スマートフォンだけで仕事ができる? iPhoneとDropbox、Acrobat DCをフル活用する方法 #AcrobatDC

Document Cloud

アドビ社員がおすすめするAdobe Acrobat DCの使いこなし術をお届けします。

第5回は営業戦略本部の西山正一です。今回は「モビリティ」をテーマに、iPhoneとDropbox、そしてAcrobat DCをフル活用する西山に、「待ち時間をゼロにする仕事術」を聞いてきました。

コンシューマー&パートナー事業本部 営業戦略本部 部長 西山正一

■パソコンがなくてもスマートフォンだけで仕事ができる?

「オフィスワークにはパソコンを使うのが当たり前」と考えている人は多いのではないでしょうか? しかし、オフィスワーカーの仕事を分類してみると、スマートフォンとAcrobat Readerモバイル版アプリで文書のレビューや作成中の資料の確認ができれば、外出先のスキマ時間を活用し、短時間で効率的に仕事をこなすことができます。

モバイル版アプリでは、カメラを使ってさまざまな文書やホワイトボード、フォーム、レシートなどをスキャンし、PDF化できるほか、注釈の追加や確認も行えます。また、Adobe Scanをインストールしておけば、自動でOCR(文字認識)をかけることができます。
さらに、モバイル版Adobe ReaderではAcrobat Document Cloud(ストレージ)との連携により、クラウドストレージにPDFを保存し、モバイルデバイスから文章の閲覧はもちろん、編集や署名などの作業も可能です。iOS版、Android版などで対応するストレージは異なりますが、Dropbox、OneDrive、GSuite、iCloud、Boxなど幅広いクラウドストレージが利用できます。

■レビュー作業のほとんどはiPhoneとAcrobat DCで十分こなせる

アドビ社内一のガジェット好きである西山は、このAcrobat Reader モバイル版アプリを活用し、iPhoneだけでコンテンツのレビュー作業をこなしています。
「弊社ではコンテンツのレビューに注釈機能を活用しているので、同じファイルに対して複数のユーザーが注釈を付けることができます。外出先からも使えますので、スマートフォンでも十分仕事ができます。言い換えれば、スマートフォンでできる仕事が増えたとも言えます」

iPhoneにAcrobat Readerのモバイル版アプリを入れておけば、レビュー作業はほとんどこなすことができ、ファイルをDropboxに格納しておけばどんな端末からも簡単にアクセスできます。スマートフォンがあればちょっとした編集や承認の仕事ができるようになったため、今ではパソコンを持ち歩くこともなく、スマートフォンとモバイルバッテリ、財布、名刺、ケーブルを詰めた小さな肩掛けカバンだけで通勤しています。

■モバイルデバイスとクラウドは働き方改革や生産性の向上に大きなメリットがある

西山がこうしたモバイルワークスタイルに行き着いたのは、短い時間で高い生産性を上げる必要があったからにほかなりません。この「時短と高い生産性の両立」は、多くの日本企業でも大きな課題になっているのはないでしょうか?

「たとえば、Eメールマーケティングのためのコンテンツも、以前は1通だけ作ればよかったのですが、今は自社のマーケティングツールを使ってユーザーの行動分析にあわせて複数コンテンツを作り分けています。ユーザーの意向にそったコンテンツをお届けできる反面、作るコンテンツの数が増え、同時にレビュー作業が多くなったのも事実。ですから、働き方についてのいろいろ工夫するようになりました」

ここで考えたのが「待ち時間をゼロする仕事術」。スマートフォンとクラウドを活用することで、自身のところでタスクを止めたり、ため込んだりせずに、業務が常に流れる状態にするようにします。

「電話番号を調べるのも、メール書く時間も惜しいのです(笑)。だから、担当者に確認できるときは直接聞きにいきますし、チャットはつねにオンラインにしています。とにかく最短距離でコミュニケーションをとるにはどうしたらよいかを考えています」

西山がこうしたモバイルワークスタイルを実現できたのは、アドビに新しいテクノロジーを積極的に活用する文化があるからです。モバイルデバイスの持ち込みやクラウドの利用に対するルールがゆるやかな社内文化が、西山の仕事術を支えています。

「僕はiPhoneやAcrobat DC、Dropboxを使って、待ち時間ゼロの仕事ができてますが、モバイルデバイスやクラウドが許可されていないという会社もまだまだ多いですよね。それは本当にもったいないと思います」

このようにモバイルデバイスとクラウドの活用は働き方改革や生産性の向上に計り知れないメリットがあります。Acrobat Readerモバイル版アプリをご活用いただき、お客様にも新しい働き方を実践していただければ幸いです。

POSTED ON 2017.11.7