オフィスから紙がなくなる日#AdobeDocCloud #AcrobatDC #AdobeScan

Document Cloud トレンド 活用術

Document Cloudでペーパーレス化を推進

オフィスのペーパーレス化が叫ばれてから久しくなりますが、一部の先進的な企業を除いては、今だに業務で多くの紙が使われています。ペーパーレス化は今やエコやコスト削減の目的にとどまらず、業務の効率化という観点でどの企業にとっても重要な課題の1つとなっています。ではなぜ、なかなかオフィスから紙がなくならないのでしょう。紙をなくす手段のひとつとして、まず紙にかわるものを正しく選択する事が重要です。紙の利便性は残しつつ、それよりもさらに便利に使えるもの。それが、「電子の紙」PDFです。このブログでは、最高品質のPDFソリューション、Adobe Document Cloudがペーパーレス化にどのように貢献するかを、業務での活用例を交えながらご紹介します。

PDFはどれも同じではない?

今やPDFは、見ない日はないと言っていいくらい、どのビジネスにおいても日常的に使われています。ただ、紙にも「良い紙」「悪い紙」があるように、PDFにも高品質なものとそうでないものがあります。その違いは、PDFの作り方にあります。

PDFは仕様が100%公開されたオープンフォーマットのため、様々なメーカーのツールを使って作成することができます。しかし、その品質はマチマチで、中には文字が化けたり、レイアウトが崩れたり、画像がきちんと表示されないといったこともあります。そもそもPDFは、作成元の文書をどんな環境でも忠実に再現できるというメリットから、これまで世界中に普及されてきたわけです。これでは、PDFにする意味がありません。

最高品質のPDFを作成するには

さて、PDFの歴史は古く、1990年代の初頭にアドビによって開発され、ソフトウェア、ハードウェア、オペレーティング システムに関係なく、文書を確実に表示および交換するために使用されるファイル形式として、1993年に初めて登場し ました。その後、PDF作成ソフトのAcrobatがリリース、続けてPDF閲覧ソフトのAcrobat  Readerが無償で配布されたのを機に、PDFはまたたく間に世界中に広まりました。それから25年以上が経過し、PDFは今もなお進化を続けてい ます。2008年には電子文書交換の国際標準規格(ISO32000)にも認定されました。

PDF、AcrobatAcrobat  Reader、これらはアドビが開発し、共に進化を遂げてきました。その親和性は高く、これらを組み合わせることで、信頼性の高い最高品質のPDFを作成し、どんなデバイスやOSでも正確に表示することができ ます。全世界に普及しているAcrobat  Readerでの閲覧が保証されているのは、Acrobatをはじめとするアドビ製品で作成したPDFだけです。

PDFは活用しなければ損

PDFをただ見るだけに使うのであれば、紙の利便性を超えることはできません。PDFは活用することで価値が出るのです。それを可能にするのが、Acrobatです。

紙でできることは、ほとんどAcrobatとPDFでもできます。文字を書き込んだり、線を引いたり、スタンプを押したり、あるいはページの一部分を切り取ったり、複数の文書を束ねたりすることもできます。でもそれだけではありません。

Acrobatの様々な機能を使うことで、紙にはできない、デジタルならではのたくさんのメリットを得ることができるの です。

それでは、実際の仕事でAcrobatとPDFがどのように役立つのか、「保管」のシーンを例にあげてご紹 介しましょう。

キャビネットから大量の紙が消える

キャビネットを開けると、その中には大量の紙の書類が…。オフィスではよく見かける情景ですね。その中から必要な書類を見つけ出すのに、いったいどのくらいの時間を費やすことでしょう。

Acrobatの検索機能なら、開いているPDF内のテキストをすばやく検索して表示するだけでなく、指定した場所にある全てのPDFを検索し、該当する語句が含まれるPDFを表示します。これで、書類を探す手間がなくなり、その時間を本来の仕事にあてることができます。

では、既存の紙の書類はどうしましょう。それなら、紙の書類をスキャナーで読み込んでPDFに変換します。その際に、OCR(テキスト認識)をすることで、同じように文字の検索が可能になります。書類が傾いてしまっても、

Acrobatが自動でまっすぐに補正してくれます。

スキャナーがどこにでもあるとは限りません。そんな時は、Adobe Scan(モバイルアプリ<無償>)が便利です。スマートフォンのカメラで紙の書類を写真で撮ると、OCRとゆがみ補正を自動的に実行しながらPDFを作成し ます。作成したPDFをAcrobatで開けば、検索や編集も可能になり、他のPDFと一緒に管理することができます。

紙をPDF化することで、書類探しの無駄な時間を節約できるだけでなく、保管スペースなどのコスト削減にもつながります。また、PDFにパスワードなどのセキュリティを付与すれば、保管の安全性も高まります。

いかがでしたか?ここで取り上げた例は、AcrobatAdobe SignAdobe Scanといったアプリを含むAdobe Document  Cloudサブスクリプションサービスを利用することで、明日からでも容易にペーパーレスを始めることができます。ペーパーレス化がなかなか進まない…、そんな方はぜひご検討ください。オフィスから紙がなくなる日も、そう遠くはないかもしれません。

POSTED ON 2019.09.18