#AdobeMAX 2020 電通デジタル講演:Acrobat DCで New Normalなクリエイティブ業務を実現しよう!

Document Cloud 導入事例 活用術

「クリエイティブの楽しさをすべての人に」というテーマの下、初のオンライン開催となったAdobe MAX 2020。世界中のクリエイターが集まり、創造活動に関する新たなアイディアやテクニックを発表しあうイベントです。今回、特に注目されたのは、「テレワークやリモート環境下で、チームの創造力やクリエイティブ業務をどう向上し、より良い作品を作っていくか」という点でした。

この問題に対し、広告制作という観点から取り組んできたのが、電通デジタルです。2016年にデジタルマーケティングの専門会社として事業をスタートした同社では、2020年10月現在も全社的にテレワークを推進し、withコロナを前提とした新しい働き方を模索しています。Adobe MAXでは、コピーライターの野村隆文氏、アートディレクターの飯島美喜氏、クリエイティブプランナーの原田洋平氏の3名が登場し、それぞれの立場から、クリエイティブ業務におけるニューノーマルなワークフローをどう実現しているかを講演しました。

広告制作もオンラインに。浮上した3つの業務課題

クリエイティブ業務に対面会議は付き物。特に広告制作の場合、コピーライターやデザイナー、アートディレクター、プランナー、協力会社やタレントなど、さまざまな専門技能を持つ人が関わってひとつの作品を作り上げるため、対面での打ち合わせやディスカッションは欠かせません。

そうしたなか、新型コロナの脅威に備え、いち早く全社テレワークに切り替えたのが電通グループです。ソーシャルディスタンスを保った制作業務の徹底は現在も続いており、「たとえば撮影は原則延期、実施する場合も立会いを最小限少なくし、可能な限りリモートで実施するなど、クリエイティブワークが大きく変化しています」と、電通デジタル アドバンスト クリエイティブ センター コピーライターの野村氏は説明します。企画会議にしても、みんなで紙の資料を持ち寄り、時間をかけて議論するのではなく、オンラインの会議ツールを使い、データを画面に投影して、手早く効率良く行うようになりました。

こうした新しいやり方を進める一方、これまでにはなかった新たな課題も出てきました。野村氏によると、次の3つが大きな課題となったそうです。

  1. オンラインで効率良く企画を進めるため、それぞれの専門家から出てきたアイディアをすばやくひとつにまとめなければならない
  2. 制作物の確認もオンラインなので、誰がどんなフィードバックを入れたのか、最新の修正指示は何かを、漏れなく正確に把握することが難しい
  3. 見積書や契約書、請求書などの重要書類もオンラインでやり取りするようになったので、安全に書類を受け渡しできる環境が必要

これらの課題の解決に向け、同社が活用しているのが、Adobe Acrobat DCです。

Acrobat DCは、単なるPDFのビューワーではありません。DC=Document Cloudというとおり、PDFを核に、クラウド環境でドキュメントを編集・共有・共同作業するワークフローを構築するためのプラットフォームです。

チームメンバーのアイディアを迅速に企画書に反映できるAcrobat DC

Acrobat DCを活用し、どんなNew Normalなワークフローを実現しているのでしょうか。

コピーライターの野村氏は、社内ミーティングの企画ブレストにおいて、「各人のアイディアを迅速にまとめなければならない」という課題を抱えていました。

「クリエイティブチームでアイディア出しを行い、方向がまとまったら、在宅勤務中のメンバーから資料を集めて企画書を作ります。このとき、コピーライターの先輩はWord、プランナーはPowerPoint、アートディレクターはKeynote、デザイナーはAIファイルと、バラバラのフォーマットで作った資料が来るので、それを1つにまとめるだけでかなり時間がかかっていました。これを解決し、クイックな資料作成と制作スタートを支援してくれるのが、Acrobat DCです。」(野村氏)

Acrobat DCは、異なるフォーマットのファイルでも、「ファイルを結合」機能を使えば、まとめてひとつのPDFファイルに結合できます。

電通デジタル アドバンスト クリエイティブ センター コピーライターの野村隆文氏

ファイルやページの順番を入れ替えたり、不要なページを削除したり、また文字や画像を直接編集できるので、よりスピーディーかつ効率的に企画書を作成できるそうです。「こちらで修正や編集を入れた箇所にマーカーを入れられるので、意思疎通も一層スムーズになります」と野村氏は説明し、続けて「こうして素早くアイディアをまとめ、オンラインで迅速に共有する。これこそ、ニューノーマルなワークフローです」と述べました。

