Acelera tu negocio con firmas electrónicas

Adobe Sign

Los negocios no se detienen

Según un estudio de Adobe Research, tan solo el 18 % de los negocios en Norteamérica usan las firmas electrónicas como parte de sus flujos de trabajo, y más del 60 % de las compañías desconocen la existencia de esta alternativa digital a las tediosas firmas en papel que por años han sido la norma en las empresas. 

Además, de acuerdo con cifras de la Asociación para la Administración de la Información y las Imágenes (AIIM), la recolección física de las firmas agrega en promedio 3.1 días a la mayoría de procesos de las empresas, sin importar la industria a la que pertenezcan.

Utilizar firmas electrónicas es una excelente oportunidad para acelerar los negocios tanto de pequeñas como medianas empresas. Al digitalizar este proceso, cualquier dispositivo móvil se convierte en una oficina, permitiéndole a los dueños de los negocios conseguir nuevos clientes, aprobaciones, firmar órdenes de pago y cualquier otro trámite del día a día. 

Conoce a continuación los beneficios de utilizar las firmas electrónicas para acelerar el crecimiento de los pequeños y medianos negocios. 

Firmas electrónicas

Usos de las firmas electrónicas

Las firmas electrónicas proporcionan múltiples ventajas competitivas a las pymes, ya que reducen los costos operativos y aumentan el control sobre las operaciones internas. Estas son algunas de las formas en las que las firmas electrónicas optimizan los procesos corporativos:

1. Procesos de venta 

Gracias a la integración con los principales sistemas CRM (Customer Relationship Management) como Microsoft Dynamics o Salesforce, es posible automatizar la creación de documentos y contratos, permitiendo concretar las ventas en cuestión de segundos.

2. Procesos de recursos humanos

El crecimiento de tu equipo es fundamental para el progreso de tu empresa. Al eliminar la impresión, firma y escaneo de contratos y aceptación de reglamentos internos, se disminuye el tiempo de espera entre la oferta de trabajo y el ingreso de nuevos colaboradores.

3. Operaciones legales de adquisición

Una de las formas de potenciar el crecimiento de tu negocio es a través de los acuerdos con compañías aliadas y la adquisición de otras empresas. El uso de firmas electrónicas permite automatizar procesos como la aceptación de acuerdos de confidencialidad, acuerdos comerciales y contratos con vendedores; haciendo que este sea hasta cinco veces más rápido que el proceso físico. 

También puedes leer: ¿Realmente vale la pena la digitalización de una empresa?

Negocios remotos: el caso de Sunower Electric Power Corporation

Uno de los problemas a la hora de concretar negocios y recoger firmas en documentos físicos es la necesidad de encontrarse en el mismo lugar. Aunque esto puede parecer muy sencillo, en ocasiones las agendas apretadas del personal de ventas o los dueños de las compañías se interponen en este proceso, generando retrasos en la ejecución de proyectos vitales para el crecimiento de cualquier organización. 

Además, si los documentos se envían por correo, estos corren el riesgo de perderse en el camino, generando reprocesos y mayores retrasos. Las firmas electrónicas solucionan este desafío. 

Una de las empresas que se benefició de la digitalización del proceso de firmas es Sunower Electric Power Corporation, es un proveedor regional mayorista de energía que cuenta con plantas y oficinas en el centro y oeste de la ciudad de Kansas. Uno de los retos de la compañía era la recolección de firmas, teniendo en cuenta que no todo el personal se encontraba en el mismo lugar y que, en el caso de los trabajadores remotos, era necesario que estos se desplazaran hasta la oficina. 

Utilizando Adobe Sign, la compañía logró acelerar sus procesos de recursos humanos de manera significativa. “MegaSign muestra el poder de Adobe Sign”, comenta Maree Percival, Especialista en Servicios Corporativos de Sunower. “Teníamos una necesidad inmediata para que los 400 empleados firmaran un acuerdo de ajuste de políticas en menos de 20 días. Algunos estaban de vacaciones, remotos, ocupados con otras cosas y aún así recabamos todas las firmas sin ningún error – y a tiempo”.

Negocios remotos

Contratación de talento: Foursquare

Los procesos de contratación son un aspecto fundamental en cualquier negocio, ya que las empresas compiten por el mejor talento y entregar la carta de oferta rápidamente puede hacer la diferencia al momento de contratar nuevo personal.

Una empresa que se ha beneficiado del poder de las firmas electrónicas para mejorar este proceso es Foursquare. La compañía, con sede en Nueva York y San Francisco, usa Adobe Sign para facilitar el reclutamiento y retención de los colaboradores sin importar en dónde se encuentren. “Con Adobe Sign, migramos a un ambiente libre de papel y aceleramos nuestros acuerdos con una herramienta muy fácil de usar, tanto, que los grupos dentro de la empresa están buscando adoptarla”, afirma Ma Maimoni, Gerente de Operaciones de Talento en Foursquare.

Adobe Sing

La solución de firmas electrónicas para tu negocio

Para elegir la solución de firmas electrónicas ideal para tu organización tienes que empezar por pensar en las necesidades de tu negocio, teniendo en cuenta que a medida que tu empresa crezca las necesidades van a cambiar, y debes adoptar una solución que sea fácilmente escalable y crezca al ritmo de tu negocio. 

Estos son algunos aspectos clave que debes tener en cuenta al momento de elegir firmas electrónicas: 

  • Integración con las aplicaciones que ya utilizas
  • Seguridad robusta de los datos
  • Alta disponibilidad
  • Respaldo de un proveedor con amplia experiencia

Adobe es líder en documentos digitales seguros desde hace 20 años, y nuestra solución Adobe Sign se integra de forma rápida con sistemas existentes, mejorando la productividad de tu equipo y permitiendo que tu negocio marche sobre ruedas. 

Tanto pequeños negocios como grandes empresas ya confían en Adobe Sign como su solución de firmas electrónicas. Ingresa a nuestra página y únete a las cientos de compañías que ya han digitalizado sus procesos de firmas gracias a nuestra tecnología, y acelera el crecimiento de tu negocio. 

El mundo no se detiene. Muévete a su ritmo y mira cómo crece tu negocio. 
¡Adaptarse, es avanzar!

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Posted on 06-17-2020