ペーパーワークが大幅に減るなら転職してもいい人が61%。文書の電子化でコストと時間を無駄を防ぐことが不可欠(IDC調査) #AdobeDC

トレンド

※以下の文章は米国時間 2015年3月16日に米国で公開されたブログ「New IDC Survey Uncovers a “Document Disconnect”」の抄訳版です。

正直なところ、「ペーパーワーク」という言葉にはほとんどの人が否定的なニュアンスを感じるのではないでしょうか。税務手続や学校に関連する書類への記入、職場での契約書や報告書の作成も、ふつうあまり好きになれない作業です。

ペーパーワークの嫌われぶりは、特に職場で定着しています。アドビが世界中の会社員を対象に実施した「Paper Jam(紙詰まり)」調査では、回答者の61%がペーパーワークが大幅に減るなら転職してもいいと答えています。

これは企業としては大問題ですが、ある疑問が浮かびます。2015年現在、どの程度のペーパーワークが存在しているのでしょうか。すべて電子化されているでしょうか。アドビがAdobe Document Cloudの開発を行っていた際、顧客との会話の中で、「多い」、「なくならない」という答えが返ってきました。これほどのデジタル時代になっても、やはりペーパーワークはあふれています。署名が必要な契約書や発注書も、承認の必要があるモックアップも、みんなが大好きな立替経費精算書もそうです。そして世界中で人々が夜通しお金をつぎ込んでいることの大半もそれらの一部です。これらは、以前は事務管理部門の仕事でした。それが今では、多くの従業員の日常業務の一環となっています。

そうした状況では文書が業務を推進するわけですが、これまでの書類による業務プロセスは遅く、問題があり、リスクをはらんでいることさえあります。要するに「電子化されていない文書」が存在し、それらは事業の収益に深刻な影響を及ぼしているのです。これは、従業員のフラストレーションやモラルをはるかに超えた問題です。

先ごろ発表されたIDCによる調査「The Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff」では、こうした問題を考察しています。IDCは、米国、英国、フランス、ドイツ、オーストラリア、日本の1,500人以上の部門リーダー、ITリーダー、情報担当者を対象として調査を実施しました。目的は、「組織の文書ベースの業務プロセスの有効性を評価する」ことでした。

収益への影響は甚大です。営業、人事、調達などの部門リーダーは、電子化されていない文書の問題を解決することで、36%の収益向上、30%のコスト削減、23%の事業/コンプライアンス上のリスク軽減が実現できると推測しています。

その他の重要な結果をいくつかご紹介します。

  • 影響を受けない事業はない
    自社は大丈夫だと思っていたら、考え直すことをお勧めします。IDCによると、電子化されていない文書は「組織のあらゆる部門に影響を及ぼす、広範囲にわたる問題です。電子化されていない文書のプロセスはどの部門にもあり、組織に対して極めて深刻な悪影響を及ぼしています。」
  • 時には単純なことが問題に
    署名や日付といった「基本的」なことでさえ問題になるのに、それに誤りがあれば高い代償を伴います。ビジネスリーダーの36%が、「署名、イニシャル、日付の記入漏れ、あるいは別の人物が署名してしまった契約書」で問題が起きた経験があると答えています。
  • モバイルでの生産性低下
    従業員がモバイルデバイスを持っているからといって、必ずしも従業員が生産的になるわけではありません。半数近くの人が「自分がデスクに戻らなければ文書ベースの業務が完了しないことがよくある」と答えています。
  • 顧客エンゲージメントに影響
    これはただの「社内問題」ではありません。ビジネスリーダーの63%が「文書プロセスの問題は顧客満足度に悪影響を与えている」と答えています。また、回答者の約80%は「既存システムの自動化の欠落や統合不足は、組織が提供できるカスタマーエクスペリエンスの質に悪影響を及ぼしている」と答えています。
  • 異種テクノロジーは役に立たない
    問題の理由として、営業、人事、調達などの事業部長の80%超が「互いに『対話』できない異なる社内システムやアプリケーションが原因」と答えている一方で、従業員の43%は情報のコピー&ペーストや再入力をしなければならないことがたびたびあることを挙げています。

個々の従業員のレベルでは、アドビの「Paper Jam」調査およびIDCの調査の結果は一致しています。アドビの調査では会社員の55%は日頃の非効率的なプロセスのせいで重要な業務に集中できないと感じており、IDCの調査対象であるビジネスリーダーは、自分の時間の36%を管理業務に費やしていると答えています。つまり、本来の業務に費やせる時間は3分の2未満ということです。

ペーパーワークなどどうでもいいという方もいるかもしれません。ペーパーワークは必要悪であって、事業を営む上で避けられないと思う方もいるでしょう。ペーパーワークの問題、あるいは「電子化されていない文書」でさえ、社内的な問題だと思うかもしれません。しかし、私たちの体験、そしてそれを裏付けるIDCの調査が、真実を物語っています。これはたちの悪い問題で、顧客との効率的なエンゲージメントを損ないます。収益、コスト、時間を無駄にする問題なのです。

文書の問題には関心がないかもしれませんが、皆さんの組織が常につながっているモバイル社会での競争に勝ち抜くことを望むのであれば、そうも言っていられません。これは事業の存続に関わる問題なのです。

2098
アドビ ドキュメントサービス担当 バイスプレジデント
Mark Grilli

POSTED ON 2015.04.7