煩雑な制作物チェックのコミュニケーションもスムーズに

次に登場した電通デジタル アドバンストクリエイティブセンター デザイナーの飯島氏は、デザイン初校の確認・円滑なフィードバックに「Acrobat DCは欠かせないツールです」と断言します。

一口に「修正指示」といっても、そのやり方はさまざまです。対面会議であれば、紙の初校を前に、それぞれが修正・改善してほしい指示を直接書き込めますが、オンラインの場合、「メール本文で修正指示が入ったり、手書きの修正指示画像が添付されたり、『追加でお願いします』という連絡がメールやチャットで飛んできたりするので、どれが最新の指示なのか非常にわかりにくく、紛らわしいんです」(飯島氏)と、“修正あるある”を挙げて説明します。

これを解決するのが、Acrobat DCの共有レビュー機能です。PDF化した初校を「レビュー用に送信」すれば、クラウド上にあるPDFに、チームメンバーがそれぞれ注釈を書き込むので、効率的に業務が進められます。Acrobat DCはスマホでも利用できるので、移動中のタクシーや電車のなかで編集・確認ができるのもメリットです。

電通デジタル アドバンスト クリエイティブ センター アートディレクターの飯島美喜氏

書き込んだ注釈は、時系列や未読・既読、解決済みなどでソートできるので、スムーズな修正作業が実現できるほか、注釈ごとにスレッドを立てて確認や念押しを行うことも可能です。単に確認作業が効率化するだけでなく、「コミュニケーションがスムーズになるという利点もあり、まさにニューノーマルなワークフローだと実感しています」と飯島氏は話します。

Acrobat DCで安心・安全に重要書類を送受信できる

最後に登壇した電通デジタル アドバンストクリエーティブセンター クリエイティブプランナーの原田氏は、自身の立場から、テレワーク環境下で安心・安全に重要書類をやり取りすることの必要性を訴えました。

これまでは、提案書や見積書、発注書や請求書など機密性の高い書類は、紙で印刷して会合時に直接手渡しできました。ところが現在は、チャットアプリや会議ツールで書類をやり取りすることが増えたため、「安全性に懸念があります」と原田氏は打ち明けます。

「たとえば、チャットアプリのチャンネルを間違え、別の制作チームに提案書と見積書を送ってしまう人的ミスも起こり得ます。チャットアプリはやり取りしやすい反面、ちょっとしたミスも起こり得るので、書類自体のセキュリティを担保しなくてはなりません。」(原田氏)

そこで原田氏が勧めるのが、Acrobat DCを使ってPDFファイルを保護するやり方です。プロジェクトメンバー全員で、事前にパスワードを共有しておけば、PDFにパスワードをかけることで、メンバー以外の閲覧を防ぐことができます。

電通デジタル アドバンスト クリエイティブ センター クリエイティブプランナーの原田洋平氏

編集権限もかけられます。提案書や見積書、請求書など修正されたくない書類を送る際に、専用のパスワードを設けることで、改ざんが防げます。「テレワークの環境下では、デジタル上で機密性の高い書類を送受信するため、リスクが心配だと思います。Acrobat DCの保護機能はこの課題を解決し、ニューノーマルなワークフローを実現します」と原田氏は評価します。

Acrobat DCによるスムーズなやり取りが、アウトプットの品質も高める

Acrobat DCは、企画書のまとめや制作物のレビュー、業務上の重要書類のやり取りまで、リモートで円滑に進められるソリューションです。野村氏は、「電子サインAdobe Signや、ストックフォトAdobe Stockなども活用することで、制作上のワークフローをすべてリモートに移行し、より効率的に進められる可能性があります」と話します。

期待される効果は、それだけではありません。制作業務が円滑に進められるということは、一方で、クリエイターやクライアントなど関係者のコミュニケーションの質を高めていくことにつながります。

「これが結果的に、アウトプットの質をいままで以上に高めていくことになるのかと思います」と野村氏は話します。「制作物の質が上がることで、引いては会社も成長し、事業継続に貢献していくことになる——こうしてクリエイターも、事業継続に貢献できるのかもしれません。」(野村氏)

「クリエイターだから、ドキュメントは関係ない」ではなく、クリエイターこそ、Acrobat DCでニューノーマルなクリエイティブ業務を進めることが、いま求められています。なおAcrobat DCは、Adobe Creative Cloudコンプリートプランを契約していれば無償で利用できるので、クリエイターの方々のさらなる活用をお待ちしています。

POSTED ON 2020.11.6