¿Reuniones online que pudieron ser un correo?

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—Hola, prendan sus cámaras que hace rato no los veo
—Hola
—Hola, awww qué lindo gato
—Hola
—Hola a todos

¿Se te hace conocida esta escena? Las reuniones online son cada vez más frecuentes y nos ha hecho ver otras facetas. Queremos que sea eso lo que resalte, así que analizaremos los errores comunes y cómo solucionarlos para dejar de tener reuniones que pudieron ser un correo, información clave de los expertos de Do It Internacional

¿Para qué es esta reunión online?

Estamos aquí, para discutir la propuesta de…

Primer error: no tener claro el objetivo. Es muy fácil perder el rumbo de la conversación cuando se habla sin un rumbo estratégico. 

Solución:  define qué tipo de reunión es la que tendrás. 

  • Si vas a dar información sin necesidad de alguna intervención. 
  • Si vas a levantar información de una persona / equipo en particular.
  • Si vas repartir deberes de manera clara y concisa. 
  • Si vas a concretar una resolución entre las personas / equipos implicados. 

¿Tengo que estar yo?

Trabajaré mientras está la reunión, tengo mucho por hacer.

Segundo error: invitar a las personas incorrectas. Creer que por estar más personas será más productivo, es un problema. La conexión nos permite asistir sin necesidad de prestar la atención que merece. 

Solución: Do It Internacional nos dice que lo mejor es definir a qué personas realmente les interesa la reunión online. Menos es más.

  • Si solo vas a hablar tú: las necesarias. Como aquí no se cuenta con intervención, invita a todas las personas que deberían conocer la información que quieres comunicar.
  • Si requiere de intervención: máximo 12 personas. Pueden ser las personas involucradas en un equipo o los representantes de varios equipos. 
  • Si es para tomar una decisión: máximo 7 personas. Elige muy bien para que no necesites llamar a otras personas para decidir en la reunión. 

¿Toda la tarde en una reunión online?

No sé en qué momento trabajaré si estoy en reuniones todo el día.

Tercer error: no calcular el tiempo real. Si se alarga probablemente se desviaron del tema. El tiempo es oro, no desperdicies ni el tuyo ni el de los otros.

Solución: no te demores más de 45 minutos. 

  • 30 minutos: es el ideal, sí. Generalmente se planea una hora, pero la planificación puede ayudarte a ser eficiente con el tiempo.
  • 45 minutos: es el máximo. Analiza el tiempo de exposición, intervención y conclusión, así podrás organizar la reunión online. 
  • Más de 45 minutos: solo si es en bloques. Si tienes una reunión tipo comité que necesita de más tiempo, organiza reuniones con descansos.

Un regalo

Queremos compartir con ustedes la estructura perfecta para convocar a una reunión virtual (y no virtual) para que sea mucho más efectiva.  

Estructura de una reunión perfecta
  • Objetivo de la reunión
  • Fija una hora pensando que no se puede mover
  • Escribe los temas de los que hablarás

A veces la cantidad de trabajo parece que nos obliga a usar tiempos muertos para las reuniones, pero lo que resulta de esto es un equipo cansado, sin concentración y sin ser eficiente. No uses la hora de almuerzo o los finales de jornada, tampoco recomendamos hacerlo el lunes o el viernes y no olvides cuál es tu objetivo. 

Al final el éxito se da por el que coordina y sus invitados. Cualquiera que sea tu posición, intenta que cada reunión online sea útil con los consejos de Do It Internacional para que no terminen diciéndote que ‘pudo ser un correo’. 

Una compañía también puede ser más eficiente implementando procesos que mejoren su trabajo, transforma tus procesos con Acrobat 

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Posted on 08-24-2020