カリフォルニア州技術局、Adobe Signの導入で調達業務を効率化

Document Cloud 導入事例

カリフォルニア州は、太陽が降り注ぐビーチ、高くそびえるセコイア、華やかなハリウッドなど多くの魅力で知られる州ですが、多くの人々にとってはテクノロジーの代名詞として知られています。たとえばシリコンバレーは、技術革新と投資の中心地として世界中で知られています。州内には、フォーチュン500企業21社を含む、大手テック系企業の本社がひしめいています。

テクノロジーが州のアイデンティティの重要の一部となっているため、州内のあらゆる組織がテクノロジー分野の取り組みをアピールしています。カリフォルニア州技術局(CDT:California Department of Technology)は、カリフォルニア各地の州機関のほか、地域の企業や教育機関によるデジタルサービスおよび革新的な技術ソリューションの導入をサポートしています。

CDTは、カリフォルニア州のIT戦略計画、方針、基準、手順およびエンタープライズ アーキテクチャの整備や管理を行う機関です。また、知事へのIT資産や方針分野の助言の提供、州のITプロジェクトの管理、各種ITインフラ、ネットワーク、ソフトウェア、コンサルティングサービスの提供も行っています。

CDTは、自らが掲げる「Vision 2020」の一環として、変化に柔軟に対応できるダイナミックなワークフォースの実現を通して一元化されたデジタル政府の創出を目指しています。そのためには利用者に対し、最大限のアジリティ、パフォーマンス、コラボレーションが実現するよう、革新的かつ安全な技術の活用を通し同庁に割り当てられた3億7100万ドルの予算を上手く投資する必要があります。

CDTは、自らのテクノロジー分野の取り組みを、庁内の業務体制に反映させる必要性を認識しています。CDTの州技術調達部門(Office of Statewide Technology Procurement)が、Adobe Document Cloudの電子サインソリューションであるAdobe Signの導入により、省内業務の効率化および調達体制の抜本的効率化を目指したのも、まさにこの理由によるものです。

Adobe Signは、暗号化機能が送信データを保護し、メールやプリントアウトされたデータを上回る安全性を実現します。さらに監査証跡により、文書の送信、受信、開封、署名時刻を正確に表示し、文書のセキュリティやトレーサビリティを強化します。より高い安全性を実現するこれらの機能により、紙の契約書で起こりうる改ざんや管理上のミスを防ぐことができます。

Adobe Signには、こうしたセキュリティに加え、速くて使いやすいという利点もあります。Adobe Acrobatとの高い親和性が、整理整頓されたファイルの手軽な管理、作成、送信を実現。印刷、スキャン、監査証跡の手間がなくなることで、契約処理にかかる取引費用も削減します。

受信者もAdobe Signの利便性を享受できます。受信者はリンクをクリックするだけで、文書を閲覧したり、署名、承認したりすることができます。大容量のファイルをダウンロードしたり、手書きの署名をスキャンしたり、紙の文書を郵送したりする必要はありません。これにより契約承認に伴う送付、転送時間が短縮され、これまでの数日から数週間かかっていた契約承認が数時間で実現できます。CDTでは、調達時間が短縮されることで、新規サービス、利用者とのより速い接続が可能になります。

政府機関であるCDTには、テクノロジーや安全性に関するカリフォルニア州の法律、方針、規制を厳守しながら州の行政を行う義務があります。この点Adobe Signは、ISO 27001やSOC 2などを含む、主要な情報安全基準の認証を取得しています。

アドビのティム ロドリゲス(Tim Roderigues)は「セキュリティとコンプライアンスは、官民問わず今日のあらゆる組織に共通する課題です。CDT はAdobe Signの導入により、安全分野のあらゆる基準や規制を満たしながらも、業務のスピードやアクセス性を向上し続けられる、新たなテクノロジーを得ることができるのです」とコメントしました。

CDTの支援により、カリフォルニア州内各地の企業、機関は業務体制の再編やデジタル時代に求められる新たなニーズへの対応を進めています。そしてAdobe Signは、CDTによるこうした目標の達成をサポートしています。

※本ブログは、2020年5月6日に公開されたブログの抄訳です。

POSTED ON 2020.05.19