危機的状況下でのテレワーク加速に向けたユタ州政府によるAdobe Signの導入 #AdobeSign

Document Cloud 導入事例

ユタ州は、毎年数百万人の観光客を魅了し、またそこに住まう人々がこよなく愛する、美しい自然で有名です。州政府は、自然保護はもちろんのこと、そこに住んでいる人々の暮らしが損なわれないよう、プライドをかけて取り組んでいます。

2019年、Adobe Signを活用した新しいテレワーク戦略 「New Workplace Teleworking Initiative」の一環として、ユタ州副知事であるスペンサー J コックス氏(Spencer J. Cox)が、電子サインを導入しました。テレワークは当初、政府の効率化事業のひとつとして計画されました。より多くの職員によるリモートワークを可能にすることで、炭素排出量の削減、省スペース、州内各地への雇用分散の実現を図るものです。

こうしたテレワーク体制の整備が急務になるとは、ユタ州の職員もおそらく予想していなかったでしょう。ユタ州には自然災害発生時の緊急対策が整備されていたとはいえ、マグニチュード5.7の地震とCOVID-19の感染拡大が同時に発生することを予測できた人はいなかったはずです。

準備、意欲、能力共に万全で望めたユタ州政府の職員

二つの災害が同時に発生したことにより、家庭、仕事、健康、経済状況など、その影響は州の住民の生活のさまざまな側面に及びました。幸いユタ州庁にはすでにデジタルソリューションが導入されていたため、職員は災害の影響を受けつつ、また外出自粛を余儀なくされながらも、引き続き重要業務に従事することができました。そのため州の住民は災害が発生しても尚、必要な公共サービスに遅延なくアクセスすることができたのです。

テレワークにあたり、アドビのソリューションを最初に導入したチームの反応が非常に好評だったため、ユタ州は電子サインに関する動画(英語)を作成し)、「電子サイン」という言葉を広めると共に、州政府の各部署によるAdobe Signの導入を促す取り組みを行いました。動画では、迅速かつ適切な緊急対応を実施できることを目標に、100%ペーパーレス化する利点や、大量の契約、承認手続きも簡単に処理できるテレワーク環境の魅力について解説しています。

緊急対応の促進

緊急対応に向けたインシデント対応計画を含め、政府が策定する計画や提供するサービスには、その性質上、複数の関係者によるコメントや承認が必要とされる場合がほとんどです。通常の状況下では、会議室に集まったり、訂正や承認が必要な書類を持ち回るなどしてこの作業を行います。

緊急調達計画の回覧、承認には通常2〜3日かかりますが、Adobe Signの導入により数分で完了できるようになりました。職員は、出勤業務再開後もペーパーレス体制の継続を希望しています。

部署間の連絡体制の効率

ユタ州政府の各機関に対し行政サービスに関する新たな問い合わせが急増する中、職員からは書類処理業務の電子化を歓迎する声が多く聞かれました。Adobe Acrobat DCおよびAdobe Signの使用を積極的に拡大することで、数百件に及ぶ調達契約、業務計画、助成金、予算、その他契約の回覧・承認が実現しました。また、こうした柔軟な枠組みにより、財務、業務、物流、企画を含む各部署間の、計画完了に至る連絡手順を整備、調整しやすくなりました。

ユタ州政府では、州内の多くの機関がこの機会に新たな文書処手順を導入し、3月および4月の電子サイン件数が大幅に増加。出典・・・Utah Department of Technology Services

テレワークへの前向きな移行

世界中の公務員同様、ユタ州政府の職員も在宅勤務での他の職員との連絡のほか、州民へのサービス提供に不安を感じていました。そのためテレワーク開始に先立ち、明確かつわかりやすい業務手順を整備する必要がありました。

Adobe Signの導入により、各文書のレビュー担当者や承認者を各職員が確認できるようになったことで、プロセス全体の説明責任や透明性が確保されました。また、未対応の送信文書や担当部門不明案件もなくなり、より質が高くタイムリーなサービスを州民に提供できるようになりました。

これにより、これまで数日から数週間かかっていた住民への回答を数時間で行えるようになっただけでなく、セルフサービス文書の公開も実現しました。

柔軟な政府がニューノーマル

電子サインの導入により、ユタ州政府は今回の緊急事態に迅速に対応できただけでなく、長期的な効率性や事業継続性を確保できる体制を強化することができました。

財政支出の削減と効率化を目的に導入されたテレワーク戦略ですが、予期せぬ事態により通常通りの業務が不可能になったことで、またたく間に必要不可欠なサービスに進化しました。その結果は当初計画した範囲を超える利益をもたらし、大成功を収めています。また、ユタ州はテレワーク体制への迅速な対応を通し、その景観に劣らず頑強な精神独創性、意志の強さを証明したのです。

ユタ州は、取引1件あたりの所要時間を平均159.1分へ短縮、電子サインにより5,000件以上の文書へ対応2,500人以上のユーザーの新規登録を30日間で実現。出典・・・Utah Department of Technology Services

アドビのコミットメント政府機関を迅速な対応でサポート

アドビは、政府機関による困難な緊急事態への挑戦、生産性の維持、勤務場所を問わない行政サービスの提供を全力でサポートします。政府機関による様々な試練への対応に役立つ、リモートワークを含む当社の取り組みについては、Adobe Document Cloudが提供する政府緊急対応プログラムをご覧ください。

※本ブログは、2020年4月27日に公開されたブログの抄訳です。

POSTED ON 2020.05.25