米人材エージェントEmployBridge、電子サインの導入により、新入社員の入社業務にかかる数千時間を削減 #AdobeSign

Document Cloud 導入事例

米国最大のスペシャリストスタッフを擁する人材エージェントEmployBridgeは、毎週15,000人が新しい職場にスムーズにオン・ボーディング(入社する際の手続き)できるようサポートしています。1人につき数十もの採用に関する文書を作成・管理する必要があるため、15,000人分の必要文書の数は相当数に上ります。

文書を介してこれほどの人数と一度にやり取りをする必要がある企業はそう多くはありません。EmployBridgeは、管理テクノロジー・コンサルティング会社のCrederaと協力し、大量の文書管理に対応できるユニークなシステムを開発しました。 このカスタムメイドのシステムにより、EmployBridgeのスタッフは、ひとつのソリューションを通じて入社希望者に関する情報管理や追跡、そして適切な人員配置を行うことができます。

完全なデジタルシステムを実現するために、Crederaはデジタル署名ソリューションをこのシステムに統合することを提案しました。そしてEmployBridgeは、Adobe Document Cloudのデジタル署名ソリューションであるAdobe Signをシステムに連携することに決めました。

堅牢なAdobe Sign APIは、カスタムCrederaソリューションに簡単に統合することができました。EmployBridge が有するPrologistix、ResourceMFG、ProDrivers、Select Staffingなどのブランドは、Adobe Sign上に保存している154の文書テンプレートを使用しており、これらのテンプレートは一括管理ができるため、誤って古いバージョンの文書に署名するといったミスを防ぐことができます。

入社希望者は、モバイルデバイス上であっても、どこからでもオン・ボーディングに必要な文書にアクセスして署名することができます。近年多くの人がスマートフォンをネットデバイスとして使用していることを考えると、EmployBridgeにとってとても需要な機能です。希望者はEmployBridgeのオフィスに足を運んで、書類を記入する必要がなくなりました。これは希望者にとって手続きが簡単になっただけでなく、オフィススタッフも志願者に対応する時間を削減できます。これにより、EmployBridgeブランド全体で毎週22,000人以上の従業員の時間が節約され、従業員の需要が30%増加する祝日でも、柔軟に対応することができるようになりました。

紙による文書業務を減らすことにより、EmployBridgeはサステイナビリティ(持続可能性)を向上させ、コストを削減し、リスクの最小化を実現しました。Adobe Signは入社時に必要な文書を最大100ページ登録することができ、毎週15,000人の入社希望者がデジタル文書に署名し、これにより毎月約400万枚の紙の削減に貢献しています。

EmployBridgeのチーフデジタルオフィサーであるChris Loope氏は次のように述べています。「Adobe Signは、新しい職場へのオン・ボーディング業務における『ゲーム・チェンジャー』であり、コスト削減や業務効率、コンプライアンスを向上させます。私たちはこの1年間で100万件の取引をAdobe Signで行う予定です。」

POSTED ON 2018.07.26