知らなきゃ損!学校プリントの時短管理術

Document Cloud 活用術

毎日のように子どもが持ち帰る学校からのお便り。「Adobe Scan+Document Cloud」でデジタル化すれば、管理しやすく活用性も格段にアップ!

毎日たくさんのタスクを抱えている働くママ・パパにとって、学校から配られる紙のお便りの管理は、実は面倒なことのひとつではないでしょうか。そこで注目したいのが、Acrobat Readerなどを提供しているアドビの無料スキャンアプリ「Adobe Scan」。これを使えば、紙のプリントを簡単にPDF化でき、管理がグッとラクに。さらに活用法もたくさん。「このアプリを使わないなんて絶対にもったいないです!」と話すDUALアンバサダー加藤朋子さんの体験レポートから、このアプリの便利さを実感してみて!(本記事は日経DUALに掲載されたものを引用しています)

なんとかしたい!学校からの紙のプリントの管理

DUALアンバサダーの加藤朋子さんは、PR会社を経営しながら小学2年生の男の子を育てるシングルマザー。仕事に家事に育児にと毎日忙しい日々を送る中、息子さんが学校から持ち帰るプリント類の管理には、やはり悩みを感じていたそうです。

「学級だよりや学年だより、給食の献立表など、紙の配布物はいろいろあり、結構な枚数があります。仕事ではどんどん紙が減って、情報のやりとりの多くがデジタル化、オンライン化されている一方で、学校はまだまだ紙が主流。正直そこのギャップは感じていました。私が子供の頃とあまり状況は変わっていない印象ですね。」

これまで加藤さんは、プリントを種類別にクリアファイルに保存して、半年程度のスパンで処分することを繰り返していたそう。「ファイリングしてもすぐに一杯になってしまって、整理しきれてはいなかったですね。」

一方で、これまでにも、持ち歩きたい手紙をデータ化していたことはあるそう。「自宅のプリンタでスキャンしたデータをSDカードに落とし、それをパソコンに取り込んでみたいなことをやっていました。でも、時間もかかりますし、結構手間だったりするんですよね。」

驚くほど簡単!「Adobe Scan+Document Cloud」の書類管理術

そんな加藤さんに体験していただいたのが「Adobe Scan」。アプリを起動し、スマホのカメラをスキャンしたい書類にかざすと、自動的に書類を認識し、PDFファイルとして保存します。「書類をスマホのカメラで撮るだけでPDF化してくれるなんて本当に手軽。読み込みスピードが速く、精度も高かったので驚きました」。なかでも特に注目したのが、そのクオリティだったそう。単純にスマホで書類を撮影するだけでは、影が映り込んでしまったり、余計なものが入り込んでしまったりと、悩ましいところ。しかし、この「Adobe Scan」なら、書類のみを読み取ってくれるうえに、不要なものは消すことができ、ゆがみなども修正してくれるので、手軽に理想のPDFを作成できるところが気に入ったと話してくれました。

また、スキャンしたデータにファイル名を付けておくと検索も可能に。「紙だと1枚1枚探していかなきゃいけないですし、たとえデータ化しても、写真だと埋もれてしまって探しにくい。検索ができるというのはとても便利で時短になります。」

さらに「Adobe Scan」は、PDFに変換すると自動的にテキストが認識される。デジタル化した書類の中のテキストを検索できるので、ファイル名にかかわらず「給食」や「振り込み」といったうろ覚えのフレーズからでもファイルを探し出すことができます。また、テキストの該当箇所にメモ書きのようにコメントを追加することも可能。保存したデータはクラウド上に保存されるため、共有アイコンをタップすると、メールやSNSなどで、簡単にスキャンしたPDFデータが共有できます。今回、こうした機能がものすごく役立った場面が早速あったと加藤さん。

「予定していた個人面談の日に仕事が入ってしまい、ママさん数人で日程の調整をしなければならなくなったのです。その時に、予定表をスキャンしてLINEで共有、コメント機能を使って、ココとココとココの日程で交換できないかという相談のやり取りをさせていただいたのですが、すごく便利に利用できました。相談したママさんたちも、リアルに便利さを実感していましたね。」

また、日頃から子育てをサポートしてくれているお母様との情報共有も、問題なくスムーズにできたと加藤さん。

「仕事で出張に出かける時など、母が息子をあずかってくれるので感謝しています。試しに学校の予定をシェアしてみたのですが、スキャンしたデータのURLを送るだけでいいのですごく手軽ですし、仕組みが比較的シンプルなので、60代の母親も特に抵抗なく使えていました。わ~面白い!こんなことできるのね。と言って驚いていました。」

「学校のお知らせ」をデジタル化するまで、たったの3ステップ

Step1 「Adobe Scan」のカメラを、取り込みたい書類に向ける。自動で書類を認識し、読み込んでくれる。

Step2 画像のゆがみを補正し、真っ直ぐになった状態で書類をPDF化。

Step3 OCR処理を自動で行ってくれるため、テキストが認識され、検索可能なPDFに変換されます。

「Adobe Scan」は思った以上にいろいろ使える神アプリ

「Adobe Scan」を体感してみての感想を、改めて加藤さんに伺いました。「紙をデジタル化して管理、活用できるというのは本当に便利ですね。必要な情報をスマホ1つで持ち歩けて、人と共有もできる。働くママ・パパにとっては、様々な場面で時間の効率化につながると思います。」

またこのアプリは、学校のプリントの管理だけでなく、仕事やプライベートの場面などでも活用できると加藤さん。

「今回私は、仕事の経理処理のやり取りにも活用してみたのですが、紙の資料を郵送する手間などが省け、全てオンライン上で完結。とっても便利でしたね。このアプリは、どんな仕事でもどんな職種の方でも幅広く活用できると思います。またプライベートでは、英語で書かれたおもちゃの説明書や、子どもの英会話教室のテキストをスキャンし、翻訳ソフトで日本語にして、子どもと一緒に読んだりもしました。そんな風に、生活の中でも使える場面は様々あると思います。」

「Adobe Scan」は、共働きのママ・パパには絶対におすすめしたいと加藤さん。「以前から存在は知っていましたが、ここまで簡単に手軽に使えて、これほど便利なものだとは思っていませんでした。なんで今まで知らなかったんだろう。もっと早く知っておきたかったと思っています。一度使ったらもう手放せません。こんなに便利なアプリを使わないなんて、絶対にもったいないです!」

POSTED ON 2021.01.13