが、紙の書類でしか解決できないプロセスを全社的に見直すことが、今後ますます重要となるでしょう。

紙の書類をデータ化するには、アドビの無料アプリAdobe Scanを活用するのもおすすめです。

■始めるのに意外とお金のかかるテレワーク、アドビでは全従業員にテレワーク経費250ドルを一律支給

テレワークはノートパソコン一つあればすぐにできる、と思われがちですが、自宅の環境はオフィス環境とは大きく変わります。通信環境の準備からモニターディスプレイの設置など、効率的な環境を自宅で用意するには意外とお金がかかるもの。

そこでアドビでは、テレワークへの準備を円滑に進めてもらえるよう、契約社員を含む全従業員に一律250ドル分を支給しました。実際にどんなものを購入したいかを日本オフィスの社員に聞いてみたところ、最も多かったのがモニターディスプレイで、次いでキーボードやマウスなどのPC関連備品が続きました。

また意外にも多かったのが椅子の購入です。自宅の椅子がオフィスチェアではないため、長時間座ることで腰を痛めてしまう方も少なくないようです。

■オンライン飲み会はもはや必須行事!?社長主催のバーチャル乾杯に200名の社員が参加

テレワークで働く際に課題となるのが社員間のコミュニケーションです。実際にアドビが行ったアンケート調査でも、テレワーク上の心理的・身体的課題の第一位が「同僚とのコミュニケーションが減る(38.4%)」という結果でした。

Web会議を使ってオンライン飲み会を実施する企業も増えてきており、アンケートではすでにオンライン飲み会を実施したことがあるという方も31.4%に上りました。

こうした中、アドビジャパンでは、マクリディ社長自ら「バーチャル乾杯」を主催。第一回目となった3月27日(金)には、約600名の社員のうち約200人が各自ドリンクを片手にオンラインで参加。大変な時だけどみんなで頑張りましょうと乾杯し、リーダーシップチームが昇降式のデスクを導入して腰が痛くなくなったといったテレワークのTIPSや子供がビデオ会議に乱入してきたテレワークの面白エピソードを共有しました。

■お菓子を囲んでコーヒーミーティング「Coffee Bash」を実施

さらに日本のマーケティングチームでは、コーヒーやお菓子を持ち寄った「Coffee Bash」も実施しています。3月31日(火)に開かれたCoffee Bashには自宅から約40名の社員が参加。各自2千円までを上限に購入したお菓子を紹介し合いながらテレワークの様子やプライベートの近況報告を行いました。チームごとに登場した社員の発言に機会に対し、ビデオ会議のコメント欄にはコメントが多数書き込まれ、参加した社員からは「お互いの家の様子が見えたりして、ほっこりした雰囲気になった」「普段の会議ではない業務以外の雑談が気分転換になった」という声も聞かれました。

■ヘルスキーパーからのセルフストレッチ紹介や、メンタルケアも

アドビでは福利厚生の一環として、3人のヘルスキーパーがPITと呼ばれるヘルスケアルームで社員にマッサージや鍼のサービスを提供していますが、オフィスがクローズになってからはPITも継続できなくなりました。そこで、ヘルスキーパーは、テレワークが続く社員の体の不調や運動不足解消のため、「HealthCare通信」と題し社員向けのFacebook Groupにて、自宅でできるセルフストレッチやボクササイズのやり方を動画で投稿しています。また、「Virtual PIT」としてメールやビデオ会議経由で、PC作業が多く目が疲れた、動かなく首肩が固まってしまった、座りっぱなしで腰が痛い、足がむくむ、食事のバランスが崩れた、お酒の量が増えた、会話がなく気分が滅入ってるといった社員からの健康相談も受け付ける予定です。

アドビのベネフィットプログラムのひとつであるEmployee Assistance Programs (EAP)の協力のもと人事部がメンタル面をケアするために行ったオンラインセッション「未知の事象に対処する方法 ~コロナウイルス問題に際して~」にも多くの参加があり、「気分が落ち込むことがあったが、自分だけではないのだと安心した。気持ちの持ち直し方がわかってよかった」等の感想が寄せられました。

生産性が高く効率的なテレワークを継続的に続けていくには、

  • テレワーク導入コストを会社がある程度負担すること(従業員に一方的に負担させない)
  • リーダー自らが率先してオンライン会議などITツールを活用し、チーム間のコミュニケーションを途絶えさせないこと
  • 署名捺印や紙の書類の処理など、出社しなくては解決できないようなワークフローはペーパーレス化でなるべく減らしていくこと
  • 従業員の肉体的・精神的ケアを怠らないこと(体調管理を従業員だけに強いない)

などが重要となるでしょう。

新型コロナウイルスは先が見えず、不慣れなテレワークを続けることで不安を感じる方も少なくありません。アドビは、こうした未曾有の状況下においても、皆様を最大限支援させていただく所存です。

現時点におけるアドビの取り組みについてはこちらをご覧ください。

「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」はこちら、「ビジネスパーソンのテレワークスキルに関する調査結果」はこちらからご覧ください。

POSTED ON 2020.04.13