中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感 電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を ~アドビ「業務効率化に関する実態調査」結果より~ #AdobeSign

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いかに業務の手間を減らして生産性を上げるか – 業務効率化は企業にとって長年の課題です。アドビではこの度、従業員数300人以下の中小企業を対象に、「業務効率化に関する実態調査」を実施しました。

■中小企業の6割以上が業務のデジタル化を重要だと実感。最も重要性を訴えるのは「事務系」会社員
今回の調査では、業務のデジタル化について回答者の6割以上(62.9%)が「重要(極めて重要・重要)」と回答しました。職業別に見ると、「重要(極めて重要・重要)」の回答が最も多いのは、事務に従事している従業員(70.0%)でした。事務に従事している従業員は日ごろから紙ベースの書類を取り扱う機会が多いため、業務効率化が期待できる業務のデジタル化の重要性を実感していると考えられます。

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはならない

■いまだに9割近くが紙の書類にペンで署名
一般的な契約書の署名方法を聞いたところ、回答者の約9割(89.8%)が「紙の書類にペン等で署名」と回答しました。電子サインソリューションを使用しているという回答は3.9%にとどまり、中小企業における電子サインソリューションの普及はこれからという結果となりました(グラフ1)。

紙の書類にペン等で署名した後の保存方法の内訳は、「デジタル文書として保存」している企業が約3割(31.3%)、「紙の書類として保存」が約6割(58.5%)という回答で、中小企業では「一般的な契約書は紙の書類にペン等で署名し、紙の書類として保存」するのが最も多い(58.5%)という結果となりました(グラフ2)。

紙の書類として保存するには保管場所が必要になり、紛失の危険性もあります。デジタル文書として保存すれば物理的な保管場所の確保は不要になり、紛失のリスクも軽減。さらに署名自体もデジタル化(=電子サイン)すれば署名する書類の郵送が不要になるため、郵送費用の削減につながります。署名が必要な書類は電子メールなどで瞬時に相手に届くので、署名完了までにかかる時間を大幅に短縮することができるなど、「業務のデジタル化」のメリットはさまざまあるものの、いまだ「紙の書類として保存」が「デジタル文書として保存」よりも約2倍多い結果となりました。

■電子サインでビジネスのスピード向上を
今回の調査で、62.9%の回答者が業務のデジタル化が「重要(極めて重要・重要)」と回答していることから、中小企業にとって業務のデジタル化が重要であることがわかります。ではどこから業務のデジタル化を進めればよいのでしょうか。

電子サインの活用は、業務のデジタル化によるメリットを如実に感じることができるソリューションです。電子署名とタイムスタンプによって行われる電子契約は改ざんの危険性が低く、クラウド上で管理することからアクセス履歴なども残しやすくなっています。文書を電子化すると紙を取り扱う作業が大幅に減少するため、契約に関わる業務負担が軽減します。また、電子サインを使用した電子契約では印紙税が不要です。紙の契約書を送るための送料や倉庫代などの保管料もかからないため、コスト削減につながります。つまり、電子サインの活用により、コンプライアンス強化だけでなく、時間とコストの両方が削減できます。

■業務のデジタル化を推進するアドビのドキュメントソリューション、Document CloudとAdobe Sign
Document Cloudは、書類業務のデジタル化を通じて業務効率性と生産性の向上を図る、アドビのドキュメントソリューションです。Adobe SignはDocument Cloudの中核を構成するクラウドサービスで、合意や承認のドキュメントプロセスのデジタル化を推進するものです。Adobe Signは個人向け、中小企業向け、大企業向けの3種類のプランから構成されており、中小企業向けのプランはIT専門組織のない中小企業やSOHOのお客様にとって使いやすく、日常業務における書類のデジタル化を推進します。

国内の中小企業の例を挙げると、最先端のアドテクノロジーで顧客の収益を最大化するアドテクノロジー企業である株式会社ジーニーは、Adobe Signを活用することでビジネスのスピード向上とコンプライアンス強化を実現しています。

Adobe Sign導入前はひと月かかる場合もあった契約業務がわずか数日で完了し、スピーディに業務を行っています。詳しくは株式会社ジーニーのユーザー事例をご覧ください。

業務効率化に関する実態調査 概要
・調査方法:インターネット調査
実施対象:経営者・役員(35)、事務系会社員(130)、技術系会社員(90)、その他会社員(157)、412人
企業規模:従業員数300人以下
調査地域:全国
調査期間:2019年6月20日(木)~21日(金)

POSTED ON 2019.09.30