¿Cómo funcionan las firmas electrónicas en México?

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¿Sabías que realizar transacciones comerciales y empresariales es un proceso cada vez más ágil y sencillo gracias a la validez jurídica de las firmas electrónicas en México?

Una firma electrónica es una forma legal de obtener el consentimiento y la aprobación en documentos o formularios electrónicos. Aunque muchas empresas aún realizan este proceso en papel, ya sea por el desconocimiento de la forma en la que funciona la tecnología o por temor a que los documentos firmados electrónicamente no tengan validez legal, lo cierto es que cada vez más países reconocen y aprueban su uso gracias a que las soluciones tecnológicas cumplen con los más altos estándares de seguridad.

En México, gracias a las reformas al Código de Comercio y la reglamentación de la Ley de Firma Electrónica Avanzada, las firmas electrónicas son admisibles para documentar negociaciones o acuerdos comerciales y empresariales sin necesidad de recurrir a los procesos tradicionales de firmado de documentos físicos. Su uso y validez también es reconocido en el Código Civil Federal. 

No todas las firmas electrónicas son iguales

No todas las firmas electrónicas son iguales

Antes de conocer cómo funcionan las firmas electrónicas en el proceso de aprobación de documentos de manera 100 % digital, es importante entender que México es considerado un país con un modelo de jurisdicción de dos niveles. Esto quiere decir que, a la luz de la reglamentación, los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez que aquellos firmados a mano. 

Este modelo te ofrece la posibilidad de personalizar tus procesos de negocio, permitiendo elegir entre dos tipos de firmas electrónicas de mutuo acuerdo con tus clientes, socios, o nuevos empleados. 

Simple: 

Según el Código de Comercio, la firma electrónica simple (FES) es aquella en la que la información queda registrada en un “mensaje de datos” que una persona genera de manera secreta y utiliza para crear su firma electrónica. 

De acuerdo con la legislación mexicana, la FES tiene la misma validez que las firmas autógrafas, siempre y cuando se utilice en documentos con fines comerciales

Las firmas en Adobe Sign, los códigos y las claves privadas son los ejemplos más comunes de firmas electrónicas simples

Avanzada: 

Por su parte, la firma electrónica avanzada (también conocida como FEA o FIEL) sólo puede ser proporcionada por proveedores de servicios de certificación (PSC). Estas instituciones, que son tanto de carácter público como privado, emiten un certificado que vincula a cada firmante con la firma  y el contenido del documento. 

Todos los PSC están autorizados por la Secretaría de Economía de México, lo que le otorga a las firmas electrónicas avanzadas la misma validez que las firmas autógrafas en cualquier tipo de documento

Para poder obtener una FIEL es necesario que el PSC obtenga los datos biométricos de los firmantes, por lo que el trámite debes realizarlo personalmente ante el PSC. La firma tiene una vigencia de 4 años, tiempo después del cual debe ser renovada siguiendo el mismo procedimiento. 

Seguridad, agilidad y rentabilidad: ventajas de las firmas electrónicas

Además de su validez legal, las firmas electrónicas con Adobe Sign te ayudan a acelerar todos tus procesos. Por ejemplo, ya no será necesario que tu equipo comercial se desplace hasta las oficinas del cliente para cerrar un negocio; sino que podrá crear un flujo de trabajo para enviar los contratos y acuerdos de confidencialidad por correo electrónico y tu cliente, en muy pocos pasos, podrá firmar los documentos y enviarlos de vuelta sin necesidad de imprimirlos y escanearlos. 

Por otra parte, invertir en una solución tecnológica para implementar las firmas electrónicas en tu negocio mejora tu rentabilidad; ya que no solamente vas ahorrarle tiempo a tus empleados, sino que también reduces tus gastos en papel, tintas y envíos por correo postal. 

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Adobe Sign: una solución segura para firmas electrónicas

Las firmas electrónicas son legales, fiables y aplicables en todo el mundo. Aunque las leyes pueden variar de un país a otro, la mayoría comparten los mismos principios básicos. Adobe Sign, nuestra solución de firmas electrónicas, te garantiza que tus documentos firmados electrónicamente cumplan con todos los requisitos en cualquier lugar en el que hagas negocios. 

Para garantizar la validez legal de los contratos, acuerdos y demás documentos firmados a través de Adobe Sign, nuestra solución cumple con tres aspectos clave:

Autentificación de firmantes

La legislación mexicana requiere que, para que una firma electrónica simple (FES) sea válida, se pueda demostrar la identidad de los firmantes. Adobe Sign simplifica esta tarea ya que los documentos se envían por correo electrónico a la persona a través de un enlace único. Luego, a través de la herramienta, se puede realizar el seguimiento del proceso de firma de forma segura a manera de auditoría. 

Autentificación de firmantes

Intención y consentimiento

Para que un contrato o acuerdo firmado electrónicamente sea válido, la ley requiere que se pueda demostrar que ambas partes tenían la intención de firmar el documento y que aceptaron realizar negocios de forma electrónica. 

Adobe Sign le permite a tus clientes, proveedores o socios agregar una firma, hacer clic para aceptar el acuerdo o realizar ambas acciones para demostrar la intención de firma. Por otra parte, para mostrar el consentimiento, nuestra solución de firmas electrónicas permite que tanto tú como tus clientes acepten un acuerdo estándar o personalizado al momento de firmar o antes de abrir el documento.

Intención y consentimiento

Prueba final

Por último, Adobe Sign facilita el seguimiento de todo el proceso, desde la creación del documento hasta las firmas y envíos por correo electrónico. De esta forma, en caso de una auditoría, es posible demostrar qué documento se firmó electrónicamente y por quién. 

Además del envío de copias formalizadas a todas las partes, el documento final se almacena de forma segura en Adobe Sign o el eVault que prefieras para que esté a tu alcance cuando lo necesites, evitando así el uso de archivos físicos, y quedan encriptados con un certificado que garantiza total seguridad, ya que evita que el documento se pueda editar posteriormente.

Documento firmado electrónicamente

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Posted on 07-29-2020